Jak ewidencjonować zakup licencji?

Jednostka nabyła licencję na program komputerowy. Jak prawidłowo ująć nabycie w księgach rachunkowych spółki z o.o.? – pyta czytelnik.

W celu określenia sposobu zaksięgowania licencji na program komputerowy należy ustalić czy mamy do czynienia z oprogramowaniem systemowym tzn. zakupionym wraz z komputerem, bez którego komputer nie byłby urządzeniem kompletnym i zdatnym do użytkowania (czyli nie spełniałby definicji środka trwałego) czy dodatkową licencją.

Wariant 1

W pierwszej sytuacji oprogramowanie zwiększa początkową wartość środka trwałego i jest księgowane następująco:

• Wn  „Środki trwałe w budowie”
• Ma konto zespołu 2

Wariant 2

W pozostałych przypadkach oprogramowanie jest ewidencjonowane jako wartość niematerialna i prawna, pod warunkiem spełnienia warunków opisanych w definicji wnip z ustawy o rachunkowości.

Wartości niematerialne i prawne to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:

• autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
• prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
• know-how.

Wycena wstępna zakupu licencji…

Licencja na program komputerowy powinna zostać wprowadzona do ksiąg wg ceny nabycia tzn. ceny zakupu obejmującej kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększonej o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększonej o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżonej o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Jeżeli ustalenie ceny nabycia składnika aktywów nie jest możliwe, a w szczególności, kiedy taki składnik przyjęty jest nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu.

Ewidencja księgowa następuje wg następujących zasad:

• Wn „Wartości niematerialne i prawne”
• Ma konto zespołu 2

… i bilansowa

Na dzień bilansowy spółka wycenia nabytą licencję według ceny nabycia, pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

Spółka może w swojej polityce rachunkowości określić kwotę graniczną, poniżej której nabyte  elementy aktywów trwałych nie będą zaliczane do środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych. W takiej sytuacji nabyte oprogramowanie o wartości poniżej tej określonej wartości granicznej zostanie zaksięgowane w koszty działalności operacyjnej. Podobna sytuacja zaistnieje w przypadku nabycia oprogramowania o okresie użyteczności krótszym niż rok.

Ewidencja księgowa następuje wg następujących zasad:

• Wn „Zużycie materiałów i energii”
• Ma konto zespołu 2

Dorota Jaskólska-Bryzek
Ekspert w biurze rachunkowym MDDP Outsourcing w Warszawie