Jak delegować pracownika do pracy za granicą? Kompleksowe zasady delegowania pracowników

Jak delegować pracownika do pracy za granicą, zgodnie z przepisami Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii? Delegowanie pracowników to proces wymagający znajomości przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz zasad podatkowych obowiązujących zarówno w Polsce, jak i w kraju przyjmującym.

Poniżej znajdziesz szczegółowe informacje dotyczące delegowania pracowników zatrudnionych w Polsce do pracy za granicą, w tym: definicję delegowania pracownika, podstawowe zasady delegowania, warunki zatrudnienia i wynagradzania, okresy delegowania, ubezpieczenie społeczne pracownika delegowanego, rezydencję podatkową oraz źródła oficjalnych informacji.

SPIS TREŚCI 

1. Czym jest delegowanie pracownika do pracy za granicą?
2. Jakie kraje obejmuje delegowanie pracowników?
3. Podstawowe zasady delegowania pracownika do pracy za granicą
4. Delegowanie krótkoterminowe – jakie warunki trzeba zapewnić?
5. Delegowanie długoterminowe
6. Wynagrodzenie pracownika delegowanego
7. Ubezpieczenie społeczne pracownika delegowanego (formularz A1)
8. Rezydencja podatkowa pracownika delegowanego
9. Gdzie uzyskać informacje o delegowaniu pracowników?
10. FAQ

Czym jest delegowanie pracownika do pracy za granicą?

Delegowanie pracownika do pracy za granicą w ramach świadczenia usług polega na tymczasowym skierowaniu pracownika zatrudnionego w Polsce do wykonywania pracy na terytorium innego państwa Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii.

Pracodawca delegujący

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, który:

• ma siedzibę lub stałe miejsce wykonywania działalności w Polsce,
• zatrudnia pracowników,
• świadczy usługi poza granicami kraju,

możesz czasowo delegować pracowników do pracy za granicą w następujących sytuacjach:

• w związku z realizacją umowy z zagranicznym kontrahentem,
• do oddziału lub przedsiębiorstwa należącego do tej samej grupy kapitałowej,
• jako agencja pracy tymczasowej delegująca pracowników do pracodawcy użytkownika za granicą.

Delegowanie występuje również wtedy, gdy pracownik tymczasowy jest kierowany do pracy w innym państwie UE, EOG lub Szwajcarii przez pracodawcę użytkownika.

Ważne: pracodawca użytkownik ma obowiązek poinformować agencję pracy tymczasowej o zamiarze delegowania pracownika przed jego skierowaniem.

Jakie kraje obejmuje delegowanie pracowników?

Delegowanie pracownika do pracy za granicą dotyczy:

• państw UE, m.in. Niemiec, Francji, Hiszpanii, Włoch, Holandii, Szwecji,
• państw EOG, tj. Norwegii, Islandii i Liechtensteinu,
• Szwajcarii.

Kim jest pracownik delegowany?

Pracownikiem delegowanym jest osoba, która:

• jest zatrudniona i stale wykonuje pracę w Polsce,
• zostaje tymczasowo skierowana do pracy w innym kraju UE, EOG lub Szwajcarii,
• wykonuje pracę na rzecz polskiego pracodawcy w ramach świadczonych przez niego usług.

Uwaga: pojęcie „pracownika” jest oceniane według przepisów kraju przyjmującego. W praktyce pracownikiem delegowanym może być również osoba wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia.

Delegowanie cudzoziemców

Pracownikiem delegowanym może być także cudzoziemiec (obywatel państwa trzeciego), który:

• legalnie przebywa i pracuje w Polsce,
• spełnia dodatkowe wymogi kraju przyjmującego (np. obowiązek posiadania wizy).

Przykład: obywatel Ukrainy delegowany z Polski do Niemiec musi uzyskać wizę typu Vander Elst.

Podstawowe zasady delegowania pracownika do pracy za granicą

Delegowanie do pracy za granicą ma charakter czasowy i nie może być stanem trwałym. Przepisy wyróżniają dwa okresy delegowania:

• do 12 miesięcy – delegowanie krótkoterminowe,
• powyżej 12 miesięcy (lub 18 miesięcy po zgłoszeniu) – delegowanie długoterminowe.

Pracodawca może wydłużyć delegowanie do 18 miesięcy, składając umotywowane powiadomienie w państwie przyjmującym przed upływem 12 miesięcy.

Delegowanie krótkoterminowe – jakie warunki trzeba zapewnić?

Jeżeli delegujesz pracownika na okres do 12 (lub 18) miesięcy, musisz zagwarantować mu warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju przyjmującym w zakresie:

• czasu pracy i okresów odpoczynku,
• minimalnego urlopu wypoczynkowego,
• wynagrodzenia wraz z obowiązkowymi składnikami,
• bezpieczeństwa i higieny pracy,
• ochrony kobiet w ciąży i młodocianych,
• równego traktowania,
• zakwaterowania, jeśli zapewnia je pracodawca,
• dodatków lub zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i noclegu.

