Czy warto skorzystać z outsourcingu księgowości od 1 stycznia?

Co roku otrzymujemy wiele zapytań czy lepiej rozpoczynać współpracę z nowym dostawcą usług księgowych od 1 stycznia (właściwie, to od nowego roku obrotowego) czy też nie ma to znaczenia i można księgi przejmować również w trakcie roku. Zawsze odpowiadamy – to zależy…

Kiedy przenosić usługi księgowe?

Co do zasady nie ma przeciwwskazań na przejęcie ksiąg w trakcie roku obrotowego, mając na uwadze to, że również w takim momencie można zmienić system księgowy, czy dostawcę usług. Zarówno przy przejęciu od początku, jak i w trakcie roku, należy wykonać szereg prac – od przeglądów i aktualizacji procedur, poprzez analizy nieefektywności i błędów, aż po migrację danych (w wypadku zmiany systemów księgowych lub około księgowych).

W każdym z podejść będziemy musieli w wybranych okolicznościach i w określonym zakresie wracać do danych historycznych, zaksięgowanych przez poprzednich księgowych – albo w trakcie raportowania i porównywania do poprzednich okresów, albo podczas przygotowywania deklaracji podatkowych, sprawozdań finansowych czy obsługi audytów, a w ostateczności podczas kontroli skarbowych.

Różnica w podejściu wydaje się więc najbardziej widoczna w sytuacji, gdzie przejmujemy dane na nowy system księgowy – a konkretnie dostępność danych do raportowania zarządczego. Przy przejściu od początku roku mamy dostępne wszystkie dane (za bieżący rok) w jednym systemie, a szczegółowe dane historyczne w poprzednim. Przy przejściu w trakcie roku – albo migrujemy dane szczegółowe od początku roku co stanowi dodatkowy wysiłek i koszt, albo musimy się pogodzić z faktem posiadania danych (bieżących) w dwóch systemach. Takich problemów nie mamy przy przejściu do nowego dostawcy od początku nowego roku obrotowego.

Podsumowując – każde przejście do nowego dostawcy usług księgowych jest dość złożonym procesem, który trzeba starannie zaplanować realizować z uwzględnieniem powyższych różnic. W niektórych sytuacjach przejście od początku roku (najczęściej 1 stycznia) może być w praktyce odrobinę łatwiejsze.