Jakich danych osobowych może żądać pracodawca? Zmiany w Kodeksie pracy od maja 2019
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (znane powszechnie jako RODO lub pod angielskim skrótem GDPR) to wspólne rozporządzenie Komisji Europejskiej oraz Rady Unii Europejskiej, którego celem jest lepsze zabezpieczenie danych osobowych obywateli Unii Europejskiej przed nieprawidłowym ich wykorzystaniem przez instytucje zdobywające te dane celem dalszego przetwarzania.
Weszło ono w życie 1 stycznia 2019 r., lecz nowelizacje poszczególnych ustaw dostosowujące prawo krajowe do wspólnotowego nabierają mocy w różnym tempie, w zależności od ich procedowania przez krajowe organy ustawodawcze.
W maju skończy się vacatio legis dla nowelizacji opublikowanej w Dzienniku Ustaw w lutym 2018 r., która bierze pod uwagę zmiany wynikające z RODO. Rozporządzenie unijne dokładnie określa, jakie dane mogą być pozyskiwane przez pracodawców, chociażby podczas rekrutacji, a których nie wolno żądać od pracowników.
Jakich informacji (nie) wolno żądać od przyszłych pracowników?
Według nowego brzmienia art. 221 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca nie ma prawa żądać już adresu zameldowania ani imion rodziców. W zamian jednak kandydat na stanowisko powinien być przygotowany na konieczność udostępnienia swoich danych kontaktowych (np. adres e-mail lub telefon), jak również kwalifikacji zawodowych.
Ustawodawca nakłada na pracodawcę zobowiązanie, by zbierać tylko te informacje, które są konieczne w procesie rekrutacji. Tyczy się to szczególnie kwalifikacji zawodowych, wykształcenia, czy też historii dotychczasowego zatrudnienia. Dodatkowych danych osobowych pracodawca może zażądać, jeśli wynika to z innych regulacji prawnych nałożonych na niego. Przykładem są zawody w sektorze publicznym, od których wymaga się braku wyroku skazującego za umyślne przestępstwo lub zaświadczenia o niekaralności.
Kiedy już dojdzie do zatrudnienia, nowy pracownik musi dostarczyć swój PESEL (lub numer innego dokumentu tożsamości), aktualny adres zamieszkania, spis swoich kwalifikacji zawodowych i wykształcenia (o ile nie zostały podane przy rekrutacji). Inne dane osobowe (swoje lub członków rodziny) pracownik musi podać, jeśli chce skorzystać np. z urlopu rodzicielskiego lub innych przywilejów, na które zezwala Kodeks pracy.
Co to znaczy dla pracodawcy?
Przede wszystkim – więcej pracy administracyjnej, gdyż po rekrutacji po raz kolejny pracownik musi dostarczyć dane wraz z pisemną zgodą na ich przetwarzanie. Jeżeli firma współpracuje z biurem rachunkowym w zakresie outsourcingu kadr i płac wymagana będzie umowa o powierzenie danych osobowych firmie obsługującej – w świetle przepisów to pracodawca zawsze jest administratorem danych osobowych pracowników.
ZOBACZ TAKŻE:
