Księgowość MDDP Outsourcing - Katowice, Warszawa Outsourcing księgowości
Rozwiązania /

Aktualności

Puste faktury i problem z odliczaniem podatku VAT
Co kwalifikuje fakturę jako pustą i jak rozliczać od niej podatek VAT? Więcej

Zatwierdzanie dokumentów księgowych

Zagadnienie

Dokumenty księgowe powinny być zatwierdzane zgodnie z pełnomocnictwem, jednak problemy może stwarzać weryfikacja, czy podpisy na nich są faktycznie podpisami osób uprawnionych. Dodatkowym zagadnieniem – być może ważniejszym – jest fakt że weryfikacja np. faktur zakupu po ich wpłynięciu do firmy jest czynnością wtórną, tj. często ciężko wtedy podjąć decyzję o wycofaniu się z transakcji.

Rozwiązanie MDDP Outsourcing

Naszym Klientom, zarówno korzystającym z naszych usług księgowych, jak i Klientom korzystającym z naszych systemów bądź innych usług, oferujemy dostęp do elektronicznego obiegu dokumentów. W systemie tym można dowolnie odzwierciedlić ścieżki akceptacyjne, co sprawia, że w każdej chwili:

  • jesteśmy w stanie prześledzić kto autoryzował dany dokument, czy wnosił jakieś uwagi, zastrzeżenia, etc,
  • system wymusza procedurę autoryzacji zgodną z PoA, dzięki czemu uzyskujemy pewność że dokument zaakceptowały dokładnie te osoby które mają do tego uprawnienia.

Bardziej zaawansowanym rozwiązaniem, które oferujemy jest system zamówień zakupów bezpośrednio zintegrowany z systemem obiegu dokumentów, w którym można akceptować przyszłe wydatki jeszcze zanim zostaną poniesione. Dzięki jego zastosowaniu:

  • wydatki są akceptowane w momencie, w którym faktycznie ma się wpływ na to czy powstaną czy nie,
  • już na tym etapie tworzymy pełną ewidencję informacji o akceptacjach przyszłych wydatków,
  • uzyskujemy możliwość planowania/budżetowania wydatków, zwiększając możliwości kontroli,
  • dokumenty dotyczące zaplanowanych zamówień, o ile zgadzają się z nimi lub mieszczą w granicach akceptowalnego odchylenia – zostają automatycznie zaakceptowane i przetworzone, przyspieszając proces.