Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?

Złożenie sprawozdania finansowego do KRS to obowiązek, który co roku dotyczy tysięcy firm w Polsce. Choć sama procedura może wydawać się, że nie jest skomplikowana, to wymaga precyzji, znajomości przepisów i terminów. Wielu przedsiębiorców – mimo że doskonale wie, czym jest sprawozdanie finansowe – szuka praktycznych informacji o tym, kto dokładnie musi je złożyć, kiedy upływa termin i jakie są konsekwencje błędów.

Dla tych, którzy chcą mieć pewność, że wszystko zostanie wykonane prawidłowo i terminowo, coraz popularniejszym rozwiązaniem jest outsourcing sprawozdań finansowych, czyli zlecenie całego procesu wyspecjalizowanej firmie księgowej.

SPIS TREŚCI

1. Kto musi złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?
2. Terminy składania sprawozdań finansowych w 2025 roku
3. Najczęstsze błędy przy sporządzaniu i składaniu sprawozdań finansowych
4. Jakie są kary za niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS?
5. Outsourcing sprawozdań finansowych – dlaczego warto zlecić to specjalistom?
6. Pobierz darmowy poradnik: „Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS”
7. Podsumowanie 
8. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Kto musi złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?

Obowiązek składania sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) wynika z ustawy o rachunkowości i dotyczy jednostek prowadzących pełną księgowość.

Do najczęściej zobowiązanych podmiotów należą:

• Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)
• Spółki akcyjne (S.A.)
• Spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne
• Fundacje i stowarzyszenia, ale tylko jeśli prowadzą pełną księgowość
• Spółdzielnie i towarzystwa ubezpieczeniowe
• Inne jednostki, które przekroczyły ustawowe progi przychodów obligujące do prowadzenia pełnej rachunkowości
• W przypadku większych grup kapitałowych dochodzi jeszcze jeden obowiązek — przygotowanie skonsolidowanego sprawozdania finansowego. To dokument, który łączy dane finansowe kilku powiązanych podmiotów (np. spółki-matki i jej spółek-córek) w jeden wspólny raport.

Warto pamiętać, że sprawozdanie finansowe podpisuje kierownik jednostki (np. zarząd) oraz osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy lub biuro rachunkowe).

Terminy składania sprawozdań finansowych w 2025 roku

Złożenie sprawozdania finansowego do KRS odbywa się w kilku etapach i wiąże się z określonymi terminami.

Oto podstawowy harmonogram dla roku obrotowego kończącego się 31 grudnia 2024 r.:

Niezachowanie niektórych z tych terminów może skutkować poważnymi konsekwencjami – zarówno finansowymi, jak i prawnymi. Spóźnienie w złożeniu sprawozdania finansowego lub brak jego podpisania przez osoby uprawnione może prowadzić do nałożenia kar pieniężnych, a w skrajnych przypadkach – do odpowiedzialności członków zarządu przed sądem rejestrowym. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby proces zamknięcia roku finansowego przebiegał terminowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Najczęstsze błędy przy sporządzaniu i składaniu sprawozdań finansowych

W praktyce wiele firm popełnia powtarzające się błędy, które mogą prowadzić do odrzucenia dokumentów lub nałożenia sankcji.

Oto najczęstsze z nich:

1. Niedotrzymanie terminu złożenia – sprawozdanie trafia do KRS po terminie.
2. Brak podpisów osób uprawnionych – dokument niepodpisany przez wszystkich członków zarządu lub księgowego.
3. Nieprawidłowy format plików – np. złożenie dokumentów w PDF zamiast wymaganym formacie XML (w przypadku elektronicznego sprawozdania).
4. Błędy merytoryczne – niezgodności między bilansem a rachunkiem zysków i strat.
5. Brak uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania – bez niej zgłoszenie jest niekompletne.
6. Niezałączenie sprawozdania z działalności jednostki, jeśli jest wymagane.

