Księgowość MDDP Outsourcing - Katowice, Warszawa Outsourcing księgowości
Usługi /

Aktualności

Firmowe śniadania w MDDP Outsourcing
Ponownie spotkaliśmy się na porannym poczęstunku. Więcej

Flexi Portal Pracowniczy

 



FlexiHRM - Portal Pracowniczy to system zmieniający w rewolucyjny sposób podejście do wykonywania zadań kadrowych i zarządzania sprawami pracowniczymi. To system, który świat papieru zmienia w świat cyfrowy.
 


Wraz z rozwojem każdej firmy wprowadzane są nowe standardy, procedury i obowiązki administracyjne, których wypełnianie rodzi frustrację pracowników. Są rozczarowani czasem trwania i sposobem, w jaki muszą wykonywać swoje zadania i zdobywać informacje dla nich ważne. Poszczególne elementy potrzebnych danych znajdują się zwykle w różnej postaci w wielu systemach i w różnych miejscach organizacji – w dziale kadr, w administracji, u przełożonego. Często już samo przeglądanie historii i sprawdzanie statusu spraw jest żmudne i wymaga kontaktu telefonicznego, mailowego lub nawet osobistego.

A chodzi przecież o to, żeby umożliwiać pracownikom wykonywanie pracy w możliwie najprostszy sposób, aby mogli korzystać ze swojej samodzielności i żeby było to dla nich również przyjemne niemalże tak, jak cieszyliby się zakupami w sklepie internetowym.
 

FlexiHRM to system zbudowany w oparciu o zrozumienie zachowań ludzkich, dostosowujący ekrany i możliwe akcje do kontekstu wykonywanych zadań. Minimalizuje czas wykonywania pracy – pomaga, a nie przeszkadza w wykonywaniu obowiązków.


To system umożliwiający pracownikowi załatwienie swoich spraw w jednym miejscu. Skany dokumentów, elektroniczne formularze, procesy akceptacji oparte o workflow, wiadomości dostarczane są do pracowników, bez potrzeby ruszania się z miejsca, bez potrzeby przebywania w biurze, wszystko dostępne poprzez aplikację www w każdej chwili i z każdej lokalizacji.


Dla kogo?

Portal pracowniczy FlexiHRM kierujemy zarówno do Klientów MDDP Outsourcing korzystających z usług kadrowych i płacowych, jak również dla firm, które posiadają własne zespoły do obsługi pracowników. Nasz portal udostępniamy zarówno jako usługę w chmurze, jak i w postaci instalacji indywidualnej na serwerze Klienta.

W szczególności FlexiHRM powinien zainteresować:

  • firmy ze scentralizowaną funkcją kadrową i płacową np. w formie SSC, w których pracownicy centralnego działu HR muszą mieć wygodny dostęp do dokumentów wszystkich pracowników niezależnie od ich przynależności do różnych spółek,
  • podmioty o rozproszonej strukturze geograficznej. Portal wykorzystuje elektroniczne formularze zastępując ich papierowe wersje. Dzięki portalowi obieg korespondencji i dokumentów jest znacznie szybszy, znane są ich historia, status i osoba w danej chwili odpowiadająca za dokument,
  • działy HR - Portal ułatwia ujednolicenie zasad obiegu dokumentów w całej organizacji, a także umożliwia kontrolę statusu spraw w jednym miejscu.

Główne cechy portalu pracowniczego FlexiHRM:

|   E-teczka

|   Obsługa spraw pracowniczych (benefit, szkolenia, inne indywidualne) z historią i statusem

|   Elektroniczne wnioski urlopowe

|   Archiwum wzorów (szablonów) dokumentów formowych

|   Brak inwestycji – brak konieczności zakupu licencji, serwerów, kosztów utrzymania (model SaaS)

|   Brak konieczności instalowania – portal dostępny jest online za pomocą wyszukiwarki internetowej

|   Dostęp do portalu pracowniczego w trybie 24/7

|   Uwierzytelnianie dwuskładnikowe, stanowiące dodatkową zaporę w dostępie do danych

 


 

Akta osobowe

Prawo pracy nakłada na pracodawców obowiązek prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika. Ponadto zarówno prawo pracy jak i przepisy GIODO nakładają na pracodawcę obowiązek stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających kontrolę dostępu do dokumentów oraz bezpieczeństwo przetwarzanych danych. Mówiąc w skrócie należy dane (w systemach) lub dokumenty (w archiwach) zabezpieczyć przed ich udostępnieniem lub przetwarzaniem przez osoby nieupoważnione oraz zmianą, utratą (np. kradzieżą), uszkodzeniem lub zniszczeniem i każdą inną formą niedozwolonego lub niepożądanego przetwarzania.

