Czy KSeF umożliwi dodawanie załączników do faktury?

Co warto wiedzieć na temat dodawania załączników do faktur w KSeF i jak się do tego przygotować? Kto będzie mógł korzystać z tej funkcjonalności i na jakich zasadach? Rozwiewamy wątpliwości!

Wraz z nadchodzącym obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przedsiębiorcy zadają sobie coraz więcej pytań. Jedno z najczęstszych brzmi: Czy będzie można dołączać załączniki do faktur w KSeF? Odpowiedź brzmi: tak – ale tylko w wybranych przypadkach oraz na określonych zasadach. Poniżej wyjaśniamy, jak będzie działać ta funkcjonalność, kto będzie mógł z niej korzystać i jak się do tego przygotować.

Komu i po co są potrzebne załączniki w KSeF?

Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza z branż takich, jak energetyka, telekomunikacja czy paliwa, w toku konsultacji dot. Krajowego Systemu e-Faktur, zgłaszało potrzebę dołączania do nich szczegółowych danych – takich, które nie mieszczą się w standardowej strukturze faktury. Przykłady? Rozliczenia zużycia energii w podziale na punkty poboru; opłaty za usługi telekomunikacyjne wg numerów; sprzedaż paliwa wg pojazdów nabywcy – to tylko jedne z najczęstszych. Ministerstwo Finansów odpowiedziało na te potrzeby, projektując nową funkcjonalność w strukturze FA(3), która wejdzie w życie od 1 lutego 2026 roku.

Jak będą działać załączniki w KSeF?

Technicznie – to nie są zwykłe pliki. Załącznik nie będzie osobnym plikiem (np. PDF, JPG), lecz integralną częścią faktury w strukturze XML – jako specjalny węzeł o nazwie „Zalacznik”. Będzie zawierał tabele z danymi specyficznymi dla branży, np. nagłówki kolumn, wiersze i podsumowania.

Jakie są kluczowe założenia dotyczące załączników w KSeF?

• Tylko jeden załącznik na fakturę.
• Maksymalny rozmiar faktury z załącznikiem: 3 MB.
• Brak możliwości przesyłania plików graficznych lub binarnych.

Kto będzie mógł korzystać z załączników w Krajowym Systemie e-Faktur?

Nie każdy. Funkcjonalność będzie dostępna tylko dla tych podatników, którzy wcześniej zgłoszą taką potrzebę. Zgodnie z najnowszym brzemieniem przepisów: „przesyłanie do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem jest możliwe po otrzymaniu przez podatnika od Szefa Krajowej Administracji Skarbowej potwierdzenia możliwości wystawiania i przesyłania do tego systemu tych faktur wydanego na czas określony.”

Jak wygląda proces zgłaszania wniosku o możliwość korzystania z załączników w KSeF krok po kroku?

1. Dokonanie zgłoszenia przez API – zawierającego m.in. uzasadnienie potrzeby, typ dokumentowanych czynności, przewidywaną liczbę i rozmiar faktur z załącznikiem.
2. Weryfikacja wniosku przez Ministerstwo Finansów – do 30 dni od zgłoszenia.
3. Aktywacja funkcji załączników w KSeF – na okres dówch lat, z możliwością przedłużenia.
4. Po upływie dwóch lat – możliwość aktualizacji lub anulowania zgłoszenia.

Co może być załącznikiem do e-faktury?

Załącznikiem w KSeF mogą być szczegółowe dane podatkowe, takie jak:

• jednostki miary, ilości, ceny jednostkowe,
• a także dane branżowe (np. numer licznika, taryfa, numer pojazdu).

Czego nie wolno dołączać do e-faktury w KSeF? Przede wszystkim:

• umów, zamówień, protokołów odbioru,
• a także: instrukcji obsługi, cenników, ofert czy newsletterów.

UWAGA! Załącznik nie może zawierać treści marketingowych, handlowych ani operacyjnych. Przesyłanie takich danych może skutkować odebraniem dostępu do funkcji.

Podwójny obieg faktur – realny scenariusz dla wielu firm!

Choć celem KSeF jest ujednolicenie i automatyzacja procesu fakturowania, rzeczywistość wielu firm – zwłaszcza w pierwszym okresie obowiązywania systemu – będzie bardziej złożona. W praktyce oznacza to konieczność funkcjonowania w modelu podwójnego obiegu dokumentów. Dlaczego? Ponieważ nowa struktura FA(3) i możliwość dodawania załączników do faktur w KSeF to krok naprzód, ale z istotnymi ograniczeniami. Załączniki muszą spełniać ściśle określone wymagania – mogą zawierać jedynie dane podatkowe, takie jak jednostki miary, ilości, ceny jednostkowe czy dane branżowe (m.in. wspomniane powyżej taryfy, punkty poboru czy numery rejestracyjne pojazdów). Nie mogą natomiast zawierać dokumentów typowo operacyjnych. W efekcie wiele firm będzie musiało nadal przesyłać część dokumentów poza KSeF – np. e-mailem, przez systemy DMS lub jako załączniki do wizualizacji faktury.

Jak podwójny obieg faktur będzie wyglądać w praktyce?

W modelu podwójnego obiegu:

• faktura trafia do KSeF w formacie XML (z ewentualnym załącznikiem zgodnym ze strukturą FA(3));
• pozostałe dokumenty (np. protokół odbioru, kosztorys, zdjęcia) są przesyłane kontrahentowi innym kanałem – najczęściej e-mailem lub przez platformę dokumentową;
• odbiorca otrzymuje więc dwa elementy: fakturę z KSeF oraz dokumenty towarzyszące, które nie mogą być formalnie częścią faktury.

Co podwójny obieg dokumentów będzie oznaczał dla firm na co dzień?

• Więcej obowiązków – trzeba zarządzać dwoma kanałami komunikacji i zapewnić spójność danych.
• Ryzyko błędów – brak załącznika lub jego niezgodność z fakturą może prowadzić do nieporozumień lub zakwestionowania rozliczenia.
• Potrzeba integracji – będą przydatne systemy, które automatycznie połączą dane z KSeF z dokumentami zewnętrznymi.

Jak się przygotować na załączniki w KSeF? Oto 5 kluczowych etapów!

1. Identyfikacja typów dokumentów dołączanych do faktur.

Warto zrobić wewnętrzny audyt i sprawdzić, które załączniki są niezbędne dla kontrahentów firmy lub urzędów.

2. Sprawdzenie używanego oprogramowania księgowego oraz ERP.

Warto zweryfikować, czy obecnie stosowane systemy pozwalają na integrację z KSeF oraz czy umożliwiają bezpieczne dołączanie plików.

3. Ustalenie wewnętrznych procedur.

Kto odpowiada za kompletowanie dokumentów? Kiedy należy je dołączyć? Jak są archiwizowane?

4. Zadbanie o zgodność z RODO i bezpieczeństwo danych.

Załączniki mogą zawierać dane osobowe – należy się więc upewnić, że procesy mające miejsce w firmie spełniają określone wymogi prawne.

5. Skorzystanie z wsparcia specjalistów.

MDDP Outsourcing to nie tylko dostawca usług księgowych – to partner w cyfrowej transformacji. Zespół księgowych oraz doświadczonych integratorów kompleksowo wspiera klientów firmy w profesjonalnym, bezpiecznym i efektywnym przygotowaniu do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zgodnie z indywidualnymi potrzebami biznesowymi i specyfiką danej organizacji. Dzięki doświadczeniu, gotowym narzędziom i szerokiemu zespołowi fachowców, MDDP Outsourcing zapewnia nie tylko zgodność z przepisami, ale również realne usprawnienia w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstw.

Jak MDDP Outsourcing może pomóc?

Dodawanie załączników do faktur w KSeF to krok w stronę większej elastyczności i dostosowania systemu do realnych potrzeb firm. Ale to także nowe obowiązki, wymagające przygotowania technicznego i proceduralnego. Jeśli Państwa firma:

• wystawia faktury z dużą liczbą danych,
• działa w branży energetycznej, telekomunikacyjnej lub paliwowej,
• korzysta z systemów ERP zintegrowanych z API KSeF,

to warto już dziś rozpocząć przygotowania do wdrożenia tej funkcji.

Eksperci MDDP Outsourcing zajmują się takimi projektami od miesięcy i pomogli już wielu klientom. Dzięki ich wsparciu klienci:

• wdrażają KSeF bez stresu i błędów,
• automatyzują procesy finansowe,
• przygotowują się do obsługi załączników w FA(3).

Zapraszamy do kontaktu z MDDP Outsourcing i umówienia się na niezobowiązujące spotkanie. > KONTAKT <

MDDP OUTSOURCING – USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autor: Paulina Łańska, Junior Manager z katowickiego biura MDDP Outsourcing