Elektroniczne akta osobowe – obowiązki wobec pracowników i ZUS

Od stycznia 2019 r. wejdzie w życie ustawa, która umożliwi pracodawcy prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej oraz skrócenie okresu jej przechowywania do 10 lat.

Między innymi na stronach ZUS można znaleźć coraz więcej informacji o nowych wymogach. Oto najważniejsze kwestie, na które trzeba zwrócić uwagę.

Akta – papierowo czy elektronicznie

Aktualnie przedsiębiorcy zatrudniający pracowników mają obowiązek prowadzić i przechowywać akta pracownicze w formie papierowej. Od stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł wybrać papierową lub elektroniczną postać dokumentacji. Forma przechowywania akt będzie zależeć od pracodawcy, przy czym:

• zmiana z postaci papierowej na elektroniczną nastąpi poprzez wykonanie odwzorowania cyfrowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy;
• zmiana z postaci elektronicznej na papierową nastąpi poprzez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność z oryginałem.

O każdej zmianie postaci przechowywania akt pracodawca będzie zobowiązany poinformować pracowników, jak również umożliwić im odbiór poprzedniej wersji dokumentacji w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji. Po tym okresie będzie można zniszczyć poprzednią postać dokumentów.

Skrócony z 50 do 10 lat okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie obowiązywać od stycznia 2019 r., ale nie będzie dotyczyć akt wszystkich pracowników bądź zleceniobiorców.

1. Dokumentację pracowników lub zleceniobiorców zatrudnionych przed 01.01.1999 r., oraz wykonujących pracę górniczą i prace równorzędne z pracą górniczą pracodawca będzie przechowywać przez okres 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy.

2. Dokumentację pracowników lub zleceniobiorców zatrudnionych w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r., pracodawca będzie przechowywać przez 50 lat lub może ten okres skrócić do 10 lat, jeśli przekaże do ZUS następujące dokumenty:

• oświadczenie ZUS OSW,
• raporty informacyjne ZUS RIA za każdego ubezpieczonego zatrudnionego w powyższym okresie. [Więcej informacji na ten temat]

Pracodawca, który złoży do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raport informacyjny będzie miał obowiązek:

• przekazania kopii raportu pracownikowi lub zleceniobiorcy wraz z dowodami potwierdzającymi wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub o  szczególnym charakterze,
• pouczenia pracownika lub zleceniobiorcy o okresie przechowywania akt,
• poinformowania pracownika lub zleceniobiorcy o prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej w terminie miesiąca kalendarzowego po upływie okresu przechowywania akt,
• poinformowania pracownika o prawie do uzyskania kopii dokumentacji w sprawach zw. ze stosunkiem pracy.

Złożenie raportów informacyjnych przez pracodawcę za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 r. do 31.12.2018 r., umożliwi skrócenie okresu przechowywania ich dokumentacji pracowniczej do 10 lat oraz anuluje obowiązek wystawiania większości aktualnie obowiązujących, dodatkowych dokumentów w celu przyznania emerytury lub renty pracownikowi lub zleceniobiorcy.

3. Dokumentację pracowników lub zleceniobiorców zatrudnionych pierwszy raz po 01.01.2019 r., pracodawca będzie przechowywać przez 10 lat.

Pracodawcy, począwszy od stycznia 2019 r., będą przekazywać do ZUS (w imiennych raportach za ubezpieczonych) wszystkie konieczne informacje niezbędne do ustalenia prawa do emerytury lub renty. Zmieni się również formularz wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych pracownika ZUS ZWUA, gdzie dodatkowo pracodawca będzie podawać datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy po 01.01.2019 r., pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie mieć obowiązek przekazania pracownikowi informacji o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (50 lub 10 lat),
• możliwości i terminie odbioru tej dokumentacji,
• zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania.

Pracodawca zniszczy dokumentację w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór.

Powyższe zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2019 r. Pracodawcy nadal oczekują na kolejne przepisy wykonawcze, dające więcej wytycznych umożliwiających dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do nowych przepisów i przygotowanie się na elektronizację dokumentacji pracowniczej. Zainteresowanych tą tematyką w szerszym zakresie, w szczególności systemami do elektronicznego prowadzenia akt osobowych, zapraszamy do zapoznania się z innymi naszymi publikacjami:

• Jak wdrożyć elektroniczne akta osobowe?
• Akta osobowe pracownika
• Portal pracowniczy

Justyna Kowalczyk
Specjalista ds. rozliczeń ZUS w biurze rachunkowym MDDP Outsourcing w Warszawie