Jak prawidłowo usprawiedliwić nagłą nieobecność w pracy?

Jak poinformować o nagłej nieobecności w pracy i jakich dokumentów wymaga pracodawca? Poniżej omawiamy najważniejsze zasady i obowiązujące formy usprawiedliwienia.

Nieobecność w pracy to sytuacja, z którą możemy spotkać się każdego dnia – choroba, nagły wypadek, sprawy rodzinne lub inne sytuacje życiowe. Choć takie zdarzenia czasem są trudne do przewidzenia, ważne abyśmy wiedzieli w jaki sposób poinformować pracodawcę o nagłej nieobecności w pracy oraz jakie przedstawić dokumenty, żeby właściwie usprawiedliwić i rozliczyć taką nieobecność. Poniżej kluczowe informacje na ten temat.

Kiedy i jak poinformować pracodawcę o nagłej nieobecności w pracy?

Najważniejszą zasadą jest niezwłoczne poinformowanie przełożonego o nieobecności – w przypadku nagłych zdarzeń, których nie mamy możliwości zaplanowania, należy się skontaktować jeszcze przed rozpoczęciem dnia pracy. Ponieważ w tym zakresie (w większości przypadków) nie ma formalnych regulacji co do wymaganego sposobu poinformowania pracodawcy o zaistniałej sytuacji i potrzebie wzięcia wolnego, można to zrobić telefonicznie (SMS lub rozmowa), przez e-mail lub za pośrednictwem firmowego komunikatora – zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie.

Czy trzeba określić przewidywany czas trwania nieobecności spowodowanej nagłym zdarzeniem?

Nie trzeba wchodzić w szczegóły przyczyny nieobecności, a pracodawca nie ma prawa wymagać udzielenia takiej informacji, ale warto krótko wskazać powód nieobecności – np. złe samopoczucie, wizyta u lekarza, sprawy rodzinne. Oczywiście czasem nie da się określić dokładnie czasu trwania nieobecności, ale przedstawienie szacunkowych ram pozwoli pracodawcy lepiej zorganizować pracę zespołu.

Co zrobić, jeśli nagła nieobecność w pracy się przedłuża? Wówczas należy niezwłocznie poinformować pracodawcę o aktualnej sytuacji. Taka otwarta komunikacja jest dowodem profesjonalizmu i odpowiedzialności, i na pewno buduje wzajemnie zaufanie.

Jakie dokumenty usprawiedliwiają nagłą nieobecność w pracy?

W niektórych przypadkach dotyczących nagłej nieobecności w pracy wymagane jest złożenie odpowiednich dokumentów. Poniżej omawiamy najczęstsze przypadki trudnych do zaplanowania nieobecności pracownika i związane z tym formalności.

• Zwolnienie lekarskie (L4) – obecnie w formie elektronicznej (e-ZLA) automatycznie trafia do ZUS i pracodawcy. Nie ma konieczności, aby przesyłać pracodawcy druk. W tym przypadku wystarczy informacja o wystawieniu zwolnienia przez lekarza. Zwolnienie dotyczyć może zarówno pracownika (choroba pracownika), jak i członka rodziny (zasiłek opiekuńczy).
• Urlop związany z wystąpieniem siły wyższej – usprawiedliwienie w kontekście prawa pracy odbywa się poprzez zgłoszenie wniosku o zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej. Pracownik nie jest zobowiązany do przedstawiania dodatkowych dokumentów. Wymogiem jest, aby siła wyższa była nagłą i nieprzewidywalną sytuacją, spowodowaną czynnikami zewnętrznymi, które uniemożliwiają pracownikowi wykonywanie obowiązków służbowych. Przykłady takich zdarzeń, to nagłe wypadki rodzinne, choroba lub wypadek członka rodziny wymagający natychmiastowej obecności pracownika.
• Bezpłatny urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni w ciągu roku kalendarzowego w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga znacznej opieki lub znacznego wsparcia z poważnych względów medycznych – aby skorzystać z tego uprawnienia, pracownik musi przekazać pracodawcy wniosek z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem. Co ważne, prawidłowo złożony wniosek zobowiązuje pracodawcę do udzielenia wolnego pracownikowi.
• Urlop na żądanie – w ramach urlopu wypoczynkowego, każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługują cztery dni tak zwanego urlopu na żądanie. Są to dni wolne, których pracodawca musi udzielić pracownikowi na jego żądanie w wyznaczonym terminie. O zamiarze skorzystania z urlopu pracownik powinien poinformować pracodawcę najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Pracownik nie musi przedstawić pracodawcy powodu, dla którego chce wziąć urlop na żądanie.

Czego dopilnować po powrocie do pracy po nagłej nieobecności?

Po powrocie do pracy warto upewnić się, że wszystkie dokumenty związane z nagłą nieobecnością zostały dostarczone. Jeżeli brakuje jakiegoś dokumentu, warto od razu uzupełnić zaległości. Dobrą praktyką jest rozmowa z przełożonym o tym, co działo się podczas nieobecności (oczywiście bez zbędnych szczegółów).

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy to więcej, niż formalność. To element profesjonalizmu, który wpływa na relacje w zespole i zaufanie przełożonych. Warto pamiętać, że bieżąca informacja zwrotna, przejrzysta komunikacja i odpowiednie dokumenty, to klucz do właściwego rozwiązania większości nieprzewidzianych sytuacji i związanych z nimi nieobecności.

MDDP OUTSOURCING – NOWOCZESNE USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <