Blog

5 zalet outsourcingu księgowości

30.03.2015
Rafał Michniewicz
Partner w MDDP Outsourcing

3. Wsparcie w optymalizacji procesów

Istnieje wiele udokumentowanych przykładów na to jak środki spółek są marnotrawione wskutek niewiedzy księgowych. Klasycznym – i prostym do zobrazowania – przykładem jest zatrudnianie kolejnych osób do działu księgowości w wyniku „rosnącej ilości pracy”. Ponieważ księgowi wnioskujący o zatrudnienie nowych osób do pracy nie mają bogatego doświadczenia w zarządzaniu pracą innych, restrukturyzacji pracy czy wykorzystaniu nowoczesnych rozwiązań IT – statystycznie większość firm z czasem zwiększa wewnętrzne koszty działania działów księgowych. Nadmiarowe zasoby utrzymywane są również na pojedyncze sytuacje natężonego przygotowywania informacji zarządczej. Outsourcerzy, których praca polega na optymalizowaniu czynności księgowych efektywnie wykorzystują pracę księgowych i dzielą zasoby miedzy wieloma Klientami. Ponadto wykorzystują inteligentne skanery, systemy OCR, systemy elektronicznego obiegu dokumentów, mechanizmy automatycznego księgowania, integracje systemów księgowych z bankami czy innymi systemami, uzyskując wysokie współczynniki wydajności – co przekłada się nie tylko na niższy koszt, ale także na lepszą terminowość i jakość usług.

W zakresie optymalizacji procesów ciekawym przykładem jest usprawnienie pracy księgowości poprzez wykorzystanie systemów OCR. Szacując, że dla firmy posiadającej 100 tys. dokumentów rocznie zostanie wykorzystane powyższe rozwiązanie, pozwalające wprowadzić dane o około 3 min szybciej, dla każdej faktury – oszczędzamy 300 tys. minut, tj. 2,5 etatu rocznie. Oczywiście zawsze można budować tego typu rozwiązania wewnętrznie (przy czym OCR to jedno z wielu) – a alternatywą jest skorzystanie z gotowych rozwiązań wykorzystywanych przez Outsourcera.

W większych firmach outsourcingowych często znajdują się specjalistyczne działy doradcze, które na co dzień nie są zaangażowane w obsługę outsourcingową. Ich zadaniem jest doradztwo w trudnych zagadnieniach, czy to w obszarach doradztwa podatkowego, prawnego czy też strategii biznesowych. Dzięki temu, współpracując z Outsourcerem mamy możliwość w ramach współpracy z jednym partnerem zaadresować w sposób kompleksowy złożone zagadnienia. Co ważne, dzięki współpracy w ramach outsourcingu księgowego, otrzymujemy lepsze stawki na doradztwo niż Klienci, którzy korzystają ze swoich zasobów księgowych, a także Klienci, którzy korzystają z kliku różnych podmiotów zewnętrznych.