Jeżeli warunki obowiązujące w Polsce są korzystniejsze, należy je utrzymać.

Uwaga! Nie masz obowiązku przestrzegania wymogów dotyczących wynagrodzenia i urlopu rocznego, jeżeli:

• pierwsza instalacja lub wstępny montaż określonych produktów przez wykwalifikowanych pracowników stanowi integralny element twojej umowy z odbiorcą usług w kraju przyjmującym oraz
• pracownicy są delegowani do tego kraju na okres nieprzekraczający 8 dni na rok.

Powyższa zasada nie ma zastosowania do prac związanych z robotami budowlanymi lub utrzymaniem obiektu budowlanego, w szczególności: wykopów, robót ziemnych, montowania i demontowania elementów prefabrykowanych, wyposażania lub instalowania, renowacji, demontowania, rozbiórki, konserwacji, prac malarskich i porządkowych.

Delegowanie długoterminowe

Po przekroczeniu 12 (lub 18) miesięcy pracodawca musi zapewnić pracownikowi wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju przyjmującym, z wyjątkiem m.in.:

• zasad zawierania i rozwiązywania umów o pracę,
• klauzul o zakazie konkurencji,
• uzupełniających pracowniczych programów kapitałowych.

Warunki delegowania dla pracowników tymczasowych

Jeżeli działasz jako agencja pracy tymczasowej i delegujesz za granicę pracowników tymczasowych, to musisz im zagwarantować co najmniej takie warunki zatrudnienia, jakie mają zastosowanie do pracowników tymczasowych w kraju przyjmującym. Musisz także przestrzegać polskich przepisów regulujących świadczenie usług pracy tymczasowej i powierzanie pracy pracownikom tymczasowym.

Pracownicy tymczasowi mogą mieć prawo do korzystniejszych warunków w zakresie zatrudnienia niż warunki ogólnie obowiązujące dla pracowników. Takie korzystniejsze warunki te mogą być określone:

• przepisami prawa państwa przyjmującego,
• powszechnie stosowanymi układami zbiorowymi,
• układami zbiorowymi obowiązującymi wyłącznie u danego pracodawcy użytkownika, do którego pracownik jest delegowany.

Niezależnie od tego, pracodawca użytkownik ma obowiązek poinformować agencję pracy tymczasowej o warunkach zatrudnienia obowiązujących w jego przedsiębiorstwie przed rozpoczęciem delegowania.

Jak liczyć okres delegowania?

Zgodnie ze stanowiskiem Komisji Europejskiej:

• okres delegowania liczy się osobno dla każdej usługi,
• okresy delegowania sumują się, jeśli pracownicy są wysyłani przez tego samego pracodawcę do tego samego miejsca w celu realizacji tego samego zadania.
• Państwa UE mogą stosować własne szczegółowe zasady – przed delegowaniem należy je sprawdzić.

Jednak przepisy nie regulują wprost zasad obliczania okresów delegowania. Dlatego przed delegowaniem pracownika sprawdź, czy w kraju, do którego pracownik ma być delegowany, nie obowiązują szczególne uregulowania w tym zakresie. Pamiętaj, że państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii mogą odstępować od ogólnych reguł wskazanych w stanowisku Komisji Europejskiej.

Przykład: W Niemczech jeśli pracownik bezpośrednio po zakończeniu delegowania w ramach jednej usługi zostanie delegowany do wykonania pracy w ramach innej usługi, to okresy delegowania są sumowane. Przy czym również okresy delegowania kolejnych pracowników sumują się, jeśli wysłani są przez tego samego pracodawcę w to samo miejsce do realizacji tej samego zadania.

Wynagrodzenie pracownika delegowanego

Wynagrodzenie pracownika delegowanego:

• musi być ustalane według zasad obowiązujących w kraju przyjmującym,
• obejmuje wszystkie obowiązkowe składniki wynagrodzenia,
• nie obejmuje zwrotu faktycznych kosztów podróży, zakwaterowania i wyżywienia.

Zasada ta nie ma zastosowania do delegowania pracowników tymczasowych, których wynagrodzenie musi być tożsame z wynagrodzeniem pracowników pracodawcy użytkownika w kraju przyjmującym. Uwaga! Warunki wynagradzania dla pracowników delegowanych wynikające z prawa państwa przyjmującego obejmują również termin i formę wypłaty wynagrodzenia.

Ubezpieczenie społeczne pracownika delegowanego (formularz A1)

Jeżeli delegujesz pracownika w ramach świadczenia usług do innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii, może pojawić się pytanie, w jakim kraju trzeba odprowadzać za niego składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Ogólna reguła stanowi, że pracownik może w tym zakresie podlegać ustawodawstwu tylko jednego państwa. Co do zasady pracownik jest ubezpieczony w kraju, w którym wykonuje pracę – czyli w okresie delegowania pracownik powinien być ubezpieczony w kraju przyjmującym.

Przepisy dopuszczają jednak możliwość odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w kraju, z którego pracownik został delegowany, czyli w Polsce. Niezależnie od tego, czy delegujesz pracownika długoterminowo czy krótkoterminowo, możesz odprowadzać składki do polskiego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, pod warunkiem że łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

• przewidywany okres delegowania pracownika nie może przekroczyć 24 miesięcy
• osoba delegowana nie może być wysyłana do innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii w celu zastąpienia innego pracownika
• pracownik delegowany, bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia, przez co najmniej miesiąc był ubezpieczony w kraju, z którego został delegowany (również w przypadku, gdy zatrudniał go inny pracodawca – decydujący jest kraj ubezpieczenia)
• pracownik delegowany wykonuje pracę w innym kraju UE, EOG lub Szwajcarii, ale na rzecz twojego przedsiębiorstwa
• jako pracodawca masz bezpośredni związek z pracownikiem delegowanym w zakresie zatrudnienia (w tym zakresie jest oceniane przyjęcie odpowiedzialności za rekrutację, umowę o pracę, wynagrodzenie, prawo do określenia charakteru pracy lub zwolnienia pracownika)
• prowadzisz zwykłą działalność w Polsce. Przykładowe kryteria precyzujące ten warunek zostały wskazane w Decyzji nr A2 i dotyczą:
• miejsca, w którym przedsiębiorstwo ma zarejestrowaną siedzibę i administrację
• liczby pracowników administracyjnych pracujących w państwie, w którym pracodawca ma siedzibę, oraz w innym państwie
• miejsca rekrutacji pracowników delegowanych
• miejsca zawierania większości umów z klientami
• prawa stosowanego do umów zawartych przez przedsiębiorstwo z klientami
• liczby umów wykonanych w państwie wysyłającym
• obrotów w odpowiednio typowym okresie w każdym z państw.

Jeśli spełniasz powyższe warunki i chcesz, aby pracownik w okresie delegowania podlegał ustawodawstwu polskiemu w zakresie ubezpieczeń społecznych, to musisz wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o wydanie dla pracownika delegowanego poświadczonego formularza A1. Zaświadczenie A1 potwierdza odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne pracownika w kraju siedziby pracodawcy delegującego, czyli w Polsce. Powyższy dokument podlega weryfikacji w toku kontroli prowadzonej przez organy kontrolne państwa przyjmującego, dlatego musisz go mieć.

Rezydencja podatkowa pracownika delegowanego

Pracownik podlega opodatkowaniu w Polsce od całości dochodów, jeżeli:

• posiada centrum interesów życiowych w Polsce lub
• przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

W przypadku podwójnej rezydencji zastosowanie mają umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Gdzie uzyskać informacje o delegowaniu pracowników?

Każde państwo UE, EOG i Szwajcaria prowadzi oficjalną stronę informacyjną dotyczącą delegowania. W Polsce: www.biznes.gov.pl/delegowanie

W przypadku sporów transgranicznych można skorzystać z bezpłatnej pomocy Centrum SOLVIT Polska.

FAQ

Jak delegować pracownika do pracy za granicą zgodnie z przepisami?

Aby delegować pracownika do pracy za granicą, pracodawca musi mieć siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce oraz czasowo skierować pracownika do wykonywania pracy w innym kraju UE, EOG lub Szwajcarii w ramach świadczenia usług. Należy zapewnić pracownikowi warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju przyjmującym, zgłosić delegowanie zgodnie z lokalnymi przepisami oraz uregulować kwestie ubezpieczeń społecznych i podatków.

Na jak długo można delegować pracownika do pracy za granicą?

Delegowanie pracownika do pracy za granicą może trwać maksymalnie 12 miesięcy. Okres ten można przedłużyć do 18 miesięcy, składając umotywowane powiadomienie w kraju przyjmującym przed upływem pierwszych 12 miesięcy. Po przekroczeniu tego okresu delegowanie uznawane jest za długoterminowe i wiąże się z dodatkowymi obowiązkami pracodawcy.

Jakie warunki zatrudnienia trzeba zapewnić pracownikowi delegowanemu?

Pracownik delegowany musi mieć zapewnione co najmniej takie warunki zatrudnienia, jakie obowiązują w kraju przyjmującym, w szczególności w zakresie czasu pracy, wynagrodzenia, urlopu, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz równego traktowania. Jeżeli warunki obowiązujące w Polsce są korzystniejsze, pracodawca powinien je utrzymać przez cały okres delegowania.

Czy pracownik delegowany podlega ubezpieczeniu społecznemu w Polsce?

Tak, pracownik delegowany może pozostać w polskim systemie ubezpieczeń społecznych, jeżeli okres delegowania nie przekracza 24 miesięcy i spełnione są pozostałe warunki określone w przepisach unijnych. W takim przypadku pracodawca musi uzyskać z ZUS zaświadczenie A1, które potwierdza opłacanie składek w Polsce.

Autor:
Monika Bartosik, Starszy specjalista ds. kadr i płac

Poszukują Państwo polecanego i profesjonalnego partnera, który wspiera firmy w zakresie księgowości, kadr i płac? Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy rozwiązania najlepiej dopasowane do Państwa potrzeb.