Jakie korzyści płyną z wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD)?

Czy w aktualnie panujących warunkach biznesowych Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD) powinno wdrożyć obowiązkowo każde przedsiębiorstwo w Polsce ? Jakie korzyści płyną z wprowadzenia tego typu systemu do użytku w organizacji ?

Małe i średnie przedsiębiorstwa w Polsce coraz uważniej analizują swoją efektywnośćw kontekście planowania codziennej pracy. Obserwuje się wzrastający odsetek firm, w których wdrażane są systemy dedykowane do zarządzania obiegiem dokumentów. Działania te spowodowane są koniecznością wzrostu efektywności w firmach.  Systemy tego typu wprowadza się do codziennego użytku praktycznie w każdej branży. Implikują one wiele łatwo mierzalnych usprawnień począwszy od sfery administracyjnej, aż po księgową.

Niniejszy artykuł ma za zadanie przytoczyć przykłady usprawnień na podstawie realnych wdrożeń, które miały miejsce w firmach o różnorodnych profilach m.in. w branżach: produkcja, nieruchomości, sprzedaż towarów, usługi finansowe, usługi IT. Inspiracją do napisania artykułu były wywiady przeprowadzone z rzeczywistymi użytkownikami systemów w firmach, w których w przeciągu ostatniego roku wdrożono Elektroniczny Obieg Dokumentów EOD.

Podsumowując zdobyte informacje, chcielibyśmy Państwu przedstawić opinie użytkowników „w pigułce”, dodatkowo podparte komentarzem Ekspertów. Jak mówi przysłowie „czas to pieniądz”, dlatego podejmuje się działania zmierzające do jego możliwie największej oszczędności, przeznaczenia go na czynności kluczowe dla przedsiębiorstwa, czyli sprzedaż swoich produktów bądź usług, natomiast zadania administracyjne każdy właściciel biznesu stara się ograniczyć do minimum. To wydanie 15minON prezentuje wybrane przykłady, które opisują w jaki sposób zmiana papierowego obiegu dokumentacji i przejście na jej elektroniczną wersję przyniosły korzyści poszczególnym firmom. W poniżej przedstawionych przykładach skupiliśmy się na aspekcie poprawy kontroli w różnym tego słowa znaczeniu.

W jaki sposób EOD pomaga współczesnemu przedsiębiorcy zwiększyć nadzór nad dokumentacją w firmie ?

Kontrola dostępu do systemu – we współczesnych systemach możliwe jest precyzyjnenadawanie uprawnień poszczególnym użytkownikom. Stosując nawet bardzo indywidualne podejście, można określać je bardzo szczegółowo, z dokładnością per pracownik, per grupa pracowników (w przypadku centralizacji zadań, czy procesów), jak również per spółka mając na uwadze  korporacje, w których występuje wiele podmiotów w grupie.

Anna Giewon, Kierownik Działu Finansów, Grupa Virtu : „Tego mi zdecydowanie brakowało w papierowym obiegu dokumentacji. Przed wdrożeniem nie mieliśmy pewności, czy poufne dokumenty nie trafią poza ściśle określone grono pracowników. Zastosowanie EOD dało nam komfort wygodnego i co najważniejsze w pełni bezpiecznego zarządzania uprawnieniami naszych pracowników”.

Decydując się na korzystanie z tego typu rozwiązań Pracodawca może z dużą precyzyjnością określić zakres danych, do których ma mieć wgląd konkretny pracownik. Bez problemu można wyeliminować wgląd w dokumenty poufne, co w przypadku papierowego obiegu wymaga wielu starań, które nigdy nie są do końca skuteczne i bezpieczne. Dzięki temu, że powszechnie stosowaną praktyką podczas wykorzystania EOD jest scentralizowanie skanowania dokumentacji i ich archiwizacja w jednym miejscu, w firmie to rozprzestrzenianie się papierowych dokumentów po organizacji można praktycznie całkowicie wykluczyć, a procent możliwości ujawnienia jakiegokolwiek poufnego dokumentu zostaje ograniczony do minimum, a wręcz staje się niemożliwy

Podgląd dokumentacji on-line – dzięki możliwości wglądu do dokumentacji on-line, jaką dają dostępne na rynku systemy, w każdej chwili można wyszukać dokument w e-archiwum. Zawansowane możliwości filtrowania i sortowania w panelach wyszukiwarek dokumentów skracają czas dotarcia do dokumentu do oczekiwanego minimum, co nie zawsze jest tak efektywne w przypadku papierowego obiegu.

Grażyna Gębalska, Prezes Zarządu, Quattro Finanse: „Zaletą korzystania z systemu jest to, że w wyraźny sposób pomaga on porządkować dokumenty, co jednocześnie ułatwia codzienny dostęp do bieżących danych. Wyszukiwarka dostępna online zawiera wszystkie potrzebne dane, umożliwiające filtrowanie informacji po wybranych parametrach.Nasza firma jest małym przedsiębiorstwem, tym samym na razie generujemy mało dokumentów kosztowych, a jednak już dostrzegam tu znaczną różnicę w porównaniu do papierowego obiegu. Jestem sobie w stanie wyobrazić, że jest to duży walor dla innych większych przedsiębiorstw, bądź wielopodmiotowych firm.”

