Jak ułożyć współpracę z głównym księgowym, by przynosiła realne efekty?

Współpraca z głównym księgowym może być czymś więcej niż tylko obsługą księgowości – może stać się realnym wsparciem w podejmowaniu trafnych decyzji finansowych, kontroli ryzyk czy rozwoju firmy. Kluczem do sukcesu jest jednak dobrze zaprojektowany model współpracy, który nie ogranicza się do przekazywania dokumentów, ale opiera się na partnerstwie, transparentności i komunikacji na odpowiednim poziomie. Zobacz, jak robią to najlepsi – i czego możesz oczekiwać, zlecając tę funkcję na zewnątrz.

W dynamicznie rozwijających się firmach, gdzie zarządzanie finansami musi iść w parze z bieżącą kontrolą ryzyk i zgodnością z przepisami, rola głównego księgowego nabiera szczególnego znaczenia. Współpraca z doświadczonym ekspertem – niezależnie od tego, czy pełni on swoją funkcję wewnętrznie, czy w ramach outsourcingu (tzw. nadzoru księgowego) – może być jednym z kluczowych czynników sukcesu operacyjnego i strategicznego przedsiębiorstwa.

Poniżej przedstawiamy praktyczne zasady, które umożliwiają zbudowanie efektywnego modelu współpracy z głównym księgowym, w oparciu o doświadczenia MDDP Outsourcing.

1. Jasne reguły komunikacji z głównym księgowym – na poziomie zarządczym i operacyjnym

Efektywność współpracy zaczyna się od komunikacji. Główny księgowy nie powinien być traktowany wyłącznie jako „odbiorca dokumentów”, lecz jako partner biznesowy – z dostępem do informacji nie tylko księgowych, ale też planowanych inwestycji, strategii finansowania czy zmian organizacyjnych.

📍 W praktyce: rekomendujemy ustalenie dwóch kanałów komunikacji – roboczego (z zespołem operacyjnym klienta) oraz strategicznego (z CFO, zarządem lub właścicielem firmy). Spotkania statusowe (robocze) warto organizować cyklicznie – nie tylko „ad hoc”, w razie problemów.

2. Podział odpowiedzialności – nie tylko kto robi, ale też kto decyduje

Outsourcing funkcji głównego księgowego nie zwalnia firmy z odpowiedzialności za dane finansowe, ale umożliwia przekazanie nadzoru nad procesami operacyjnymi i ich zgodnością z przepisami. Kluczowe jest jednak precyzyjne ustalenie zakresu odpowiedzialności obu stron – najlepiej w formie mapy procesów lub RACI matrix.

📍W praktyce: w ramach wdrożenia usługi MDDP Outsourcing wspólnie z klientem tworzymy dokument, który określa m.in. kto dostarcza dane źródłowe, kto je weryfikuje, kto zatwierdza dokumenty i kto raportuje. Taka transparentność eliminuje ryzyko niedopatrzeń i pozwala każdej stronie skupić się na swoich kluczowych zadaniach.

Co to jest RACI matrix? RACI to akronim od angielskich słów:

• R – Responsible (odpowiedzialny za wykonanie zadania)
• A – Accountable (odpowiedzialny końcowo za rezultat – czyli „zatwierdzający”)
• C – Consulted (konsultowany – osoba, z którą trzeba uzgodnić działania)
• I – Informed (informowany – osoba, którą trzeba poinformować o wyniku lub postępie)

Jest to narzędzie do jasnego przypisywania ról i odpowiedzialności w projekcie lub procesie. Pomaga uniknąć chaosu, niedomówień i tzw. „rozmytej odpowiedzialności”. W przypadku współpracy z głównym księgowym (np. w modelu outsourcingowym) RACI matrix można zastosować np. do takiego procesu jak, zamknięcie miesiąca. Jak wówczas wygląda matryca RACI?

Przykładowa macierz RACI – proces zamknięcia miesiąca

Macierz RACI pomaga jasno określić role i odpowiedzialności uczestników procesu. Poniżej uproszczony przykład RACI dla procesu zamknięcia miesiąca w firmie współpracującej z zewnętrznym głównym księgowym.

