Dane porównawcze w sprawozdaniu finansowym

Aby treść bilansu czy rachunku wyników była przydatna użytkownikowi, musi on mieć możliwość zestawienia informacji bieżących z tymi z poprzedniego okresu.

Nadchodzi koniec roku kalendarzowego. Dla wielu firm jest również koniec roku obrotowego. Oznacza to, że za okres zakończony 31 grudnia 2013 roku będą musiały przeprowadzić procedury zamknięcia roku i przygotować sprawozdanie finansowe. Warto krótko przypomnieć, jak można w nim zaprezentować dane porównawcze.

Ustawa o rachunkowości nakazuje stosować zasady rachunkowości dotyczące m.in. grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych w sposób ciągły – tak, aby wynikające z nich informacje za kolejne lata obrotowe były porównywalne. Należy pamiętać, że sprawozdanie finansowe to dokument, który umożliwia jego użytkownikom ocenę sytuacji majątkowej i finansowej danej firmy, a analiza ekonomiczno-finansowa często obejmuje więcej niż jeden rok obrotowy.

Prezentacja danych porównawczych oraz stosowanie takich samych zasad rachunkowości jak w okresach poprzednich zwiększa użyteczność oraz wartość informacyjną sprawozdań finansowych. Jeżeli uor nie daje odpowiedzi na nurtujące kierownika jednostki oraz jej służby księgowo-finansowe pytania dotyczące powyższych zagadnień, jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości.

Kwestie zasad prezentacji danych w aspekcie porównywalności sprawozdań finansowych reguluje Krajowy Standard Rachunkowości Nr 7 „Zmiany zasada (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja”.

Z czego składa się sprawozdanie finansowe

Zgodnie prawem bilansowym sprawozdanie finansowe składa się z:

•     bilansu,
•     rachunku zysków i strat,
•     oraz informacji dodatkowej, która obejmuje wprowadzenie do sprawozdania finansowego i dodatkowe informacje i objaśnienia.

Jednostki, których sprawozdania finansowe zgodnie z art. 45 ust. 3 uor podlegają badaniu przez biegłego rewidenta, sporządzają ponadto:

•     zestawienie zmian w kapitale własnym,
•     rachunek przepływów pieniężnych.

Spółki kapitałowe i komandytowo-akcyjne (oraz pozostałe podmioty wymienione w art. 49 uor) wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym przygotowują sprawozdanie z działalności.

Elementy sprawozdania finansowego powinny zawierać informacje, których minimalny zakres określony jest w załącznikach do uor. Aby dane sprawozdawcze wykazywały większą użyteczność dla użytkowników sprawozdania finansowego, należy je zestawić z odpowiednimi danymi porównawczymi za poprzedni rok obrotowy.

Dane ze sprawozdania z poprzedniego roku

W zakresie danych porównawczych uor wymaga, aby wykazywać:

• w bilansie – stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy,
• w rachunku zysków i strat – przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy,
• w zestawieniu zmian w kapitale (funduszu) własnym – informacje o zmianach poszczególnych składników kapitału (funduszu) własnego za bieżący i po-przedni rok obrotowy,
• w rachunku przepływów pieniężnych – dane za bieżący i poprzedni rok obrotowy.

Szczególna sytuacja zachodzi, gdy bieżący rok obrotowy (za który dana jednostka gospodarcza sporządza sprawozdanie finansowe) różni się długością od poprzedniego okresu obrachunkowego. W biznesowej rzeczywistości takie przypadki zdarzają się często.

Przykład

Spółka Alfa powstała 1 sierpnia 2011 roku. Pierwszy rok obrotowy spółki trwał dłużej niż 12 kolejnych miesięcy. Taką możliwość przewiduje art. 3 ust. 1 pkt 9 uor: jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. Rok obrotowy spółki jest zgodny z rokiem kalendarzowym. Oznacza to, że okresy sprawozdawcze dla sprawozdania finansowego sporządzanego za 2013 r. w spółce Alfa są następujące:

• 1 sierpnia 2011 r. – 31 grudnia  2012 r. – poprzedni rok obrotowy,
• 1 stycznia 2013 r. – 31 grudnia 2013 r. – bieżący rok obrotowy.