CASE STUDY

Dla potwierdzenia przyjętej powyżej tezy, wystarczy dokonać następującej kalkulacji. Przykładem może być firma, która procesuje około 2 000 dokumentów miesięcznie, dział księgowości liczy 5 pracowników.

Poniższa tabela przedstawia porównanie czynności, jakie trzeba wykonać, aby dotrzeć do archiwalnego dokumentu w obiegu tradycyjnym dokumentów w zestawieniu z obiegiem elektronicznym.

Biorąc pod uwagę  wyżej wymienione kroki wyszukanie jednego dokumentu może zająć nawet 15 minut jednemu Pracownikowi (tyle przyjmujemy na potrzeby niniejszego ćwiczenia dla firmy z liczbą 2 000 dokumentów miesięcznie). To samo zadanie przy użyciu EOD może zając w efekcie maksymalnie 3 minuty pracy dla jednego dokumentu. Co pozwala oszczędzić 12 minut przy wyszukiwaniu jednego dokumentu. Jeżeli liczba wyszukiwanych dokumentów jest większa, zaoszczędzony czas wzrasta w funkcji bliskiej liniowości.

Jeżeli przyjmiemy, że w księgowości pracuje 5 osób i każda z nich w ciągu dnia pracy podejmuje minimum 4 próby wyszukania dokumentu (a często jest ich więcej, np. podczas zamknięcia roku, kontroli bądź audytu), to 4 próby x 0,25h x 5 osób dają zysk 5h pracy. Te 5h pracy można by było skrócić do 1 h (przy kalkulacji 4 próby x 0,05h x 5 osób), a 4 zaoszczędzone godziny przeznaczyć na inne zadania w organizacji. Przy tej kalkulacji oszczędzamy minimum pół etatu (znamy przykłady firm, które zyskały ten sposób faktycznie 1 pełny etat przy dużej skali dokumentów). To, co najważniejsze „odzyskuje się”  godziny pracy pracowników merytorycznych, którzy mogą przeznaczyć swój czas na zadania typowo księgowe.

Oczywiście w rzeczywistości osiągane efektywności mogą być większe, bądź mniejsze w zależności od skali Przedsiębiorstwa, które zdecyduje się na wdrożenie systemu. Dodatkową oszczędność osiąga się w trakcie wszelkich kontroli i audytów w wypadku wystąpienia potrzeby odwołania się do dokumentów, bądź sposobu ich akceptacji. Dzięki systemowi całkowicie wyeliminowane jest czasochłonne wyszukiwanie dokumentów z archiwów.

Joanna Zięcina, Finance Coordinator, Vattenfall „System EOD jest bardzo pomocny przy okazji audytów lub innych kontroli. Łatwo jest wyszukać i przedstawić historię zatwierdzania i klasyfikacji księgowej oraz podatkowej audytowanej transakcji wraz ze wszystkimi towarzyszącymi tym działaniom dokumentami. Obowiązująca w naszej Spółce polityka zakupowa ma na celu zapewnienie transparentności procesu zakupu, a system EOD jest w tym na pewno bardzo pomocny.”

Dodatkowym atutem systemów typu workflow jest to, że dokumenty całej grupy spółek znajdują się w jednym miejscu, to zauważalna zaleta w przypadku zarządzania wieloma podmiotami z centrum np. księgowego czy SSC (Shared Services Centres). E-archiwum daje dostęp do dokumentów archiwalnych w jednym miejscu i o każdej porze, co jest ważne ponieważ większość biznesów działa przysłowiowo 24h na dobę. Jeżeli Przedsiębiorca zarządza grupą Spółek, posiada wygodny wgląd do wszystkich dokumentów z jednego miejsca, w którym pracuje lub którym się właśnie znajduje. Może podczas jednego logowania porównać dokumenty, jeżeli oczywiście posiada stosowne uprawnienia.

Griffin „Cenię sobie możliwość łatwego wyszukiwania poszczególnych dokumentów. Zwłaszcza gdy zależy mi na czasie, nie muszę angażować do tej czynności osób trzecich. Po zalogowaniu w systemie mogę mieć jednoczesny dostęp do dokumentów wszystkich spółek.”

