Jak wybrać dobre biuro rachunkowe? 11 kluczowych wskazówek
Wraz z rozwojem firmy, przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy lepiej rozwijać własny dział księgowości, czy postawić na usługi biura rachunkowego. Jednak to nie jedyny dylemat przedsiębiorców zastanawiających się nad skorzystaniem z usług firmy zewnętrznej. Przed podpisaniem umowy muszą bowiem wybrać właściwą firmę, która będzie spełniać ich oczekiwania.
Rosnąca ilość biur rachunkowych (szczególnie widoczna w Warszawie i innych dużych aglomeracjach) daje przedsiębiorcom możliwość wybrania najlepszej dla siebie oferty, ale jednocześnie też utrudnia podjęcie ostatecznej decyzji, ponieważ zakres usług jednego biura może diametralnie różnić się od zakresu drugiego. Ważne jest, aby dokładnie zapoznać się z oferowanymi usługami rachunkowymi, a także z metodologią pracy danego biura.
Czym jest nowoczesne biuro rachunkowe?
Obecnie na polskim rynku wiele podmiotów świadczących usługi księgowe określanych jest mianem biura rachunkowego, jednak tylko część z nich jest w stanie sprostać oczekiwaniom współczesnego biznesu. Różnica ta wynika z możliwej skali działalności, portfela usług, czy też rodzaju obsługiwanych podmiotów.
Podmioty oferujące nowoczesne usługi rachunkowe to firmy, które nie tylko ograniczają się do wprowadzania operacji gospodarczych do systemów księgowych, czy rozliczania podatków, ale inwestują w technologie informatyczne, systemy bezpieczeństwa, systemy ochrony danych oraz wszechstronne i multidyscyplinarne wykształcenie swoich pracowników.
W przypadku nowoczesnych biur bezpieczeństwo i kontrola mają równie ważne znaczenie, co jakość usług. Dodatkowo oferują one możliwość dostępu do dokumentacji online, co likwiduje ograniczenia dotyczące siedziby firmy i wybranego biura rachunkowego. Szczególne znaczenie ma to dla podmiotów spoza granic kraju, które coraz chętniej korzystają z usług nowoczesnych biur księgowych.
Księgowość wewnętrzna czy biuro rachunkowe – porównanie korzyści
Z pewnością każdy przedsiębiorca stanął kiedyś przed wyborem pomiędzy księgowością wewnętrzną a biurem rachunkowym. Zarówno jedna, jak i druga opcja mają swoje zalety, ale i wady. Podjęcie ostatecznej decyzji na pewno nie jest proste i uzależnione jest od kilku istotnych czynników, na które warto zwrócić szczególną uwagę:
| KSIĘGOWOŚĆ WEWNĘTRZNA | PROFESJONALNE BIURO RACHUNKOWE | |
|---|---|---|
| Ciągłość pracy | nieprzewidziana nieobecność powoduje przestoje w procesowaniu spraw księgowych i kadrowo-płacowych | doświadczony zespół jest przygotowany na wiele nieprzewidzianych ewentualności, dbając o nieprzerwane świadczenie usług |
| Poprawność rozliczeń | za ewentualne, nieumyślne pomyłki pracownika firma może obciążyć go odpowiedzialnością jedynie do trzykrotności jego wynagrodzenia | doświadczenie ekspertów gwarantuje prawidłowość wykonanych rozliczeń, a odpowiedzialność za pomyłki zapisana jest w umowie |
| Czas i zasoby | konieczność poświęcenia dodatkowego czasu na kontrolę pracy działów księgowości, kadr i płac zmniejsza potencjał rozwoju firmy | wydelegowanie obszarów „pobocznych” na zewnątrz pozwala klientowi skupić się na jego działalności i maksymalizować zyski |
| Kontrola | tylko jeśli pracownik księgowy jest dobrze zorganizowanym, obecnym każdego dnia w pracy specjalistą | stały dostęp do obsługujących zespołów ekspertów oraz możliwość samodzielnego podglądu dokumentów online |
| Doświadczenie | wystarczające jedynie na bieżące potrzeby, które szybko mogą wzrosnąć wraz z rozwojem firmy | zespoły i procedury stworzone do obsługi firm o różnej skali, dopasowane do rosnących potrzeb klienta |
| Technologia | darmowe narzędzia i systemy, często niewystarczające do zaawansowanej obsługi księgowej | nowoczesne, skalowalne rozwiązania IT nadążające za współczesnymi trendami i zmianami w przepisach |
| Koszty | wynagrodzenie, sprzęt i oprogramowanie, dostęp do literatury fachowej, szkolenia, koszty poniesione w wyniku ewentualnej pomyłki | dokładnie określane przez zleceniodawcę usługi według potrzeb i przedstawionego cennika biura rachunkowego |
Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?
