Księgowość MDDP Outsourcing - Katowice, Warszawa Outsourcing księgowości
Publikacje /

Aktualności

Od kiedy będą obowiązywać Elektroniczne Akta Osobowe?
Kiedy zaczną obowiązywać nowe przepisy i jak odpowiednio przygotować się na zmiany? Więcej

Rachunkowość

05-11-2013

Gdy faktura nie zgadza się z dokumentem przyjęcia


Dostawa towaru do magazynu może nastąpić przed otrzymaniem i zaksięgowaniem faktury lub po jej ujęciu w księgach rachunkowych. Wynikające z tego rozbieżności rozlicza się na koncie „Rozliczenie zakupu towarów"

Dokument PZ - Gdy faktura nie zgadza się z dokumentem przyjęcia- Jak ująć w księgach różnice w wartości zakupionych towarów, kiedy jednostka przyjmuje otrzymany towar na podstawie dokumentu magazynowego a na dostarczonej później fakturze wartość towaru jest nieco inna? – pyta czytelnik.


Przyjmowanie towarów na stan magazynu powinno odzwierciedlać faktyczne zdarzenie związane z gospodarką magazynową. O ile można się w tym zakresie pomocniczo posługiwać załączonym wewnętrznym dokumentem magazynowym dostawcy, o tyle przyjęcie towaru powinno oznaczać jego fizyczne wprowadzenie do magazynu (czego potwierdzeniem może być dokument PZ), a nie wpisaniem danych z WZ dostawcy do ewidencji magazynowej odbiorcy.

Dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne) jest dokumentem z zakresu gospodarki magazynowej. Zawiera istotne informacje z punktu widzenia obrotu magazynowego, w szczególności nazwę towaru (ewentualnie jego indeks magazynowy), ilość i wartość magazynową (przykładowo wyrażoną w cenach ewidencyjnych).



Jak ustawa określa przyjęcie zewnętrzne, a jak fakturę?

W rozumieniu ustawy o rachunkowości jest on dowodem wewnętrznym i dokumentuje przyjęcie towaru (materiału, surowca) do magazynu jednostki z zewnątrz. Podstawą do wystawienia dokumentu PZ może być złożone zamówienie czy faktura zakupu otrzymana od kontrahenta. Jednak ma on potwierdzać, jaki towar i w jakiej ilości faktycznie trafił do magazynu. Tworzenie dokumentu przyjęcia towarów do magazynu jako lustrzanego odbicia zamówienia lub faktury mija się z celem. Ma on służyć porównaniu, czy faktycznie odebrany towar znajduje potwierdzenie na fakturze, zwłaszcza gdy ta ostatnia dociera do firmy z opóźnieniem.

Faktura jest dokumentem handlowym potwierdzającym sprzedaż, jak również inne transakcje traktowane na równi ze sprzedażą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. Szczegółowe regulacje w zakresie faktur zostały określone w rozporządzeniu ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Faktura czy dokuemnt PZ? Co potwierdza dostawę?

Dostawa towarów powinna być potwierdzona wystawioną przez sprzedawcę fakturą. W zasadzie dane na fakturze powinny być zgodne z tym, co faktycznie dotarło do firmy kupującej towar. Jednak w związku z możliwością wystąpienia różnic (niedobory, pomyłki), zaleca się stosowanie dokumentów PZ.

Różnice pomiędzy faktyczną dostawą a fakturą mogą mieć charakter ilościowy lub/i wartościowy (cena, kurs walutowy). Mogą także wynikać z tego, że przyjęcie towaru do magazynu może nastąpić przed otrzymaniem i zaksięgowaniem faktury lub po ujęciu faktury w księgach rachunkowych. Do rozliczania tego rodzaju różnic stosuje się konto „Rozliczenie zakupu towarów". Ewidencja dokumentu PZ i faktury zakupu towaru powinna przebiegać według schematu:

1.  Dokument PZ – przyjęcie towarów do magazynu:

  • Wn „Towary".
  • Ma „Rozliczenie zakupu towarów".

2.  Faktura dokumentująca zakup towarów:

  • Wn „Rozliczenie zakupu towarów".
  • Wn „VAT naliczony",
  • Ma „Rozrachunki z dostawcami".

W związku z możliwością wystąpienia przesunięcia w czasie pomiędzy dostawą towarów a momentem otrzymania faktury zastosowanie dokumentów PZ w obrocie magazynowym i ujmowanie ich w księgach rachunkowych umożliwia właściwe określenie „Dostaw niefakturowanych" lub „Towarów w drodze" na koniec okresu sprawozdawczego.

Różnice między fakturą zakupu a dokumentem przyjęcia (PZ) - istotne czy nie?

Ujęcie różnic między fakturą zakupu towarów a dokumentem ich przyjęcia do magazynu będzie zależało, co do zasady, od istotności tych różnic. Przy czym stosowne zapisy o sposobie postępowania w podobnych sytuacjach powinny być opisane w przyjętych przez jednostkę zasadach rachunkowości.

W przypadku różnic istotnych z bilansowego punktu widzenia zaleca się początkowe ujmowanie ich na kontach zespołu 3 „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów".

Strona księgowania będzie zależała od znaku różnicy. W przypadku różnic zwiększających stan zapasu księgowanie będzie następujące:
 

  • Wn 340 „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów",
  • Ma 300 „Rozliczenie zakupu".



Różnice zmniejszające stan zapasu powinny być zaewidencjonowane zapisem:

  • Wn 300 „Rozliczenie zakupu"
  • Ma 340 „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów".

Dokonując procesu zamknięcia okresu sprawozdawczego, saldo konta 340 „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów" należy rozliczyć według standardowych zasad przyjętych dla odchyleń od cen ewidencyjnych, tj. ustalić ich kwoty przypadające na zapas towarów oraz na rozchód towarów w relacji z kontem 731 „Wartość sprzedanych towarów w cenie nabycia".

W przypadku różnic o charakterze nieistotnym w rozumieniu ustawy o rachunkowości oraz przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości dopuszczalne jest przyjęcie uproszczenia polegającego na bezpośrednim ujmowaniu nieistotnych różnic w rachunku zysków i strat.

Strona księgowania będzie zależała od znaku różnicy. W przypadku różnic zwiększających stan zapasu zapis będzie wyglądał następująco:
 

  • Wn 300 „Rozliczenie zakupu",
  • Ma 731 „Wartość sprzedanych towarów w cenie nabycia".



W przypadku różnic zmniejszających stan zapasu księgowanie będzie następujące:

  • Wn 731 „Wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu",
  • Ma 300 „Rozliczenie zakupu".

 

Więcej na temat faktur? Sprawdź inne artykuły naszych ekspertów w tej tematyce:

|   Gdy faktura wyprzedza dostawę towaru lub wykonanie usługi
|   Kiedy ująć fakturę korygującą
|   Faktura w złotych czy w walucie
|   Rozliczenie faktury korygującej

 

Marcin Jeremicz
MDDP Outsourcing

 

lista aktualności