Blog

Elektroniczne akta osobowe - szybciej niż myślisz

01.12.2017
Elektroniczne akta osobowe

W prasie i specjalistycznych portalach informacyjnych pojawiły się w ostatnich dniach artykuły, mówiące o tym, że Rada Ministrów zaakceptowała projekt przepisów umożliwiający pracodawcom przechowywanie akt pracowniczych wyłącznie w formie elektronicznej. Jednocześnie przekazywane są doniesienia, iż obowiązkowa zawartość akt pracowniczych zostanie znacząco rozszerzona. Planuje się bowiem dołączenie do teczek osobowych dokumentacji związanej z czasem pracy. I choć szczegółów jeszcze nie ma, to można sobie wyobrazić, jak znacząco wpłynie to na objętość obowiązkowo gromadzonej dokumentacji.

Akta pracownicze rozrastają się wraz ze stażem pracy pracownika, którego dotyczą. Umieszczanie w nich dokumentów związanych z czasem pracy spotęguje ten efekt. Co za tym idzie, wzrosną również koszty związane z przechowywaniem akt: nowe pomieszczenia, szafy, teczki, wydruki.

Gotowe rozwiązania dostępne już dziś

Na szczęście firmy będą miały wybór i same będą mogły zadecydować jak przechowywać dokumentację: papierowo czy elektronicznie. W obliczu znaczącego wzrostu ilości dokumentacji, wydaje się, że jedynym racjonalnym sposobem na prowadzenie teczek osobowych jest postać cyfrowa, a rozsądnym działaniem będzie zdigitalizowanie istniejących zbiorów teczek osobowych i przejście na całkowicie elektroniczną formę ich prowadzenia.

Mimo, że projekty przepisów wprowadzających możliwość elektronicznego prowadzenia akt osobowych nie zostały jeszcze wprowadzone w życie, to już dziś można skorzystać z gotowych rozwiązań dotyczących tzw. e-teczek, przygotowując się z wyprzedzeniem na nadchodzące zmiany.

Możliwe są dwie drogi:

  • powierzenie prowadzenia akt osobowych MDDP Outsourcing, również w formie elektronicznej
  • wykorzystanie (wdrożenie lub dostęp w chmurze) specjalistycznego narzędzia FlexiHRM, do elektronicznego zarządzania zasobem dokumentów pracowniczych.

Jeśli jesteście Państwo zainteresowani wymienionymi powyżej rozwiązaniami, to zapraszamy do kontaktu. Chętnie przedstawimy Państwu korzyści, płynące z naszych propozycji oraz funkcjonalności Portalu Pracowniczego FlexiHRM. Jesteśmy przekonani, iż te rozwiązania okażą się dobrym wyborem i odpowiedzią na nowe obowiązki – bez względu na rodzaj Państwa działalności.