Blog

5 zalet outsourcingu księgowości

30.03.2015
Rafał Michniewicz
Partner w MDDP Outsourcing

5. Bezpieczeństwo

Będąc odpowiedzialnym za księgowość (własną lub zewnętrzną) należy pamiętać o aspektach bezpieczeństwa, zarówno pod kątem bezpieczeństwa wynikającego z kwalifikacji pracowników, którzy powinni posiadać odpowiednią wiedzę i doświadczenia, jak i bezpieczeństwa wynikającego z posiadania systemów informatycznych, biura (wchodzący kurierzy, audytorzy, serwisanci, kontrole skarbowe). Wszystko to zmusza do podjęcia działań mających na celu :

  • zabezpieczenie danych przed kradzieżą,
  • zabezpieczenie przed zniszczeniem dokumentów i danych,
  • zabezpieczenie dostępu do danych.

Wiele firm wykorzystuje dziś dostęp do danych finansowych nie tylko ze swojego biura, ale także z lokalizacji zewnętrznych – czy to z oddziałów, domów pracowników, czy też poprzez urządzenia mobilne w trakcie podróży, delegacji, etc. Firmy, zwłaszcza małe i średnie, nie zdają sobie sprawy, że stosunkowo łatwo wykraść dane, które są chronione w standardowy, najtańszy sposób. Dane, zwłaszcza dostępne w sieci, narażone są na ryzyko kradzieży, dlatego w szczególny sposób należy zadbać o ich bezpieczeństwo poprzez zastosowanie odpowiednich narzędzi hardwareowych i softwareowych. Prawidłowa konfiguracja i utrzymanie takich narzędzi to kolejny benefit otrzymywany przy współpracy z profesjonalnym Outsoucerem.

Dane finansowe muszą być przechowywane przez odpowiednio długi czas, co najmniej w związku z wymogami prawa, a często też w związku z tym, że są potrzebne do przeprowadzania różnorakich analiz. Często popełnia się błąd polegający na uogólnieniu, że dane finansowe należy przechowywać przez 5 lat. Jednak zdarzają się sytuacje biznesowe, na przykład związane ze sprzedażą nieruchomości, które wymagają dostępu do danych księgowych z okresów znacznie odleglejszych niż 5 lat wstecz. Dane, oprócz papierowych wersji dokumentów dostępne są w formie elektronicznej i muszą być przechowywane na różnego rodzaju dyskach. W związku z tym dane takie, co najmniej muszą być poddawane szczegółowym procedurom archiwizacji. Archiwizacja taka musi być przeprowadzana z odpowiednią częstotliwością, która pozwala z jednej strony odtworzyć dane historyczne w najszerszym możliwym zakresie, z drugiej zaś, pozwala zachować rozsądne koszty procesu. Dane finansowe mają coraz większą objętość, zwłaszcza, że coraz częściej ich elementem są zeskanowane dokumenty – a przez to wymagają pokaźnych przestrzeni dyskowych oraz odpowiedniej, mocy obliczeniowej pozwalającej na ich przeprocesowanie. Dla Outsourcerów zajmujący się pracą dla wielu Klientów, jedną z ważniejszych procedur jest zapewnienie bezpieczeństwa danych powierzonych im przez Klientów. Rozpoczynając współpracę z profesjonalnym Partnerem, możemy liczyć na to, że w ramach otrzymanej usługi, nasze dane będą zabezpieczone.

Wspomniany wcześniej zdalny dostęp do danych nie jest możliwy bez odpowiedniego zaplecza IT. Aby dane finansowe – niezależnie czy w postaci raportów lub elektronicznego obiegu dokumentów – były dostępne w sieci, muszą być zarządzane w stabilnych środowiskach na niezawodnym sprzęcie. W przeciwnym razie, tak prozaiczny problem jak brak prądu w serwerowni, czy uszkodzenie na przykład dysku maszyny, będzie powodował przestój w dostępie do nich. Prawdziwy Outsourcer podejmuje inwestycje w redundancje infrastruktury (sprzęt komputerowy, energia elektryczna, zapasowe biuro, wielu dostawców Internetu), co w efekcie minimalizuje ryzyko braku dostępu do danych.