Przechowywanie danych w archiwum wymaga dużo miejsca | MDDP Outsourcing | Usługi

 

Jak sobie z tym poradzić?

Środki techniczne, czyli fizyczne zabezpieczenia (pomieszczenia i szafy), alarmy oraz procedury sankcjonujące dostęp do dokumentów z akt osobowych, to obowiązkowa inwestycja, żeby choć w podstawowym zakresie zachować należytą staranność w wypełnianiu narzuconych obowiązków.

Można. Ale czy warto się tym zajmować?

MDDP Outsourcing w ramach swojej podstawowej obsługi kadrowo–płacowej oferuje prowadzenie akt osobowych, wypełniając obowiązki nakładane na pracodawców właściwymi przepisami prawa. Ochroną dokumentów zajmujemy się już od momentu projektowania i organizacji właściwej przestrzeni biurowej oraz zabezpieczeń informatycznych.

Akta osobowe są zakładane i aktualizowane przez nas w sposób tradycyjny – pomieszczenie biurowe, szafa, teczka, dokumenty. Ale umożliwiamy naszym Klientom korzystanie z nich w formie elektronicznej. Teczka pracownicza, e-teczka, w takim przypadku wypełnia wymogi prawa pracy, a ponadto umożliwia udostępnianie znacznie większego zbioru dokumentów.

Akta osobowe w erze cyfryzacji

W tradycyjnym archiwum dokumenty tworzące akta osobowe pracownika grupowane są w trzech częściach, z których każda powinna być poprzedzona odrębnym zestawieniem zawierającym pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Oczywiście dokumenty znajdujące się w każdej z części akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.

Udostępniania przez nas w ramach Portalu HRM e-teczka, automatycznie pilnuje chronologii, a po aktualizacji dokumentów możliwe jest wydrukowanie zestawienia dokumentów istniejących w każdej sekcji. W każdej chwili można wygenerować chronologiczne zestawienie dokumentów.

E-teczka, to nie tylko elektroniczne akta osobowe prowadzone zgodnie z wymaganiami prawa pracy, ale i dokumenty cykliczne takie, jak pasek płacowy, deklaracje PIT i inne.

E-teczka - główne cechy:
 

  • Możliwa digitalizacja wszystkich dokumentów pracowniczych
  • Elektroniczne akta osobowe prowadzone zgodnie z wymaganiami prawa pracy w zakresie akt osobowych
  • Dystrybucja i archiwizacja dokumentów cyklicznych. W każdej chwili można pobrać dokument z okresów historycznych
  • Zaawansowana w możliwościach i zarazem prosta w obsłudze wyszukiwarka dokumentów
  • Obsługa dokumentów dotyczących różnych form zatrudnienia: umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, umowa o współpracy
  • Proces opisywania i archiwizowania dokumentów realizowany z dodatkową kontrolą drugiego użytkownika
  • Workflow do zarządzania procesem dodawania dokumentów do archiwum
  • Pełne wsparcie dla centralnych zespołów HR i organizacji typu SSC – dostęp do dokumentów dla dowolnie konfigurowanej grupy pracowników lub spółek

 



Payroll dla SSC, Payroll dla BPO

Biura w Warszawie otwiera coraz więcej firm z sektora BPO i SSC | MDDP Outsourcing | UsługiKraków, Wrocław, Warszawa, Łódź, Poznań, Katowice, Trójmiasto to polskie miasta znane nie tylko ze względu na swoją historię czy atrakcje turystyczne, ale również kojarzone jako największe ośrodki w Polsce skupiające centra usług wspólnych (SSC), BPO i Call Centre. SSC czy BPO to podmioty dalece innowacyjne, w których bardzo duży nacisk kładzie się na efektywność operacyjną, co wiąże się z projektowaniem i stosowaniem najlepszych praktyk biznesowych do obsługi powierzonych procesów.

Jednostki takie funkcjonują jednak jako podmioty prawne, które muszą być obsługiwane księgowo i płacowo. I choć naliczanie wynagrodzeń, prowadzenie akt osobowych, zgłoszenia do ZUS są sprawami obowiązkowymi, to z punktu widzenia kadry zarządzającej całkowicie drugoplanowymi. Mają po prostu być prowadzone efektywnie bez angażowania w nie kadry zarządzającej.