Przykład

Od 30 kwietnia 2013 r. spółka Beta znajduje się w toku postępowania likwidacyjnego. Zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 6 uor zamknęła księgi na dzień poprzedzający postawienie w stan likwidacji. Kolejny okres obrotowy trwa od dnia postawienia w stan likwidacji do ostatniego dnia przyjętego roku obrotowego (w spółce Beta jest on zgodny z rokiem kalendarzowym). Oznacza to, że okresy sprawozdawcze, za które spółka powinna przedstawić dane w sprawozdaniu finansowym sporządzanym za 2013 r. są następujące:

• 1 stycznia 2013 r. – 29 kwietnia 2013 r. – poprzedni okres sprawozdawczy,
• 30 kwietnia 2013 r. – 31 grudnia 2013 r. – bieżący okres sprawozdawczy.

Sprawozdania finansowe obejmujące okresy sprawozdawcze o różnej długości

W przypadku sporządzania sprawozdania finansowego obejmującego okresy sprawozdawcze różnej długości, uor nakazuje, aby wykazywać:

• w bilansie – stany aktywów i pasywów na ten dzień oraz na dzień kończący rok obrotowy bezpośrednio poprzedzający ten dzień bilansowy,
• w rachunku zysków i strat – przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący okres sprawozdawczy oraz analogiczny okres sprawozdawczy poprzedniego roku obrotowego,
• w zestawieniu zmian w kapitale (funduszu) własnym – informacje o zmianach poszczególnych pozycji kapitału (funduszu) własnego za bieżący okres sprawozdawczy i poprzedni rok obrotowy,
• w rachunku przepływów pieniężnych – dane za bieżący okres sprawozdawczy i analogiczny okres sprawozdawczy poprzedniego roku obrotowego.

Pomocny KSR

Zgodnie z KSR7, różna długość okresów sprawozdawczych prezentowanych w sprawozdaniu finansowym nie narusza ciągłości stosowania przyjętych zasad rachunkowości. W informacji dodatkowej (we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego) jednostka powinna poinformować o długości okresów sprawozdawczych.

Jak czytamy dalej w § 7.5 KSR7: „Jeżeli jednak, zdaniem jednostki, prezentowanie w rachunku zysków i strat oraz w rachunku przepływów pieniężnych danych za okresy o różnej długości mogłoby utrudnić użytkownikom wykorzystanie sprawozdań finansowych do celów analitycznych, to może ona przedstawić dane porównawcze (wynikające z ksiąg rachunkowych) w rachunku zysków i strat oraz w rachunku przepływów pieniężnych, a dane – za okres o długości odpowiadającej długości okresu sprawozdawczego ujawnić w dodatkowych informacjach i objaśnieniach, wraz z danymi wykazanymi w sprawozdaniu finansowym”.

Mniej lub więcej miesięcy

Różna długość okresów nie zakłóca porównywalności danych porównawczych i sprawozdawczych z bilansu i zestawienia zmian w kapitale własnym. Inaczej może być w przypadku danych z rachunku zysków i strat oraz rachunku przepływów pieniężnych. W takim przypadku, jeżeli jednostka uzna, że przedstawienie nieprzeliczonych danych porównawczych w tych elementach sprawozdania może wprowadzić w błąd jego użytkowników, to należy wówczas dokonać odpowiednich działań, aby doprowadzić dane za poprzedni okres sprawozdawczy do postaci porównywalnej z danymi za bieżący rok obrotowy.

Brak bezpośredniego uregulowania sposobu ustalania danych porównawczych daje podmiotom gospodarczym pewną dowolność w sprowadzaniu danych za bieżący i poprzedni rok obrotowy do wspólnego mianownika.

Z praktyki przygotowywania sprawozdań finansowych

W praktyce stosuje się różne rozwiązania. Jeśli system informatyczny, przy pomocy którego prowadzone są księgi rachunkowe, daje taką możliwość, można wygenerować dane za konkretny okres, który będzie stanowić fragment poprzedniego roku obrachunkowego.

Ustalenie danych porównawczych może być również wynikiem czysto matematycznych działań – na przykład poprzez podzielenie poprzedniego roku obrotowego przez ilość miesięcy (ewentualnie tygodni, dni itp.), które obejmował i pomnożenie wyniku przez ilość miesięcy (ewentualnie tygodni, dni itp.), które obejmuje okres sprawozdawczy.

