Dokąd zmierzają systemy do zarządzania elektronicznymi aktami osobowymi?
Blog

Dokąd zmierzają systemy do zarządzania elektronicznymi aktami osobowymi? O jakie funkcjonalności powinny być uzupełniane, by odpowiadać na bardziej kompleksowe potrzeby pracowników działów HR i całych firm?

16.05.2022
elektroniczne akta osobowe

Jeszcze przez wejściem w życie w ustawy z dnia 10 stycznia 2019 r. O zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, wiele podmiotów doceniło korzyści płynące z pracy z zasobem dokumentów kadrowych w wersji elektronicznej (choć w przypadku akt osobowych należało to robić w owym czasie równolegle do wersji „papierowej”). Sama możliwość pracy z dokumentami elektronicznymi była i co warto podkreślić nadal jest, wystraczającą przesłanką do digitalizacji dotychczasowego zbioru dokumentów personalnych. Daje ona takie korzyści jak: łatwość i szybkość dostępu w każdym czasie i z każdego miejsca, wygodne wyszukiwanie, elektroniczna dystrybucja, możliwość nadawania dostępu do wybranych jej części, a nie całości.

Dopiero wyżej wymieniona ustawa znacząco zwiększyła popularność prowadzenia akt osobowych w wersji elektronicznej. Wprowadziła ona bowiem dwie nowe, niezależne od siebie możliwości: skrócenie czasu przechowywania akt osobowych oraz prowadzanie ich jedynie w formie elektronicznej.

Biorąc pod uwagę koszty powierzchni do przechowywania, wyposażenia tych pomieszczeń (odpowiednie szafy, parametry powietrza, zabezpieczenia przeciwpożarowe), materiałów biurowych (teczka na akta osobowe) dla wielu firm była to przesądzająca zachęta do skorzystania z tych możliwości.

Szybko okazało się, że firmy które zdecydowały się zdigitalizować swoje zasoby dokumentów osobowych chciałyby jeszcze szerzej wykorzystać możliwości jakie daje elektroniczne repozytorium.

Najistotniejsze dodatkowe elementy funkcjonalne, które mogą być wprowadzane do systemów do zarządzania elektronicznymi aktami osobowymi przedstawiam poniżej.

Zwiększenie możliwości wyszukiwania dokumentów i raportowania

Samo rozporządzenie do ustawy wymienia wymagane do rejestrowania metadane, ale są to dane obowiązkowe (minimalne). Można ich jednak rejestrować znacznie więcej, jednak mieszcząc się w rozsądnej liczbie, aby przy okazji nie generować zbyt wysokiego nakładu pracy podczas wprowadzania dokumentu do systemu czy w samym procesie digitalizacji. Dzięki temu zyskuje się więcej parametrów możliwych do wyboru jako kryteria wyszukiwania. A w szczególności, „data ważności” dokumentu może pozwolić na automatyczne raportowanie dokumentów, którym kończy się termin ważności (różnego rodzaju badania i szkolenia, umowy zawierane na czas okresowy).

Kontrola dokumentów w teczce osobowej

Podstawą bolączką w prowadzeniu akt osobowych i kontrolowania czy wszystkie obligatoryjne dokumenty zostały odebrane/ przekazane przez pracownika. Dlatego częstym wymaganiem użytkowników jest, aby system umożliwiał lub co najmniej wspierał kontrolę kompletności dokumentów w teczkach.

Obsługa podpisywania umów w e-teczce

W procesie przekształcania dokumentacji tradycyjnej na elektroniczną istotnym zadaniem jest jej digitalizacja. Obowiązkowe jest wykonanie pierwszego kroku, czyli digitalizacja aktualnych akt.

Jednak po wstępnej digitalizacji będą pojawiać się nowe dokumenty. Jeśli będą to np. umowy (dla różnych form zatrudnienia), które będą podpisywane w sposób tradycyjny, to ponownie konieczne będzie ich skanowanie.

Można tego uniknąć, wdrażając czy też wykorzystując jedno z wielu już dostępnych platform do składania podpisów elektronicznych, w tym podpisu kwalifikowanego, czy formy dokumentowej. Idąc dalej, aby uniknąć wielokrotnego wprowadzenia (osadzania) dokumentów do wielu systemów / platform (systemy do zrządzania elektronicznymi i aktami osobowymi i platformy do podpisywania umów), nowym wymaganiem użytkowników jest właśnie integracja e-teczek z platformami do składania podpisów. W takim przypadku umowy zawierane z pracownikami będą mogły być całkowicie obsłużone w wersji elektronicznej, zaczynając od e-teczki jako systemu wiodącego w procesie. Trendem, który pojawia się wyniku realizacji potrzeb użytkowników, jest obsługa w e-teczce procesu od wprowadzenia dokumentu, skierowania go do podpisu (decydując o ścieżce i typach podpisów) i następnie śledzenia jego statusu (kto i kiedy podpisał), a na samym końcu już bezobsługowe umieszczenie w repozytorium e-teczki.

Autor: Szymon Churski, Partner w MDDP Outsourcing.