Gdy firma wzywa z wakacji

29.08.2014

OBOWIĄZKI

Zwrot wydatków za bilet lotniczy pracownikowi odwołanemu z urlopu nie jest elementem wynagrodzenia podwładnego. Wypłacona z tego tytułu kwota powiększy pozostałe koszty rodzajowe.

Zgodnie z art. 152 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracownikowi przysługuje prawo do corocznego nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego, którego to prawa nie może się zrzec. Wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego jest uzależniony od jego wykształcenia i stażu pracy.

Urlopy wypoczynkowe powinny być ustalane z wyprzedzeniem nawet kilkumiesięcznym, aby w firmie był zapewniony normalny i nieprzerwany tok pracy. Firmy mają w tym zakresie do dyspozycji plan urlopów. Pracodawca ustalając taki plan powinien brać pod uwagę wnioski pracowników.

Przepisy kodeksu pracy przewidują możliwość odwołania pracownika z urlopu. Zgodnie z art. 167 k.p., pracodawca może przerwać pracownikowi wypoczynek tylko wówczas, gdy jego obecności w firmie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Przepisy kodeksu pracy nie zawierają katalogu przyczyn, które uzasadniają odwołanie pracownika z urlopu. Przykładowo może być to nagła konieczność zastąpienia innego pracownika, choroba osoby zastępującej, pożar lub inny kataklizm, awaria i potrzeba pilnej naprawy specjalistycznych maszyn i urządzeń, kontrola organów podatkowych, a więc takie sytuacje, które wymagają obecności danego pracownika.

Uwaga! Odwołania z urlopu nie można mylić z pojęciem przerwania o którym mówi art. 166 kodeksu pracy.
Decyzja pracodawcy o odwołaniu pracownika z urlopu powinna być traktowana jako polecenie służbowe. To oznacza, że niewykonanie tego polecenia może być uznane za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych i tym samym skutkować rozwiązaniem stosunku pracy w trybie natychmiastowym.
W przepisach nie jest wskazana forma, w jakiej powinno być przeprowadzone odwołanie z urlopu. Może to nastąpić drogą telefoniczną, mailową itp. Pracodawca powinien wziąć pod uwagę czas potrzebny pracownikowi na powrót z wypoczynku.
Na pracodawcy odwołującym pracownika z urlopu ciąży obowiązek pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z jego odwołaniem.

Z praktyki

Przepisy nie wskazują konkretnie, o jakiego rodzaju koszty chodzi. Z praktyki wynika, że mogą być to wydatki na:

opłacony przez pracownika pobyt w hotelu, ośrodku wypoczynkowym, kwaterze prywatnej itp., wraz z opłaconym wyżywieniem – w części, w jakiej pracownik nie mógł skorzystać z tych świadczeń z powodu odwołania go z urlopu (oczywiście jeśli nie przysługuje mu zwrot tych kosztów od organizatora wypoczynku),
wykupione wcześniej wycieczki, imprezy kulturalne, rozrywkowe i rekreacyjne (np. zakup wycieczek fakultatywnych, bilety na koncert, najem żaglówki, itp.), w których pracownik nie wziął udziału wskutek odwołania go z urlopu (jeżeli nie przysługuje mu zwrot tych kosztów od organizatora tego rodzaju atrakcji),
podróż powrotną z miejsca urlopu (koszty biletów lotniczych, przejazdu pociągiem, autobusem, samochodem),
zakup biletów z zaplanowaną uprzednio datą powrotu z wczasów, mieszczącą się w uzgodnionym z pracodawcą pierwotnym terminem zakończenia urlopu (jeżeli nie ma możliwości ich zwrotu),
noclegi w drodze powrotnej z urlopu.

Poniesione przez pracownika wydatki powinny być odpowiednio udokumentowane np. fakturą, rachunkiem, biletem itp. Zatrudniony powinien załączyć je do wniosku o zwrot wydatkowanych przez siebie kwot.

Uwaga! Trzeba również zaznaczyć, że zwrot kosztów poniesionych przez odwołanego z urlopu pracownika dotyczy także wydatków związanych z powrotem członków jego najbliższej rodziny.

To nie jest przychód ze stosunku pracy

Kwota wypłacona na podstawie art. 167 k.p. z tytułu zwrotu kosztów (faktycznie poniesionych i udokumentowanych) pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem pracownika z urlopu nie jest przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT i nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (por. np. wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 28 kwietnia 2010 r., I SA/Go 56/10).

Gdyby jednak kwota zwrócona pracownikowi przekroczyła faktycznie poniesione i udokumentowane wydatki, które pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu – to różnicę tę należy potraktować jako przychód pracownika ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Co ze składkami

Ponieważ wypłacona pracownikowi kwota zwrotu wydatków związanych z odwołaniem go z urlopu nie jest przychodem ze stosunku pracy , w konsekwencji otrzymane przez pracownika z tego tytułu pieniądze nie podlegają również oskładkowaniu ZUS.

W wyjątkowych okolicznościach

Koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła są uznawane za koszty podatkowe. To ogólna zasada wynikająca z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatki wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT są natomiast wykluczone z kosztów uzyskania przychodów. A zatem gdy do odwołania z urlopu dochodzi z powodu szczególnych i nagłych potrzeb firmy, to zwrot pracownikowi wydatków poniesionych przez niego w związku z zaplanowanym wypoczynkiem będzie kosztem podatkowym pracodawcy.

Ewidencja

Podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy, który stwierdza przeprowadzenie operacji gospodarczej. W przypadku kosztów odwołania pracownika z urlopu dokumentem takim będzie PK – polecenie księgowania. Ze względu na to, że koszty te nie są częścią wynagrodzenia za pracę, zalicza się je do pozostałych kosztów i ewidencjonuje na koncie zespołu 4 „Pozostałe koszty rodzajowe”.

W jednostce prowadzącej ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4 operacja taka będzie zaewidencjonowana zapisami:

1. Decyzja o zwrocie pracownikowi kosztów odwołania z urlopu:
– Wn „Pozostałe koszty rodzajowe”
– Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”

2. Wypłata kwoty zwrotu:
– Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”
– Ma „Rachunek bankowy” lub „Kasa”.

ZOBACZ TAKŻE:

Agnieszka Bojar
Team Leader w biurze rachunkowym MDDP Outsourcing w Warszawie

zobacz pozostałe wpisy