Delegacje służbowe krajowe i zagraniczne – kluczowe informacje dla pracodawców

Krajowa lub zagraniczna podróż służbowa wiąże się z konkretnymi obowiązkami w zakresie dokumentacji, wypłaty świadczeń oraz rozliczeń podatkowych. Przedstawiamy aktualne limity, stawki i najważniejsze różnice, które należy uwzględnić w polityce delegacyjnej firmy.

W każdym przedsiębiorstwie delegacje służbowe – zarówno krajowe, jak i zagraniczne – są nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu. Właściwe zarzadzanie tym obszarem, to nie tylko kwestia organizacyjna, ale również księgowa i podatkowa. Poniżej najważniejsze aspekty tego zagadnienia, jakie powinien znać każdy przedsiębiorca kierujący pracownika w podróż służbową.

Co to jest delegacja służbowa i komu przysługuje?

Delegacja służbowa to czasowa zmiana miejsca świadczenia pracy na polecenie pracodawcy. Delegacja może być krajowa lub zagraniczna i przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Może też dotyczyć osób pracujących na umowach cywilnoprawnych, jeśli umowa to przewiduje. Ważne jest jednak, aby cel delegacji był związany z działalnością gospodarczą i został właściwie udokumentowany.

Jakie świadczenia przysługują pracownikom w trakcie służbowej delegacji?

W czasie delegacji pracownikowi przysługują określone świadczenia finansowe oraz zwrot kosztów podróży. Najważniejsze z nich to:

• dieta – rekompensuje zwiększone koszty wyżywienia,
• zwrot kosztów przejazdu – na podstawie biletu lub ryczałtu,
• zwrot kosztów noclegu – na podstawie faktury lub ryczałtu,
• ryczałt za dojazdy lokalne – np. dojazd z hotelu na miejsce spotkania.

Jak powinno wyglądać dokumentowanie i rozliczanie delegacji?

Pracownik po zakończeniu delegacji powinien przedstawić rozliczenie podróży służbowej. Najczęściej stosowanym dokumentem jest druk rozliczenia delegacji. Do takiego rozliczenia należy dołączyć wspomniane powyżej dokumenty, tj.: faktury i rachunki za noclegi, bilety za przejazdy (kolej, autobus, samolot), paragony za inne wydatki (np. parkingi, autostrady) oraz ewentualnie oświadczenia o wydatkach nieudokumentowanych. W przypadku kontroli podatkowej niewłaściwe rozliczenie delegacji może skutkować zakwestionowaniem kosztów uzyskania przychodu lub nałożeniem kar przez organ kontrolny.

Delegacja krajowa vs zagraniczna – jakie są różnice księgowe?

Delegacje krajowe i zagraniczne różnią się nie tylko walutą i stawkami diet, ale także:

• koniecznością przeliczania kosztów według kursu NBP,
• innym limitem ryczałtu noclegowego,
• zasadami opodatkowania (niektóre zagraniczne diety mogą podlegać częściowemu opodatkowaniu).

Jakie są aktualne stawki i limity dotyczące delegacji służbowych w 2025 roku?

Delegacja krajowa:

• dieta: 45 zł,
• ryczałt noclegowy: 67,50 zł,
• ryczałt dojazdowy: 9 zł.

Delegacje zagraniczne – wybrane kraje:

• Niemcy: dieta 49 EUR, nocleg 150 EUR,
• Francja: dieta 50 EUR, nocleg 180 EUR,
• Czechy: dieta 41 EUR, nocleg 120 EUR,
• Ukraina: dieta 42 EUR, nocleg 100 EUR,
• USA: dieta 59 USD, nocleg 300 USD.

Kurs: średni kurs NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień rozpoczęcia delegacji.

Zarządzanie delegacjami to obszar wymagający znajomości przepisów podatkowych i praktycznych rozwiązań organizacyjnych. Jeśli potrzebują Państwo profesjonalnego wsparcia w zakresie rozliczeń delegacji zapraszamy do skorzystania z profesjonalnej obsługi oraz doświadczenia zespołu MDDP Outsourcing!

MDDP OUTSOURCING – USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autor: Olha Onyshchak, Asystent Księgowy, MDDP Outsourcing – biuro Warszawa