Kiedy i jak zawiadomić pracodawcę o nieobecności spowodowanej chorobą?

Czy jeśli e-ZLA trafia automatycznie do firmy przez PUE, pracownik wciąż musi informować o swojej chorobie? Tak – i to nie jest jedyny obowiązek. Zasady zawiadamiania pracodawcy o nieobecności spowodowanej chorobą nie zawsze są oczywiste, a ich niedopełnienie może rodzić nieprzyjemne konsekwencje. Warto wiedzieć, co dokładnie trzeba zrobić – i w jakim terminie – by nie narazić się na zarzut nieusprawiedliwionej absencji.

Zdarzenie nagłe, jakim zazwyczaj jest nieobecność chorobowa pracownika lub członka jego rodziny, może istotnie wpłynąć na organizację pracy w firmie. Nie dziwi więc fakt, że im wcześniej pracodawca się dowie o nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, tym lepiej będzie w stanie przeorganizować zadania czy harmonogramy innych pracowników. Zatem jakie obowiązują zasady zawiadamiania pracodawcy o nieobecności związanej z chorobą?

Obowiązek poinformowania o nieobecności to nie usprawiedliwienie nieobecności

Wydawać by się mogło, że od kiedy zamieniono wystawiane ręcznie druki ZLA na elektroniczną wersję e-ZLA, pracownik nie musi informować pracodawcy o absencji związanej z chorobą – bo zakład pracy otrzymuje automatycznie zwolnienie poprzez e-ZUS. Nic bardziej mylnego. Dochodzimy do momentu, w którym należy rozróżnić dwa obowiązki pracownika względem pracodawcy: obowiązek informowania o nieobecności oraz obowiązek usprawiedliwienia nieobecności.

Obowiązek poinformowania pracodawcy o nieobecności chorobowej

Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się w pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę (swojego bezpośredniego przełożonego) o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Ale od tej reguły są wyjątki, o których poniżej.

Kiedy i jak zawiadomić pracodawcę o nieobecności wynikającej z choroby?

Pracownik nie zawsze musi zawiadamiać o nieobecności osobiście. O ile pracodawca przepisami wewnętrznymi nie wskaże sposobu zawiadamiania, w grę wchodzi każda forma przekazania informacji – od rozmowy telefonicznej, przez SMS, po choćby e-mail, żeby wspomnieć o najpowszechniejszych współcześnie opcjach. Zawiadomienie może zostać również przesłane drogą pocztową – w takim przypadku o dacie zawiadomienia mówi data stempla pocztowego.

Czasem pracownik może nie być w stanie osobiście przekazać informacji – wówczas może być ona przekazana przez inną osobę. Jeśli jednak choroba uniemożliwia pracownikowi realizację tego obowiązku i nie ma osoby, za pośrednictwem której mógłby przekazać taką informację o nieobecności, wówczas dopuszczalne jest przekroczeniu dwudniowego terminu. W takim przypadku informacja powinna zostać przekazana niezwłocznie po ustaniu przyczyny uniemożliwiającej wywiązanie się z terminowego zawiadomienia pracodawcy.

Obowiązek usprawiedliwienia nieobecności spowodowanej chorobą w pracy

Sama informacja o chorobie nie oznacza, że dni nieobecności zostaną automatycznie usprawiedliwione i rozliczone jako choroba. Dokumentem uwierzytelniającym oświadczenie pracownika o przyczynie nieobecności jest e-ZLA, które dostarczane jest do pracodawcy za pośrednictwem platformy e-ZUS (dawniej PUE ZUS). Dzięki tej platformie pracownicy nie muszą się już przejmować 7-dniowym terminem na dostarczenie dokumentu do pracodawcy oraz skutkami finansowymi związanymi z nieprzestrzeganiem tego terminu. Platforma umożliwia również samemu ubezpieczeniowemu sprawdzenie czy dokument został przez lekarza wystawiony i zawiera poprawne dane.

W MDDP Outsourcing wspieramy naszych klientów w zapewnieniu zgodności procesów kadrowych z przepisami i dobrymi praktykami – również w obszarze nieobecności chorobowych i obsługi e-ZLA. Jeśli chcą Państwo mieć pewność, że wszystkie obowiązki są realizowane terminowo i bez ryzyka błędu – zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem specjalistów.

Źródło:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy

MDDP OUTSOURCING – USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autorka: Sylwia Kwinta, Menedżer, MDDP Outsourcing Warszawa