Najlepszą metodą podczas wybierania podmiotu świadczącego usługi rachunkowe jest usystematyzowane porównanie ofert kilku usługodawców. Zazwyczaj głównym aspektem wyboru dobrego biura jest cena usług, lokalizacja siedziby, liczba klientów oraz znajomość języka obcego. Aspekty te jednak nie świadczą o sprawności usługi. Dlatego też podczas wyboru warto wziąć pod uwagę kilka kryteriów, które pomogą podjąć decyzję:
1. Bezpieczeństwo dokumentacji i ochrona danych
Każda firma szanuje i chroni swoje dane, dlatego przy wyborze biura rachunkowego aspekt bezpieczeństwa jest niezwykle istotny. Korzystając z usług nowoczesnego biura rachunkowego, w pewnym stopniu kontrolę nad ochroną danych przekazuje się podmiotowi zewnętrznemu, który zazwyczaj korzysta z własnych systemów, w wyniku czego dane finansowe podlegają w najlepszym przypadku innym procedurom zabezpieczającym niż te, które stosuje firma zlecająca usługi. Niestety często zdarza się również, że nie są w żaden sposób chronione. W celu weryfikacji, czy dane będą chronione, warto skorzystać z pomocy wewnętrznych służb lub zewnętrznej firmy doradczej, która przeprowadzi audyt bezpieczeństwa potencjalnego zleceniobiorcy. Warto również zadać reprezentantom biura rachunkowego kilka istotnych pytań:
- czy posiada spisaną wewnętrzną politykę bezpieczeństwa,
- jak zapobiega wyciekowi danych,
- jak zabezpiecza swoje serwery,
- jak zapobiega utracie danych.
2. Aktywne podejście do realizacji zadań
Często stosowaną praktyką biur rachunkowych jest bierne oczekiwanie na przesłanie dokumentów przez klienta i tym samym zrzucenie na niego odpowiedzialności w przypadku opóźnień z przygotowywaniem dokumentów. Dlatego też biuro rachunkowe powinno przedstawić potencjalne możliwe obiegi dokumentów:
- posiadane narzędzia usprawniające obieg,
- propozycje klasycznego, „papierowego” obiegu, bądź innego, alternatywnego,
- czy współpraca jest możliwa bez przesyłania oryginalnych dokumentów,
- możliwość wykorzystywania e-faktur.
3. Wyszkolenie pracowników biura
Warto sprawdzić, czy pracownicy danego biura rachunkowego doszkalają się we własnym zakresie, czy też firma inwestuje w zorganizowany sposób w zatrudnione osoby. Jest to ważny aspekt, ponieważ zarówno w przypadku właściciela biura, jak i pracowników posiadanie licencji księgowej nie jest obecnie narzucane przepisami.
4. Doświadczenie w pracy na systemach księgowych
Pytanie na temat znajomości obsługi różnych systemów jest istotne, szczególnie w przypadku, gdy usługa będzie świadczona na podstawie systemu klienta. Co prawda sytuacja, w której biuro rachunkowe odmawia wykonywania usługi z tego powodu występuje rzadko, jednakże niewiele z nich jest naprawdę przygotowana do świadczenia takiej usługi (chociażby ze względów technicznych).
