Jak wybrać najlepsze biuro rachunkowe (Gazeta MSP, 12 września 2012)

Pozytywna odpowiedź na pytanie, czy outsourcing księgowości jest najlepszym rozwiązaniem, prowadzi do kolejnego dylematu: jak wybrać najlepsze biuro rachunkowe? Zanim uda się odpowiedzieć, warto zadać jeszcze kolejne: czy tylko biura rachunkowe świadczą usługi księgowe?

Dziś na polskim rynku każdy podmiot świadczący usługi księgowe określany jest mianem biura rachunkowego, jednak część podmiotów pozycjonuje się nie jako biuro rachunkowe, a jako tzw. outsourcer. Różnica to nie tylko skala działalności, portfel usług (typowo proste księgowanie faktur i naliczanie podatków) oraz rodzaj obsługiwanych podmiotów.

Outsourcerzy to najczęściej firmy, które inwestują w technologie informatyczne, systemy ochrony danych, systemy bezpieczeństwa, wykształcenie swoich pracowników, wszechstronne i multidyscyplinarne. Bezpieczeństwo i kontrola mają nie mniejsze znaczenie od jakości usług. Z tego powodu to właśnie outsourcerzy są chętniej wybierani przez podmioty zagraniczne, mające większe doświadczenie w definiowaniu wymagań i korzystaniu z usług outsourcera.

Niezależnie jednak od nomenklatury, wybierając podmiot świadczący usługi księgowe, należy w usystematyzowany sposób porównać kilka ofert różnych usługodawców. Najczęściej głównymi aspektami wyboru biura są cena usługi, lokalizacja biura, liczba klientów, znajomość języka obcego. To katalog aspektów nieodpowiadający na pytanie, czy obsługa będzie sprawna. Poniżej zaprezentowane jest osiem kryteriów, jakie należy rozważyć zanim dokona się wyboru biura rachunkowego:

1. Bezpieczeństwo

Każda firma szanuje i chroni swoje dane. Outsourcując usługi księgowe w wielu przypadkach w pewnym – często znacznym – stopniu przekazuje się kontrolę nad ich ochroną podmiotowi zewnętrznemu. Ponieważ biuro rachunkowe najczęściej pracuje na swoich systemach, co oznacza, że dane finansowe podlegają w najlepszym przypadku innym procedurom zabezpieczającym (niż te które stosowane są w firmie zlecającej usługi), a często nie są chronione w ogóle. W jaki sposób sprawdzić, czy dane będą chronione w odpowiedni sposób? Oczywiście można skorzystać z pomocy wewnętrznych służb, a w razie ich braku z zewnętrznej firmy doradczej, która przeprowadzi audyt bezpieczeństwa potencjalnego outsourcera. Nie posiadając takich służb w firmie i nie chcąc ponosić kosztów związanych z usługą audytu należy zadać potencjalnemu outsourcerowi kilka pytań:

• czy posiada wewnętrzną, spisaną politykę bezpieczeństwa – co prawda posiadanie samo w sobie nie gwarantuje bezpieczeństwa, jednak świadczy o tym, że firma co najmniej myśli o bezpieczeństwie klientów,
• jak zapobiega utracie danych – m.in. jakie ma procedury backupowania (jak często, na ile niezależnych nośników, gdzie są przechowywane). Często zdarza się, że redukując koszty, biura rachunkowe nie backupują danych, robią to raz na miesiąc, bądź przechowują backupy w swoim biurze (co w razie pożaru czy kradzieży nie zabezpiecza przed utratą danych),
• jak zapobiega wyciekowi danych – m.in. czy posiada oprogramowanie zapobiegające masowej utracie danych poufnych przez maila, czy zezwala na korzystanie z pamięci usb, nagrywania płyt CD, etc.,
• jak zabezpiecza swoje serwery – czy posiada odpowiednie oprogramowanie, osprzęt, czy kiedykolwiek przeprowadził testy penetracyjne przy wykorzystaniu zewnętrznej, niezależnej firmy, etc.

2. Systemy wspierające działalność operacyjną klienta

Księgowość to obecnie nie tylko przepisywanie danych z faktury do systemu księgowego tylko po to, aby dokonać ewidencji kosztów i wyliczyć podatek, czyli w efekcie sprostać obowiązkom ustawowym. Księgowość powinna być elementem wspierającym działania biznesowe, poprzez dostarczanie aktualnych i poprawnych danych pozwalających na podejmowanie decyzji.

Aby outsourcer był zdolny taką informację (aktualną i poprawną) przekazywać, musi nie tylko mieć odpowiednie systemy, ale też musi posiadać doświadczenie w tym, jakie informacje są potrzebne na potrzeby biznesowe, a na koniec musi je umieć sprawnie dostarczyć. Często spotykana jest sytuacja, w której biura rachunkowe zamykają miesiąc 25. dnia kalendarzowego następnego miesiąca, dostarczając jedynie bilans, a nie informację na temat bieżącego stanu rozrachunków. Najlepszą weryfikacją przyszłej współpracy z outsourcerem jest zadanie mu pytania, jak zamierza swoimi systemami wesprzeć działalność klienta.

