Prawidłowe dokumentowanie transakcji - jak należy to robić?
Na przedsiębiorcach prowadzących działalność gospodarczą spoczywa obowiązek dokumentowania każdej wykonanej transakcji.
Unikanie ewidencjonowania odpowiednich dokumentów może się zakończyć dotkliwą karą, łącznie z pobytem w więzieniu. Przepisy dokładnie definiują zasady wystawiania dokumentów sprzedaży, w dużej mierze zależą one od tego, kto będzie nabywcą. Prowadząc firmę warto wiedzieć, jak prawidłowo dokumentować wszystkie transakcje, gdyż ewentualne pomyłki mogą być przyczyną różnych problemów.
Faktury VAT
W przypadku sprzedaży towarów czy wykonywania usług pomiędzy przedsiębiorcami podstawowymi dokumentami ewidencjonującymi ten fakt są faktury. Płatnicy VAT mają obowiązek wystawiać je zawsze, gdy klientem jest firma, a także na prośbę osób prywatnych, natomiast podmioty zwolnione z VAT wtedy, gdy zażąda tego nabywca.
Faktura powinna być wystawiona najpóźniej do 15 dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym został dostarczony towar lub wykonana usługa, albo w przypadku otrzymania wcześniejszej zapłaty. W niektórych przypadkach, na przykład przy druku i sprzedaży książek, obowiązują specjalne zasady związane z wystawianiem faktur.
Rachunki
Obecnie rachunki są ograniczone do wąskiej grupy podmiotów, ale jeszcze niedawno były one powszechnie wykorzystywane. Dzisiaj mogą je wystawiać osoby pracujące w oparciu o umowę zlecenie lub o dzieło, osiągające dochody z tytułu działalności trenerskiej, oświatowej, literackiej, artystycznej i literackiej, a także duchowni. Rachunek powinien być wystawiony w okresie do 7 dni od daty wykonania usługi lub wydania towaru, albo w przeciągu 7 dni od momentu poproszenia o to przez klienta.
Paragony
Ostatnim z popularnych dokumentów służących do rejestrowania sprzedaży są paragony. Wystawia się je przede wszystkim osobom prywatnym, a ich ewidencja odbywa się za pomocą kasy lub drukarki fiskalnej. Jednym z najważniejszych obowiązków spoczywających na przedsiębiorcach jest wydawanie paragonu bez względu na to, czy klient go chce czy też nie. Do paragonu może także zostać wystawiona faktura, przepisy precyzyjnie określają czas, przez jaki można tego żądać.
Prawidłowe dokumentowanie transakcji jest bardzo ważne przy prowadzeniu każdej działalności usługowej czy handlowej. W razie wątpliwości można się zgłosić po poradę do specjalistów z zakresu usług księgowych – z pewnością pomogą oni w każdej sytuacji.