5. Systemy wspierające działalność operacyjną klienta
Księgowość powinna być elementem wspierającym działania biznesowe, poprzez dostarczanie aktualnych i poprawnych danych, które to pozwalają podejmować decyzje. Nowoczesne biuro rachunkowe zaś powinno posiadać odpowiednie systemy oraz doświadczenie w przekazywaniu informacji na potrzeby biznesowe. W celu zweryfikowania potencjalnego, dobrego biura rachunkowego najlepiej zadać pracownikom pytanie dotyczące systemu, jakim zamierzają wspierać działalność klienta.
6. Jacy pracownicy będą zaangażowani w świadczenie usług
Często zdarza się, że sprzedający usługi reprezentant biura rachunkowego podczas współpracy nie ma kontaktu z klientem. Dlatego też przed podpisaniem umowy warto dowiedzieć się, kto będzie zaangażowany w świadczenie usługi, jaki jest zespół, jakie ma doświadczenie, jaki zna język, a co najważniejsze, czy jest to osoba, z którą bez problemu będzie można się skontaktować i która będzie znać wszystkie zagadnienia związane z usługą.
7. Wielkość zespołu
Większa liczba pracowników nie świadczy o wyższej jakości usług, jednakże w przypadku kryzysowej sytuacji kilku pracowników może nie sprostać pewnym wyzwaniom merytorycznym, jak i zwiększonej ilości pracy w danym okresie. Również w razie kłopotów kadrowych większa liczba pracowników zapewni ciągłość usługi.
8. Zakres usług biura rachunkowego
Przewagą firm multidyscyplinarnych nad biurami świadczącymi wyłącznie usługi rachunkowe, jest możliwość konsultacji ze specjalistami z innych dziedzin, np. e-sprawozdań finansowych, usług podatkowych, czy doradztwa prawnego.
9. Referencje i doświadczenie w pracy z klientami
Warto również sprawdzić, czy potencjalne biuro rachunkowe ma doświadczenie w obsłudze firm o podobnej skali, co nasza firma. Bycie największym klientem danego biura rachunkowego niesie ryzyko, że biuro będzie mieć trudności w świadczeniu usług.
10. Specjalizacja w danej branży
Szczególnie w przypadku dużych firm istotne jest, aby specjaliści w swoich dziedzinach obsługiwali dane przedsiębiorstwo. Z pewnością będzie to znaczniej korzystniejsze niż w przypadku obsługi uniwersalnych księgowych.
11. Odpowiedzialność biura rachunkowego
Zlecając prowadzenie księgowości, przedsiębiorca oczekuje, iż może być pewny, że zatrudnieni w profesjonalnym biurze rachunkowym specjaliści zapewnią prawidłowość rozliczeń księgowo-podatkowych. W przypadku ewentualnych pomyłek każde dobre biuro księgowe posiada ubezpieczenie, co zapewnia dodatkowe zabezpieczenie. Przy wyborze biura rachunkowego warto sprawdzić, czy dana firma posiada polisę OC, pomimo iż nie jest obowiązkowa.
Co decyduje o wyborze dobrego biura rachunkowego?
Choć nie istnieje jeden sprawdzony sposób na uzyskanie 100% pewności przy wyborze dobrego biura rachunkowego, to zastosowanie się do powyższych wskazówek może sprawić, że wybór ten będzie lepiej zorganizowany i przemyślany.
Warto rozważyć kilka ofert, nie kierując się wyłącznie ceną oferowanych usług, która to powinna być wypadkową powyżej wymienionych aspektów. Warto również wnikliwie zapoznać się z warunkami umowy, w szczególności zwracając uwagę na obowiązki stron i zakres świadczonych usług rachunkowych.
ZOBACZ TAKŻE:
- Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego
- Procesowe podejście w zarządzaniu outsourcingiem księgowości
- Obsługa biura rachunkowego w dobie pracy zdalnej
Rafał Michniewicz
Partner Zarządzający w MDDP Outsourcing w Warszawie
