Profil zaufany – czy ułatwia załatwianie spraw księgowych w firmie?
Polscy obywatele mają do dyspozycji Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP), która jest nadzorowana przez Ministerstwo Cyfryzacji. Umożliwia ona załatwienie wielu urzędowych spraw bez wychodzenia z domu.
Tzw. profil zaufany jest alternatywą elektronicznego podpisu, który uprawomocnia wiele dokumentów i wniosków. Nie wszyscy jednak zdają sobie sprawę, że taka wygoda nie jest dostępna wyłącznie dla osób fizycznych, lecz także dla przedsiębiorców i właścicieli firm.
Jakie korzyści wynikają ze stosowania profilu zaufanego?
W odróżnieniu od elektronicznego podpisu z aktualnym certyfikatem bezpieczeństwa jest to rozwiązanie bezpłatne (profil jest ważny 3 lata, a po upływie tego okresu istnieje możliwość jego przedłużenia bez ponoszenia dodatkowych kosztów). W skali roku pozwala to zaoszczędzić nawet kilkaset złotych. Wszystkie polskie urzędy traktują profil zaufany na równi z dokumentem podpisanym odręcznie.
Wygodna i przejrzyście zaprojektowana platforma umożliwia kontakt z wybranymi placówkami (m.in. z ZUS-em albo Urzędem Skarbowym), a większość pism została zaimplementowana w formie gotowych arkuszy, które wypełniają się automatycznie na podstawie wyboru dokonanego przez e-petenta. W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej możemy mówić o dużej oszczędności czasu i środków finansowych (kserokopie wniosków, raportów, sprawozdań), które byłyby wymagane przy tradycyjnym załatwianiu spraw.
Istotną rolę z punktu widzenia ekonomii czasu odgrywa możliwość zarządzania sprawami księgowymi za pośrednictwem profilu zaufanego. Wysyłanie fizycznych wniosków albo raportów nie jest już konieczne – niezbędne skany możemy przesłać w formie załącznika do wniosku.
Innowacje w walce z biurokracją
Wszystkie niezbędne informacje o procedurze zakładania profilu zaufanego znajdują się na oficjalnej stronie Ministerstwa Cyfryzacji. Administrator profilu (w domyśle właściciel) może wybierać osoby, które uzyskają prawo do podpisywania dokumentów w imieniu firmy. Pozwoli to m.in. usprawnić przebieg finalizowania różnych spraw, a także udostępnić niezbędne informacje innym organom albo firmom.
Kwalifikowany podpis elektroniczny i profil zaufany to rozwiązania, które mogą pomóc przedsiębiorcom w załatwianiu spraw księgowych. Jeśli przedsiębiorca może się nimi posługiwać, łatwiejsza będzie również współpraca z biurem rachunkowym. Uprości to wymianę informacji pomiędzy firmą a podmiotem świadczącym outsourcing usług księgowych, a także pozwoli szybciej uwierzytelniać rozliczenia wysyłane do Urzędu Skarbowego, jak np. comiesięczny JPK_VAT.