Umożliwia to  art. 4 ust. 4 uor, który mówi, że jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia. Należy jednak pamiętać jednak, że w ramach przyjętych zasad rachunkowości dana jednostka gospodarcza nie może postępować wbrew koncepcji true and fair view, która gwarantuje rzetelną i jasną prezentację sytuacji majątkowo-finansowej oraz rezultatów prowadzonej przez nią działalności.

Na zasadzie uproszczenia

Kierownik jednostki może również uznać – na podstawie przeprowadzonej analizy danych finansowych jednostki, że okresy sprawozdawcze o różnej długości są porównywalne i odstąpić od sprowadzania ich do wspólnego mianownika. W każdym przypadku warto w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego opisać sposób, w jaki ustalono dane porównawcze oraz ewentualne metody ich obliczenia.

Przykład

Spółka Gamma powstała 5 września 2011 roku i zgodnie z możliwością, jaką daje uor przyjęła, że pierwszy rok obrotowy będzie trwał dłużej niż 12 kolejnych miesięcy i zakończy się 31 grudnia 2012 roku. Kolejne lata obrotowe zgodnie z umową spółki pokrywają się z latami kalendarzowymi.
Gamma przygotowuje się do sporządzenia sprawozdania finansowego za 2013 rok i ustala zakres danych, jakie będą prezentowane w tym dokumencie. Przyjęto założenie, że na podstawie art. 45 ust. 3 uor spółka jest zwolniona z obowiązku sporządzania zestawienia zmian w kapitale własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych.

Wariant I

Przy założeniu, że Gamma wygeneruje dane porównawcze bezpośrednio z systemu informatycznego, przy pomocy którego prowadzi księgi rachunkowe, wybrane dane w sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy zakończony 31 grudnia 2013 r. mogą wyglądać następująco:

	DANE SPRAWOZDAWCZE	DANE PORÓWNAWCZE
		rzeczywiste	porównywalne
INFORMACJA DODATKOWA (WPROWADZENIE DO SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO)	Sprawozdanie finansowe zostało przygotowane za okres od 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2013 r. Poprzedni rok obrotowy spółki obejmował okres od 5 września 2011 r. do 31 grudnia 2012 r. i był pierwszym rokiem obrotowym jednostki. Prezentowane w niniejszym sprawozdaniu finansowym dane porównawcze obejmują okres od 1 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2012 r.
BILANS	wg stanu na 31.12.2013	wg stanu na 31.12.2012	wg stanu na 31.12.2012
RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT	za okres 01.01.2013-31.12.2013	za okres 05.09.2011-31.12.2012	za okres 01.01.2012-31.12.2012

Wariant II

Przy założeniu, że Gamma zdecyduje się ustalić zakres danych porównawczych na podstawie własnych obliczeń (zamiast danych z sytemu księgowego), wybrane dane w sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy zakończony 31 grudnia 2013 r. mogą wyglądać następująco:

	DANE SPRAWOZDAWCZE	DANE PORÓWNAWCZE
		rzeczywiste	porównywalne
INFORMACJA DODATKOWA (WPROWADZENIE DO SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO)	Sprawozdanie finansowe zostało przygotowane za okres od 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2013 r. Poprzedni rok obrotowy spółki obejmował okres 16-stu miesięcy, tj. od 5 września 2011 r. do 31 grudnia 2012 r. i był pierwszym rokiem obrotowym jednostki. Dane porównawcze w niniejszym sprawozdaniu finansowym obejmują 12 miesięcy poprzedniego roku obrotowego i prezentowane są zgodnie z zapisami art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości jako  danych liczbowych z poprzedniego roku obrotowego. Ten sposób prezentacji danych porównawczych nie zniekształca jasnego i rzetelnego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej spółki.
BILANS	wg stanu na 31.12.2013	wg stanu na 31.12.2012	wg stanu na 31.12.2012
RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT	za okres 01.01.2013-31.12.2013	za okres 05.09.2011-31.12.2012	z okresu 05.09.2011-31.12.2012

Magdalena Kraszewska-Szuba z biura rachunkowego MDDP Outsourcing w Warszawie