Śledzenie dokumentu – dzięki tego typu systemom posiadanie bieżącej i rzetelnej informacji na temat aktualnego właściciela dokumentu staje się naprawdę łatwe. Systemy do Elektonicznego Obiegu Dokumentów pozwalają na monitorowanie statusu zatwierdzania dokumentu, co w tradycyjnym modelu papierowym zawsze przysparza trudności, ponieważ ciężko jest stwierdzić kto z pracowników i z którego działu „przetrzymuje” w danej chwili fakturę. Ponadto oprócz funkcji kontrolnych związanych z obiegiem dokumentów, o których mowa powyżej system EOD, ułatwia weryfikację kompletności rejestru zakupu. W EOD można  łatwo sprawdzić, ile w danym momencie pozostało tych faktur, których proces księgowy nie został zakończony, a w konsekwencji nie znalazły się w rejestrze VAT. Jest to ważny element w procesie podatkowym każdej spółki z uwagi na np. kompletność dokumentów w sporządzanych deklaracjach podatkowych, jak również poprawne określenie zobowiązania podatkowego. Ponadto EODmoże jednocześnie wpływać na poprawę płynności, za sprawą skrócenia czasu obiegu dokumentu, a w efekcie brak odsetek czy szybsze zwroty VAT.

Anna Giewon, Kierownik Działu Finansów, Grupa Virtu „…W naszej organizacji częstym problemem była trudność zlokalizowania konkretnego dokumentu. Po tym jak faktury wpływały do siedziby Spółki, „krążyły” po organizacji w wersji papierowej, docierały do osób akceptujących koszt, we właściwym dziale. Wdrożenie EOD rozwiązało ten problem. Śledzenie ścieżki obiegu dokumentu stało się dużo łatwiejsze, niż wcześniej.Papierowe wersje nie krążą już po organizacji, tym samym nie gubią się i co ważne szybko trafiają do odpowiednich osób automatycznie, wg obowiązujących zasad (od autora: ścieżek obiegu dokumentów).”

Poprawa efektywności przetwarzania dokumentów i zwiększenie kontroli. Współczesne systemy typu Workflow dają możliwość generowania kompletu informacji, np. w postaci raportów na temat statusu przeprocesowania dokumentów. Jeżeli Pracownicy mają określone obowiązki lub zadania wymagające od nich podjęcia konkretnej akcji
i wykonywania w terminie, to przełożony może ich działania w łatwy sposób śledzić w narzędziach typu EOD. Jeżeli jakiekolwiek obowiązki zostaną zaniedbane, to dokładnie wiadomo, kto i na jakim etapie opóźnił proces. Taka wiedza umożliwia wyciągnie odpowiednich wniosków dotyczących działania obiegu dokumentów i organizacji pracy w firmie. Systemy można z dużą dokładnością dopasować do specyfiki danej organizacji i indywidualnych potrzeb obowiązków użytkowników, wpływając znacznie na ergonomię pracy przy przetwarzaniu dokumentów. Na przykład: pismo wpływające do firmy jest skanowane i przesyłane do odpowiednich osób, które w związku z tym w określonym terminie powinny wykonać przewidziane procedurą czynności, np. napisać odpowiedź, zaakceptować, etc. W zadaniach takiego pracownika pojawią się tylko i wyłącznie te dokumenty, za które jest odpowiedzialny, a system wymaga uzupełnienia tylko tych pól, które dla tego pracownika są wymagane.

We wdrożeniu EOD trudno jest dopatrzeć się jakichkolwiek wad, a jedynym początkowym utrudnieniem może być czas, który trzeba poświęcić na przeanalizowanie dotychczasowych procesów i przemodelowanie ich na bardziej optymalne/efektywne. Wdrażanie systemów IT wymaga podjęcia dużego wysiłku przez pracowników. Należy się na początku zastanowić nad tym jak działa papierowy obieg dokumentów, nie warto jest bowiem bezrefleksyjnie  powielać istniejące niedoskonałości  obowiązującego w firmie procesu. Pogłębiona analiza pozwoli usprawnić procesy obiegu dokumentów i poprawić ich efektywność. Przejście na EOD często skutkuje przemodelowaniem schematu działania danej organizacji na bardziej optymalny.

Marcin Jankowiak, Process Manager,Univar Poland Sp. z o.o. „Z mojego punktu widzeniawdrożenie systemu ma jedną główną zaletę, która miała dla nas decydujące znaczenie. Jest to transparentność procesu akceptacji dokumentów i zgodność z regułami obowiązującymi
w organizacji. Wdrożenie systemu zdecydowanie zmusiło nas (in plus) do rewizji dotychczasowych metod działania. Wymagało od nas ustawienia jasnych procesów obiegu dokumentów, z klarownymi zakresami odpowiedzialności i czytelnym przepływem dokumentów.”

Spokojny czas, jakim jest okres wakacyjny w większości firm można przeznaczyć na analizę nieefektywności jakie w nich zachodzą, bez względu na to czy już zdecydowaliście się Państwo na wdrożenie, czy jest to dopiero faza przemyśleń i zbierania ofert od producentów tego typu systemów. Życzymy, aby zaprezentowane artykuły był dla Państwa motywującym bodźcem do podjęcia właśnie takich działań.

Zapraszamy do skontaktowania się z naszymi biurami rachunkowymi w Katowicach i Warszawie w celu uzyskania pełnej oferty wraz z cennikiem Elektronicznego Obiegu Dokumentów.