Kadra zarządzająca takich firm skupiona jest na sprawności organizacyjnej i rentowności prowadzonej działalności, na zapewnieniu ciągłości i wysokiej jakości działania (bez względu na potencjalną rotację, czy liczbę przejmowanych i obsługiwanych podmiotów). W kontekście HR zainteresowana jest zarządzaniem talentami w firmie, budowaniem kultury organizacyjnej firmy (firmowego DNA), sukcesją (rekrutacja, wprowadzenie do pracy i szybkie osiągnięcie efektywności w pracy, planowanie ścieżek kariery dla pracowników) oraz raportowaniem na temat stanu zatrudnienia (FTE) i kosztów pracy, analizowaniem czasu pracy na projektach i związanym z tym fakturowaniem klientów, a nie codziennymi zadaniami kadrowymi czy płacowymi.

Swoje oczekiwania mają również pracownicy i liderzy zespołów w takich firmach. Wymagają oni jak najmniej angażujących czasowo relacji z HR (czynności administracyjne) oraz jednocześnie wysokiego standardu obsługi kadrowej, w tym narzędzi informatycznych ułatwiających codzienną pracę.

O ile jednak w SSC czy BPO inwestowanie w automatyzację procesów obsługi klientów jest powszechne – prowadzi do zwiększenia marży lub poprawienia konkurencyjności - to bardzo często ze względu na ograniczenia budżetowe, tzw. funkcje wsparcia pozbawione są możliwości nowoczesnego działania. Rozwiązania do obsługi pracowników i na użytek wewnętrzny pozostają daleko za tymi oferowanymi dla klientów. Ograniczają się do maila i systemów rejestracji czasu pracy. Można powiedzieć „szewc bez butów chodzi”.

Podobnie jak centra usług dla swoich Klientów, tak MDDP Outsourcing dla centrów usług stosuje najlepsze praktyki biznesowe, na podstawie których projektuje i udostępnia nowoczesne rozwiązania procesowe i modele współpracy. Wykorzystuje też i oferuje aplikacje informatyczne do obsługi pracowników np. Portal HRM FlexiSolutions.

Wiele zagadnień z zakresu obsługi pracowników jak: przystąpienie do ubezpieczenia, zgłoszenie do benefitów, złożenie wniosku urlopowego, pobranie paska wynagrodzeń itp. może być realizowana za pomocą systemów. A pracownicy działu kadr mogą mieć ciągły i bieżący dostęp do statusu spraw.

Wiemy bowiem, że pracownicy chcą być w pracy traktowani podmiotowo, chcą być samodzielni i załatwić swoje sprawy szybko, bez zbędnego pośrednictwa i czasochłonnego odszukiwania historii sprawy i korespondencji.

Dla kogo portal pracowniczy FlexiHRM?

  1. Dla już istniejących centrów, które chcą poprawić swoja efektywność i wprowadzić nowe rozwiązania.
  2. Dla nowo powstających centrów usług.
     

Podmioty rozpoczynające działalność typu SSC lub BPO w Polsce mogą liczyć na wparcie MDDP Outsourcing w szerokim zakresie zagadnień pojawiających się na początku uruchamiania firmy:
 

  • Doradzamy w kwestiach formalnych (kiedy powstają obowiązki opracowania regulaminów, jakie są powinny być procedury rozliczania delegacji itp., transfery pracowników - expats)
  • Zwracamy uwagę na istotne zapisy zawierany umów o pracę
  • Przygotowujemy dokumenty wspomagające rekrutację np.: ankiety do zbierania danych
  • Zajmujemy się wsparciem w obsłudze lekarskich badań wstępnych i szkoleń BHP
  • Pomagamy dokonać zgłoszeń do urzędów
  • Rozumiejąc tempo działań odpowiadamy na bieżące pytania np. koszty pracy, wyliczanie przykładowego wynagrodzenia itp.
     

Korzyści dla Działu Kadr w SSC / BPO
 

  • Zachowanie relatywnie niskiego stanu zatrudnienia w HR
  • Skupienie uwagi na zagadnieniach wspierających prowadzenie biznesu zamiast na pracach administracyjnych – wszystkie zadania ustawowe (PIT, ZUS, US) mogą być obsługiwane przez MDDP
  • Dostęp 24/7 do narzędzi informatycznych (FlexiHRM – portal pracowniczy) wpierających obsługę i pracę pracowników
  • Podniesienie obsługi pracowników do poziomu obsługi własnych klientów
     

Niewątpliwie Klienci w rynku oczekują od SSC i BPO coraz lepszych i nowocześniejszych rozwiązań.

W MDDP Outsourcing, stawiając na innowacyjność i rozwój autorskich narzędzi IT, jesteśmy w stanie doskonale sprostać tym oczekiwaniom i oferować naszym Klientom najwyższy poziom usług.