Formy rozliczenia w obrocie gospodarczym. Informacje dla początkujących przedsiębiorców.

Sprzedać korzystnie – to niemała sztuka dla przedsiębiorcy, a wisienką na torcie udanej transakcji jest otrzymanie płatności. Większość płatności w obrocie gospodarczym jest realizowana za pośrednictwem rachunków bankowych.

Najczęstszą formą rozliczenia jest przelew bankowy. Otrzymujący przelew na ogół za niego nie płaci (chociaż zdarzają się przypadki opłat za przychodzące przelewy zagraniczne), a wpływ środków pieniężnych następuje zazwyczaj w tym samym dniu lub w następnym po dokonaniu zlecenia przez kupującego. W dobie bankowości mobilnej przelew można wykonać niemal zawsze i wszędzie. Dodatkowo, istnieją serwisy takie jak PayPal czy PayU ułatwiające życie zarówno klientom jak i sprzedawcy. Jeżeli przelew jest realizowany za pośrednictwem takiego serwisu, klient nie musi wpisywać numeru konta odbiorcy, kwoty czy numeru zamówienia – wszystko dzieje się automatycznie. Z drugiej strony sprzedający nie będzie miał kłopotu ze stwierdzeniem, czy zamówienie zostało opłacone.

Ciekawą propozycją dla firm świadczących usługi w oparciu o różnego rodzaju opłaty okresowe, np. abonamenty miesięczne, może być polecenie zapłaty. W poleceniu zapłaty klient wyraża zgodę na obciążanie swojego rachunku przez sprzedającego. Również w tym przypadku klient nie musi kłopotać się przygotowywaniem przelewu, jego płatności są terminowo regulowane, a jednocześnie przysługuje mu prawo do odwołania w każdej chwili zgody na realizację polecenia zapłaty. Można również odwołać już zrealizowaną płatność. Jest to więc forma całkowicie bezpieczna.

Warto wspomnieć o możliwości korzystania z produktu pozwalającego na generowanie wirtualnych numerów kont bankowych dla każdego klienta lub wręcz dla konkretnych płatności. Na podstawie określonego algorytmu program komputerowy generuje indywidualny, wirtualny numer rachunku bankowego zawierający „zaszyfrowaną” informację np. o numerze kartoteki klienta w systemie komputerowym sprzedawcy.  Pieniądze wpływają na rachunek bankowy, a odszyfrowane dane o płatnościach są pobierane z serwera banku i wczytywane do systemu księgowego sprzedawcy.

Za granicą zdarzają się jeszcze, nawet w transakcjach na duże kwoty, przypadki płatności czekiem. U nas to już forma praktycznie zapomniana, ze względu na towarzyszące jej koszty oraz czas realizacji.

Wciąż popularną formą płatności jest gotówka. Pamiętać jednak należy, że przedsiębiorcy mogą się nią posługiwać tylko w ramach określonego limitu. Jest on określony w ustawie o swobodzie gospodarczej i w chwili obecnej wynosi on 15 tys. euro dla każdej transakcji, bez względu na ilość wynikających z niej płatności. Decydujące znaczenie ma kwota na fakturze lub rachunku. Jeżeli transakcja przekracza 15 tys. euro, to cała kwota transakcji musi zostać zrealizowana przelewem, a nie tylko nadwyżka ponad tą kwotę. Do przeliczenia limitu na inne waluty stosujemy kurs średni NBP z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego dokonanie transakcji. Warto pamiętać, że limit ten dotyczy zakupów lub sprzedaży związanych z działalnością gospodarczą, zatem jeżeli przedsiębiorca dokonuje innych transakcji (np. na swoje potrzeby osobiste) to limit ten go nie dotyczy.

Ustawa o swobodzie gospodarczej nie przewiduje sankcji za naruszenie obowiązku realizacji płatności w formie bezgotówkowej, jednak mogą wystąpić nieprzyjemne konsekwencje, jeżeli z naruszeniem jej przepisów są wydatkowane środki unijne lub inne dotacje. Może się wtedy przydarzyć odmowa refundacji nieprawidłowo przekazanych kwot.

Obecnie trwają również prace legislacyjne nad wprowadzeniem do ustaw o podatkach dochodowych przepisów o wyłączaniu z kosztów uzyskania przychodów kwot opłaconych gotówką. Ma to w zamyśle Ministerstwa Finansów ukrócić nadużycia w zakresie VAT, jednak przede wszystkim uprzykrzy życie przedsiębiorcom, nie rozwiązując podstawowego problemu, jakim jest niewywiązywanie się przez kupujących z zobowiązań w jakiejkolwiek formie.

Dochodzimy tutaj do ostatniego zagadnienia, a mianowicie waluty, w jakiej można realizować płatności. W chwili obecnej nie ma przeszkód, aby płatności zarówno krajowe, jak i zagraniczne były realizowane w walucie innej niż złoty polski. Zatem przedsiębiorcy krajowi mogą wzajemne transakcje zawierać np. w euro, dolarach amerykańskich czy innych walutach, oraz dokonywać w nich płatności.

Dodajmy, że płatności te mogą również być realizowane w gotówce, z zachowaniem limitu 15 tys. euro. Natomiast gotówka powyżej 10 tys. euro wwożona lub wywożona z Polski wymaga pisemnego zgłoszenia organom celnym lub Straży Granicznej.

Więcej o obsłudze księgowej dla firm.

Anna Drzyzga
MDDP Outsourcing Katowice