3. Obieg dokumentów

Bardzo często spotykaną praktyką biur rachunkowych jest bierne czekanie aż klient podeśle dokumenty i zrzucanie odpowiedzialności na klienta, że przesłał je za późno, aby wykonać raport, deklaracje, etc. Outsourcer powinien przedstawić potencjalne możliwe obiegi dokumentów:

• czy posiada narzędzia usprawniające ten obieg – dzięki dzisiejszej technologii bezpieczny dostęp on-line zarówno do danych finansowych, jak i raportów powinien być standardem. Dodatkowo najlepsze firmy outsourcingowe udostępniają swoim klientom systemy, które służą nie tylko do komunikacji z outsourcerem, ale też do usprawnienia obiegu dokumentów w spółce klienta,
• czy może pomóc efektywnie wykorzystywać e-faktury – mimo liberalizacji przepisów (choć uczciwie trzeba przyznać, że nie są one jeszcze idealne) – niewielu outsourcerów pomaga klienom korzystać z tej instytucji,
• czy proponuje jeden klasyczny obieg (tzw. „papierowy”), czy posiada kilka alternatywnych rozwiązań – obieg dokumentów nie powinien być narzucany przez outsourcera (ani księgowość wewnętrzną). Obieg powinien być dostosowany do realiów biznesowych klienta – tylko wtedy współpraca z outsourcerem będzie efektywna, a przy okazji usprawni też inne wewnętrzne procesy w firmie,
• czy można współpracować nie przesyłając oryginałów dokumentów do outsourcera – często uważa się, że biuro rachunkowe powinno być „za rogiem”. Pomijając oczywisty aspekt, że za rogiem akurat może być biuro świadczące usługi o niskiej jakości – przy obsłudze księgowej lokalizacja biura powinna być jednym z ostatnich aspektów, na które należy zwrócić uwagę. Dzięki zaawansowanym technologiom, dobry outsourcer jest w stanie obsługiwać klienta znajdującego się kilkaset kilometrów od jego siedziby (czy też – jak pokazują doświadczenia globalne – na innym kontynencie). Ważne jest jedynie to, czy outsourcer posiada odpowiednie narzędzia, procedury i infrastrukturę, aby taką usługę świadczyć.

4. Jacy pracownicy outsourcera będą zaangażowani w świadczenie usług

Często zdarza się, że reprezentant biura rachunkowego, który sprzedaje usługi nie ma później z klientem kontaktu, nie pełni nadzoru, a obietnice rozmijają się z rzeczywistością. Przed podpisaniem umowy należy zatem upewnić się, kto będzie nas obsługiwał, jakie ma doświadczenie, czy posługuje się adekwatnym językiem obcym, jaki jest zespół i jakie są w nim role, a co najważniejsze, czy będzie wyznaczona jedna osoba kontaktowa, która będzie znać wszystkie zagadnienia związane ze świadczoną usługą.

5. Jak outsourcer szkoli swoich ludzi

Dziś, aby prowadzić biuro rachunkowe wystarczy posiadać licencje, natomiast pracę mogą wykonywać osoby, które jej nie posiadają (pomijając fakt, że licencja sama w sobie także nie gwarantuje poprawności merytorycznej). Ważne jest zatem, aby wiedzieć, czy pracę wykonują ludzie, którzy się doszkalają samodzielnie (najczęstszy przypadek), czy też firma inwestuje w zorganizowany sposób w swoich pracowników.

6. Z pracą na ilu systemach posiadają doświadczenia

To ważne pytanie, zwłaszcza gdy usługa będzie świadczona w oparciu o system księgowy klienta. Biura rachunkowe rzadko odmawiają wykonania usługi z tego powodu, niestety większość z nich nie jest przygotowana do tego – zwłaszcza z punktu widzenia możliwości technicznych zestawienia łącza i efektywności operacyjnej (biegłości w wykorzystaniu funkcjonalności systemu).

7. Ilu pracowników zatrudnia outsourcer

Większa liczba pracowników nie oznacza lepszej usługi, jednak w kryzysowej sytuacji biuro rachunkowe zatrudniające kilka osób często nie jest w stanie sprostać różnym sytuacjom – czy to merytorycznym wyzwaniom, czy zwiększonej ilości pracy w danym okresie, czy też realiom biznesowym.

8. Czy outsourcer oprócz księgowości świadczy inne usługi

Pozornie to nie wydaje się być związane z obsługą, jednak firmy multidyscyplinarne mają tę przewagę nad biurami rachunkowymi świadczącymi jedynie usługi księgowe, że w razie konieczności mają specjalistów, którzy wesprą nas także w innych sprawach, np. doradców podatkowych pozwalających na optymalizację podatków, prawników w razie sporu sądowego czy doradców biznesowych pozwalających usprawnić działalność klienta w wybranych obszarach.

Wspomniana na początku cena usługi powinna być wypadkową powyższych aspektów. Naturalne małe biuro rachunkowe, które nie posiadają zaawansowanych systemów, nie świadczy usług on-line i nie podlega zewnętrznym kontrolom – będzie świadczyć usługi tańsze niż podmiot który takie systemy, usługi czy kontrole posiada. To oczywiście nie oznacza, że należy decydować się na najdroższą usługę – należy jedynie zważyć, czy opłacalne jest podjęcie ryzyka płacenia mniej.

Rafał Michniewicz
Partner Zarządzający w MDDP Outsourcing w Warszawie