Elektroniczne procesy kadrowe – digitalizacja dokumentów i podpisy elektroniczne

Digitalizacja dokumentów kadrowych od kilku lat odmieniana jest przez wszystkie przypadki jako sposób na usprawnienie procesów HR. Co jednak faktycznie oznacza digitalizacja? Najprościej mówiąc, elektroniczne procesy kadrowe, to posługiwanie się dokumentami w formie elektronicznej zamiast papierowej. W praktyce jednak digitalizacja dokumentów HR wiąże się z kosztami wdrożenia oraz utrzymania integracji systemów kadrowych z dostawcami usług zaufania, którzy oferują obsługę podpisów elektronicznych. Największą efektywność osiąga się wtedy, gdy rozwiązania do składania podpisów są wbudowane bezpośrednio w system HR.

SPIS TREŚCI 

1. Różne poziomy digitalizacji dokumentów HR
2. Podpis kwalifikowany a dokumenty kadrowe
3. Usługi zaufania i integracje z systemami HR
4. Podsumowanie
5. FAQ – Digitalizacja dokumentów kadrowych

Różne poziomy digitalizacji dokumentów HR

Zakres i trudność digitalizacji zależą od rodzaju dokumentu lub procesu.

• Podstawowy poziom dotyczy dokumentów niewymagających podpisu pracownika ani pracodawcy (np. instrukcje, regulaminy, procedury). Umieszczenie plików PDF w intranecie, firmowej bazie wiedzy lub na dysku sieciowym technicznie spełnia definicję digitalizacji, choć rzadko bywa uznawane za jej pełny sukces.
• Kolejny poziom to wnioski kadrowe pracowników, które nadal nie wymagają podpisu (np. wniosek o potwierdzenie zatrudnienia lub zarobków). W tym przypadku konieczny jest system – najczęściej portal pracowniczy – umożliwiający składanie elektronicznych formularzy z obowiązkowymi polami oraz obiegiem zgodnym ze ścieżkami akceptacji. Takie procesy stosunkowo łatwo obsłużyć poprzez wdrożenie rozwiązań samoobsługi pracowniczej.
• Największym wyzwaniem są dokumenty wymagające podpisu elektronicznego.
  Część oświadczeń pracownika (np. dotyczących dodatkowych świadczeń lub ulg) może być składana w formie dokumentowej. Inne – jak deklaracja rezygnacji z PPK – wymagają już podpisu kwalifikowanego.

Podpis kwalifikowany a dokumenty kadrowe

Z podpisu elektronicznego kwalifikowanego można korzystać w Polsce od ponad 20 lat. Jego powszechne zastosowanie rozpoczęło się po wejściu w życie unijnego rozporządzenia eIDAS w 2016 r. W tym samym roku zrównano skutki prawne podpisu kwalifikowanego z podpisem własnoręcznym w kodeksie cywilnym.

Dzięki temu w obszarze dokumentów wymagających podpisu reprezentanta firmy możliwe jest całkowite wyeliminowanie papierowego obiegu. Koszt podpisu kwalifikowanego dla członka zarządu jest relatywnie niski i zazwyczaj nie stanowi bariery.

Inaczej wygląda sytuacja po stronie pracowników. Z powodów kosztowych rzadko dysponują oni własnym podpisem kwalifikowanym, a finansowanie podpisów dla całej załogi przez pracodawcę często okazuje się nieopłacalne. Z tego powodu digitalizacja dokumentów kadrowych bywa niespełnioną ambicją wielu organizacji.

Usługi zaufania i integracje z systemami HR

Dla firm bardziej zdeterminowanych dostępne są usługi zaufania oferujące jednorazowe podpisy kwalifikowane – znacznie tańsze niż podpisy długoterminowe. Umożliwia to finansowanie podpisów składanych przez pracowników, także w modelu masowym.

Jednocześnie ręczne kierowanie dokumentów do podpisu, choć spełnia warunki elektronicznych procesów kadrowych, jest procesem pracochłonnym i mało efektywnym. Dlatego coraz większe znaczenie mają integracje systemów HR z dostawcami podpisów elektronicznych – poprzez API lub gotowe wtyczki.

Uruchomienie procesu podpisywania dokumentów bezpośrednio z systemu HR pozwala realnie zautomatyzować cały cykl: od utworzenia dokumentu, przez podpisanie, po dystrybucję i archiwizację – bez drukowania i pobierania plików.

Należy jednak pamiętać, że implementacja API to osobny projekt, często obciążony dodatkowymi kosztami wdrożenia i utrzymania. Opłaty te – obok kosztu samego podpisu – mogą znacząco podnieść jednostkowy koszt procesu.

Podsumowanie

Dlatego w każdym projekcie digitalizacji dokumentów kadrowych konieczna jest indywidualna analiza, czy korzyści biznesowe rzeczywiście przewyższają koszty wdrożenia i utrzymania.

FAQ

Czy digitalizacja dokumentów kadrowych zawsze wymaga podpisu elektronicznego?
Nie. Wiele dokumentów HR, takich jak regulaminy, instrukcje czy procedury, nie wymaga podpisu i może funkcjonować wyłącznie w formie elektronicznej.

Jaki podpis elektroniczny jest wymagany w dokumentach kadrowych?
To zależy od dokumentu. Część oświadczeń pracowniczych może być składana w formie dokumentowej, natomiast np. rezygnacja z PPK wymaga podpisu kwalifikowanego.

Czy pracodawca musi zapewnić pracownikom podpis kwalifikowany?
Nie ma takiego obowiązku. Pracodawca może jednak skorzystać z jednorazowych podpisów kwalifikowanych oferowanych przez dostawców usług zaufania.

Czy integracja podpisu elektronicznego z systemem HR jest konieczna?
Nie jest obowiązkowa, ale znacząco zwiększa efektywność procesu. Integracja pozwala automatycznie tworzyć, podpisywać, dystrybuować i archiwizować dokumenty bez pracy ręcznej.

Autor: Szymon Churski, Partner, MDDP Outsourcing

Poszukują Państwo polecanego i profesjonalnego partnera, który wspiera firmy w zakresie księgowości, kadr i płac? Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy rozwiązania najlepiej dopasowane do Państwa potrzeb.