Unikanie tych błędów to nie tylko kwestia formalna – to również budowanie wiarygodności Twojej firmy wobec instytucji i kontrahentów.

Jakie są kary za niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS?

Brak złożenia sprawozdania finansowego do KRS to poważne naruszenie obowiązków kierownictwa jednostki. Może prowadzić do:

• Grzywny lub ograniczenia wolności na podstawie art. 79 ustawy o rachunkowości,
• Wszczęcia postępowania przymuszającego przez sąd rejestrowy,
• Zawieszenia postępowania gospodarczych decyzji lub utrudnień w kredytowaniu,
• Rozwiązania spółki z urzędu w skrajnych przypadkach.

Sąd może również wezwać członków zarządu do złożenia wyjaśnień, a w przypadku braku reakcji – nałożyć sankcje finansowe. Dlatego warto dopilnować terminów lub powierzyć proces specjalistom.

Outsourcing sprawozdań finansowych – dlaczego warto zlecić to specjalistom?

Coraz więcej firm decyduje się na outsourcing sprawozdań finansowych, powierzając cały proces wyspecjalizowanemu biuru rachunkowemu.

Zalety outsourcingu sprawozdań finansowych

• Oszczędność czasu i zasobów – nie musisz śledzić zmieniających się przepisów ani terminów.
• Bezpieczeństwo i zgodność z prawem – eksperci czuwają nad poprawnością formalną i merytoryczną.
• Terminowość – profesjonalne biuro dba o to, by wszystko zostało złożone na czas.
• Spokój i mniej stresu – masz pewność, że Twoje obowiązki wobec KRS są w dobrych rękach.

Pobierz darmowy poradnik: „Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS”

Przygotowaliśmy dla Ciebie praktyczny przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci samodzielnie przygotować i złożyć sprawozdanie finansowe do KRS.

W poradniku znajdziesz m.in.:

• listę wymaganych dokumentów,
• opis najczęstszych problemów i sposobów ich rozwiązania,
• praktyczne wskazówki, jak złożyć sprawozdanie poprawnie i na czas.

[Pobierz poradnik PDF]

Podsumowanie 

Złożenie sprawozdania finansowego do KRS to obowiązek, który można wykonać samodzielnie lub z pomocą specjalistów. Kluczowe jest, by dochować terminów, uniknąć błędów formalnych i zachować kompletność dokumentacji.

Jeśli nie masz czasu, by śledzić zmieniające się przepisy lub po prostu chcesz mieć pewność, że wszystko zostanie zrobione prawidłowo – warto skorzystać z outsourcingu sprawozdań finansowych.

Skontaktuj się z nami – przygotujemy, zweryfikujemy i złożymy Twoje sprawozdanie w KRS bez stresu.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Czy każda firma musi składać sprawozdanie finansowe do KRS?
   Nie, obowiązek dotyczy tylko jednostek prowadzących pełną księgowość – głównie spółek i fundacji.
2. Jak często składa się sprawozdanie finansowe do KRS?
   Raz w roku, po zakończeniu roku obrotowego.
3. Czy można złożyć sprawozdanie finansowe w formie papierowej?
   Nie. Od kilku lat sprawozdania można składać wyłącznie elektronicznie.
4. Co zrobić, jeśli nie zdążę złożyć sprawozdania w terminie?
   Warto jak najszybciej uzupełnić braki i poinformować sąd – zanim zostanie wszczęte postępowanie przymuszające.
5. Czy biuro rachunkowe może złożyć sprawozdanie w moim imieniu?
   Tak, jeśli posiada odpowiednie upoważnienie – to częsta i wygodna praktyka.
6. Ile kosztuje złożenie sprawozdania finansowego przez biuro rachunkowe?
   Cena zależy od zakresu i skomplikowania sprawozdania. Wszystkie wyceny są przygotowywane indywidualnie.
7. Jak długo należy przechowywać sprawozdania finansowe?
   Zgodnie z przepisami – przez co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po zatwierdzeniu sprawozdania.