Prowadzenie teczki pracowniczej elektronicznie – zalety rozwiązania

Prowadzenie elektronicznego archiwum danych pracowniczych to nie tylko wygoda i łatwy dostęp do bazy danych, ale i ważne udogodnienia prawne, w tym ustawowe skrócenie aż o 40 lat (z 50 do 10) obowiązku przechowywania teczki osobowej pracownika. Możliwość nowoczesnego zarządzania aktami pracowników i ich cyfrowa archiwizacja to ogromna wygoda w codziennej pracy biznesowej i gwarancja bezpieczeństwa.

Zalety rozwiązania

Elektroniczne teczki pracownicze są tańsze w obsłudze niż klasyczna, papierowa dokumentacja. Tradycyjne teczki, ze względu na poufność zawartych w nich danych osobowych, wymagały przechowywania ich w specjalnych, ognioodpornych szafach pancernych, których koszt wynosił nawet do 4 000 złotych. Elektroniczna baza danych pracowniczych rozwiązuje ten problem bezpowrotnie, dzięki czemu zakup szaf nie jest i nie będzie potrzebny nawet, kiedy do firmy przyjęci zostaną nowi pracownicy. Elektroniczna obsługa teczek pracowniczych to również ułatwienie współpracy danego podmiotu z zewnętrznym partnerem świadczącym outsourcing kadr i płac. Nie będzie już konieczności drukowania i skanowania dokumentów, jak miało to miejsce do tej pory. Decydując się na skorzystanie z oferty outsourcingu dla firm, możemy liczyć na to, że nowoczesne biuro zapewni optymalny wybór oprogramowania do obsługi dokumentacji pracowniczej. Teczki elektroniczne ułatwiają również przeszukiwanie bazy i aktualizowanie danych, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Teraz dane pracownika przechowuje się przez 10 lat

Od tego roku obowiązuje regulacja, która dotyczy czasu przechowywania teczek pracowniczych (czy to w formie papierowej, czy elektronicznej). Wraz z 1 stycznia 2019 roku obligatoryjny okres przechowywania danych o pracownikach uległ skróceniu z 50 do 10 lat. Przepis dotyczy jednak osób zatrudnionych po tej dacie.

Choć obecne regulacje nie narzucają pracodawcom, w jakiej formie mają prowadzić akta pracownicze, warto rozważyć przejście na system elektroniczny. Wygoda zarządzania dokumentacją, łatwość wyszukiwania i aktualizowania danych, a także cyfrowa archiwizacja to najważniejsze zalety elektronicznych teczek pracowniczych.

Dowiedz się więcej o możliwościach, które oferuje e-teczka i elektroniczne prowadzenie akt osobistych pracowników.