Bolączki związane z przygotowaniem elektronicznych sprawozdań finansowych

Już od kilku miesięcy wiadomo, że znacząca część firm w Polsce musi przygotować sprawozdania finansowe w nowym formacie – jako elektroniczne sprawozdania finansowe (xml).

Zagadnienie wydaje się początkowo dość trywialne – bo w zasadzie trudniej jest zamknąć rok, przygotować sprawozdanie finansowe jako takie, niż skonwertować finalny produkt na odpowiedni rodzaj pliku. A jednak, jak to w praktyce bywa – diabeł tkwi w szczegółach.

Poniżej przedstawiamy listę problematycznych zagadnień, które spotkaliśmy pracując dla naszych Klientów:

• programy do e-sprawozdań często nie są kompatybilne z plikami sprawozdań

Nie mamy dokładnych wyliczeń, ale zakładamy że grubo ponad 90% sprawozdań w Polsce jest przygotowywanych w Excelu. Jeśli program Excelem nie jest, często zderzamy się z potrzebą przeniesienia, a mówiąc wprost – przepisania danych do programu – co jak wiemy trwa i generuje błędy

• wiele programów nie pozwala na mapping pól z elektronicznych sprawozdań z tradycyjnym sprawozdaniem

Ponownie sprowadza się to do ręcznego przepisywania. Jest to tym bardziej irytujące, jeśli odpowiadamy za grupę spółek, które mają identyczny układ sprawozdawczy.

• w programach do e-sprawozdań finansowych często nie ma podstawowych checków

Spotkaliśmy się z programami, które bez najmniejszego sygnału przyjmują dane gdzie aktywa nie zgadzają się z pasywami, nie wspominając o braku bardziej zaawansowanych kontrolek.

• w programach do elektronicznych sprawozdań finansowych nie będziemy w stanie wprowadzić dodatkowych kontrolek (np. z powodu ich braku w programie), czy też własnych wyliczeń, które moglibyśmy zrobić w Excelu

• programy do e-sprawozdań często muszą być wdrażane, co zajmuje czas, a ponadto potrzeba często na nie zgody korporacyjnej – co niekiedy zajmuje jeszcze więcej czasu

Powyższych problemów udało się uniknąć w programie do e-sprawozdań, który stosujemy w MDDP Outsourcing, dostępnym dla Klientów jako narzędzie bądź jako usługa.

To z jednej strony prosty technicznie Excel ze wszystkimi jego zaletami, z drugiej strony narzędzie zawierające nasz know how, zdobyty na bazie przygotowania tysięcy sprawozdań dla setek Klientów, w tym od tego roku wielu elektronicznych sprawozdań finansowych.

Magdalena Michniewicz
Senior Manager w MDDP Outsourcing