Automatyzacja raportowania INTRASTAT w systemie Enova dla lidera e-commerce z branży odzieżowej

22.05.2025

30–40 tysięcy faktur miesięcznie, ponad 3000 pozycji do ręcznego przetworzenia i jedno rozwiązanie, które skróciło czas pracy z kilku dni do dwóch godzin – tak zespół MDDP Outsourcing poradził sobie z INTRASTAT, wspierając lidera e-commerce z branży odzieżowej.

Sytuacja wyjściowa i potrzeby klienta e-commerce z branży odzieżowej

INTRASTAT bez błędów i ręcznego przetwarzania tysięcy rekordów? Poznaj historię o tym, jak zautomatyzowaliśmy raportowanie w systemie Enova dla spółki działającej w branży odzieżowej.

Klient: Polska marka odzieży sportowej dla kobiet, działająca od 2016 roku, lider sprzedaży online na rynku krajowym. Spółka realizuje miesięcznie ok. 30–40 tys. faktur sprzedaży, głównie na rzecz kontrahentów krajowych i z krajów Europy środkowej.

Sytuacja: Dynamiczny wzrost skali działalności oraz liczby transakcji międzynarodowych sprawił, że klient osiągnął wartości progowe, obligujące do raportowania danych statystycznych w systemie INTRASTAT. Obowiązek ten wiązał się z koniecznością comiesięcznego przygotowania szczegółowych zgłoszeń obejmujących m.in.: kod CN i opis towaru, kraj pochodzenia i przeznaczenia, warunki dostawy, rodzaj transakcji, wartości fakturowe i statystyczne czy masę netto.

Wyzwanie: Miesięczne zgłoszenia klienta obejmowały ponad 3000 pozycji, co przy braku automatyzacji oznaczało konieczność ręcznego przetwarzania tysięcy wierszy danych. Proces ten był wysoce czasochłonny, obarczony ryzykiem błędu i nieefektywny operacyjnie – jego realizacja mogła zajmować nawet kilka dni roboczych. Klient oczekiwał rozwiązania, które pozwoliłoby przyspieszyć proces i zredukować ryzyka operacyjne.

Jak zespół MDDP Outsourcing zautomatyzował raportowanie INTRASTAT na potrzeby lidera e-commerce z branży odzieżowej?

1. Analiza procesu i opracowanie narzędzia automatyzującego

Zespół MDDP Outsourcing, wykorzystując własne zasoby eksperckie (na czele z wewnętrznym działem IT), przeanalizował strukturę danych i proces przygotowania deklaracji INTRASTAT. Na tej podstawie multidyscyplinarny zespół fachowców opracował dedykowane narzędzie zintegrowane z systemem Enova, które automatycznie generowało zestawienie transakcji za dany miesiąc z wymaganymi polami (tj.: kod CN, opis towaru, kraj pochodzenia, kraj wysyłki, masa netto, cena jednostkowa i inne dane niezbędne do zgłoszenia).

2. Usprawnienie przetwarzania i przygotowywania danych do eksportu

Dla potrzeb zgłoszenia stworzony został plik zbiorczy, grupujący dane według kodu CN i kraju przeznaczenia, przypisujący im konkretne indeksy i umożliwiający przetwarzanie ponad 10 000 pozycji w sposób przejrzysty i spójny. Tak przygotowany plik był podstawą do wygenerowania finalnego formatu importowego do aplikacji ISTAT 2.52, służącej do wysyłki deklaracji przez platformę PUESC.

3. Ograniczenie ryzyk operacyjnych i odzyskanie kontroli nad procesem

Dzięki nowemu podejściu udało się zredukować czas przygotowania deklaracji z kilku dni do ok. 2 godzin. Zespół MDDP Outsourcing był również w stanie nadrobić zaległe zgłoszenia z okresu przed podjęciem współpracy z klientem, zapewniając zgodność z terminami oraz jakość wymaganą przez organy celno-skarbowe.

Jakie korzyści przyniosła klientowi automatyzacja INTRASTAT dzięki MDDP Outsourcing?

• Znaczna oszczędność czasu operacyjnego – skrócenie procesu z kilku dni do ok. 2 godzin.
• Eliminacja ryzyka ludzkiego błędu – wynikającego z ręcznego wprowadzania danych.
• Wprowadzenie skalowalności procesu – do ponad 10 000 pozycji danych.
• Uporządkowanie i ustandaryzowanie procesu sprawozdawczego.
• Zapewnienie bieżącej i terminowej realizacji obowiązków statystycznych.

Dzięki wdrożonemu przez MDDP Outsourcing narzędziu do automatyzacji zgłoszeń INTRASTAT, dynamiczna marka z branży e-commerce mogła odzyskać pełną kontrolę nad procesem raportowania i znacząco ograniczyć zaangażowanie czasowe oraz ryzyko błędów. Klient zyskał stabilne, skalowalne i zgodne z wymogami rozwiązanie, które wspiera go zarówno w bieżącej działalności, jak i w dalszym rozwoju sprzedaży międzynarodowej.

MDDP OUTSOURCING – NOWOCZESNE USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autor: Łukasz Krówka, Starszy księgowy, MDDP Outsourcing Warszawa