Dlaczego RACI matrix działa?

• Każdy wie, za co jest odpowiedzialny.
• Jest jasność, kto decyduje i kto tylko opiniuje.
• Unika się podwójnego wykonywania tej samej pracy.
• Można łatwo przeprowadzić onboarding nowego członka zespołu

3. Narzędzia do bieżącej kontroli i przejrzystości – niezbędne systemy dla głównego księgowego

Współczesny główny księgowy powinien działać w środowisku opartym na cyfryzacji i automatyzacji. Narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów, dashboardy raportowe czy systemy klasy ERP zintegrowane z usługą księgową to nie dodatek, lecz fundament sprawnego zarządzania informacją.

📍W praktyce: klienci MDDP Outsourcing mają dostęp do dedykowanych pulpitów, gdzie mogą śledzić status dokumentów, rozrachunków czy sprawozdań. Nasze zespoły korzystają z rozwiązań umożliwiających nie tylko rejestrację dokumentów, ale też ich analizę pod kątem wskaźników finansowych.

4. Dostępność i bieżące wsparcie eksperckie – więcej niż „opieka nad księgowością”

Dobrze zaprojektowana usługa outsourcingu głównego księgowego (profesjonalny nadzór księgowy) powinna obejmować nie tylko przetwarzanie dokumentów i raportowanie do urzędów, ale również dostęp do wiedzy i doradztwa – np. w zakresie wdrażania nowych przepisów, reorganizacji wewnętrznych procesów czy przygotowania do audytu.

📍W praktyce: nasi główni księgowi świadczący usługę nadzoru księgowego są regularnie angażowani w projekty rozwojowe u klientów, wspierając ich m.in. przy fuzjach, integracji systemów czy przygotowaniach do inwestycji. Dzięki naszym różnorodnym zespołom fachowców o dużym doświadczeniu (m.in. stowarzyszonych w brytyjskim ACCA, z tytułem biegłego rewidenta, pracujących jako kontrolerzy etc.), zapewniamy pełne wsparcie merytoryczne.

Co można zyskać dzięki współpracy z głównym księgowym w modelu outsourcingowym?

Decydując się na outsourcing funkcji głównego księgowego w MDDP Outsourcing (nadzór księgowy), nasi klienci zyskują:

✔ dostęp do eksperckiej wiedzy – usługę świadczą doświadczeni księgowi, obsługujący firmy z różnych branż i o różnorodnej skali działalności oraz strukturze;
✔ elastyczność współpracy – zakres usług jest każdorazowo dostosowywany do potrzeb danej firmy, z możliwością skalowania w górę i w dół, zależnie od potrzeb i sytuacji;
✔ transparentność i kontrolę – zapewniamy regularne raporty, dostęp online do danych, bieżące wsparcie;
✔ bezpieczeństwo – zgodność z przepisami, bezpieczeństwo danych, efektywne procesy, sprawdzone procedury compliance.

Zapraszamy do kontaktu! Jeśli chcesz porozmawiać o tym, jak może wyglądać współpraca z zewnętrznym głównym księgowym, nadzorującym pracę działu księgowych w Twojej firmie, zapraszamy do kontaktu:

Bożena Wodarska
📞 451 171 859
📧 bozena.wodarska@mddp-outsourcing.pl
🌐 Zobacz szczegóły usługi

Umów się na bezpłatną konsultację – wspólnie zaplanujmy model współpracy dopasowany do realnych potrzeb Twojej firmy.

Outsourcing głównego księgowego | CFO | dla wymagających firm
Finanse, które tworzą wartość – nie tylko ją mierzą

Outsourcing głównego księgowego/CFO to nie tylko sposób na optymalizację kosztów, ale także narzędzie wspierające strategiczny rozwój firmy. Jeśli Państwa przedsiębiorstwo szuka nowoczesnych rozwiązań w zakresie zarządzania finansami, zapraszamy do kontaktu – chętnie pomożemy dobrać model współpracy dopasowany do indywidualnych potrzeb.

👉 Usługi księgowe 👉 Usługi kadrowo-płacowe 👉 Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <