Outsourcing głównego księgowego w firmie IT – skuteczne wsparcie wewnętrznej księgowości i migracja systemu ERP

04.09.2025

Szybko rozwijająca się firma technologiczna potrzebowała nie tylko sprawnie działającego działu finansowego, ale również nadzoru księgowego, który zapewni zgodność z przepisami i bezpieczeństwo operacyjne – szczególnie w kontekście wdrożenia nowego systemu ERP. Rozwiązaniem okazało się elastyczne powierzenie funkcji głównego księgowego zespołowi MDDP Outsourcing Polska.

Profil klienta: młoda spółka z branży AI

Klientem była nowo utworzona spółka IT działająca w sektorze sztucznej inteligencji. Firma powstała w 2024 roku w ramach większej grupy kapitałowej i specjalizuje się w projektowaniu rozwiązań AI dla startupów oraz innowacyjnych przedsiębiorstw.

W związku z planowanym wdrożeniem nowego systemu finansowo-księgowego oraz potrzebą ustrukturyzowanego nadzoru nad obszarem finansów, spółka zdecydowała się – wzorem innych podmiotów z grupy – na outsourcing funkcji głównego księgowego do MDDP Outsourcing Polska.

Wyzwanie: migracja systemu i zapewnienie zgodności z przepisami

Mimo posiadania własnego zespołu księgowego, spółka potrzebowała wsparcia w zakresie organizacji i kontroli procesów księgowych, zapewnienia zgodności z przepisami podatkowymi i rachunkowymi, doradztwa przy migracji danych do nowego systemu ERP, pomocy w bieżących wyzwaniach raportowych i rozliczeniowych oraz uzupełnienia kompetencji, bez konieczności rozbudowy zespołu wewnętrznego.

Zakres wsparcia MDDP Outsourcing Polska jako zewnętrznego głównego księgowego

W ramach współpracy eksperci MDDP Outsourcing Polska realizowali m.in.:

• przygotowanie danych do migracji do nowego systemu księgowego;
• przegląd zapisów księgowych, analizę kont i sald;
• wsparcie w klasyfikacji zdarzeń gospodarczych pod kątem VAT i CIT;
• nadzór nad zamknięciami okresów sprawozdawczych (procedura „zamknięcia miesiąca”);
• przygotowanie kalkulacji CIT i zaliczek na podatek dochodowy;
• weryfikację plików JPK_V7M;
• wsparcie w przygotowaniu sprawozdań finansowych;
• pomoc w obsłudze systemu księgowego i bieżących problemach podatkowych.

Efekty współpracy? Bezpieczeństwo, płynność i właściwa struktura

Dzięki outsourcingowi funkcji głównego księgowego firma zapewniła sobie merytoryczne wsparcie już od pierwszych miesięcy działalności. Migracja do nowego systemu ERP przebiegła sprawnie i bez zakłóceń, a procesy księgowe zachowały ciągłość i zgodność pomimo zmian organizacyjnych. Wyraźnie oddzielono odpowiedzialności pomiędzy zespołem wewnętrznym a zewnętrznym partnerem oraz zbudowano fundamenty pod dalszy rozwój funkcji finansowej w firmie.

FAQ – najczęstsze pytania klientów o outsourcing głównego księgowego

Czy outsourcing głównego księgowego jest bezpieczny dla firm technologicznych?

Tak – pod warunkiem wyboru partnera posiadającego zarówno wiedzę branżową, jak i doświadczenie w pracy z różnymi systemami księgowymi oraz znajomość lokalnych przepisów.

Czy można outsourcować tylko wybrane obszary?

Oczywiście. Firmy często decydują się np. na nadzór nad zamknięciem miesiąca, przygotowanie deklaracji CIT/VAT lub wsparcie przy sprawozdawczości finansowej.

Jak wygląda proces migracji systemu księgowego z pomocą zewnętrznego partnera?

Zewnętrzny zespół pomaga przygotować dane, wspiera testy migracyjne oraz zapewnia zgodność zapisów z nowym systemem – minimalizując ryzyko błędów i opóźnień.

Autor: Elżbieta Pazdrowska, Junior Manager w katowickim biurze MDDP Outsourcing Polska

Outsourcing funkcji głównego księgowego to rozwiązanie, które nie tylko zabezpiecza kluczowe procesy finansowe, ale także uzupełnia kompetencje zespołu wewnętrznego – szczególnie w dynamicznych branżach, takich jak IT czy AI. Przykład opisanej tu współpracy pokazuje, że odpowiednio dobrany partner może pomóc młodej spółce wejść na wyższy poziom organizacyjny już od samego początku działalności.

MDDP OUTSOURCING POLSKA – NOWOCZESNE USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <