Case Study- Wdrożenie systemu SAP dla zróżnicowanych zagranicznych grup kapitałowych
Jako nowoczesne biuro rachunkowe, dość często bierzemy udział we wdrożeniach systemów SAP u naszych Klientów. Występujemy wtedy w roli doradców i testerów programów księgowych. Dbamy o to by w momencie uruchomienia systemów na bazach docelowych wszystko działało poprawnie i zgodnie, zarówno z przepisami ustawy o rachunkowości, ustaw podatkowych, a także indywidualnymi wymaganiami Klienta, np. dla celów zarządczych.
W ostatnim czasie Specjaliści MDDP Outsourcing brali udział przy wdrożeniu systemu SAP u Klientów należących do różnych, zagranicznych grup kapitałowych. Całość wdrożeń przebiegała w języku angielskim.
Klienci zdecydowali się na zmianę systemu ze względu na wymogi całej grupy, gdzie korzystano z systemu SAP. Wydawało się, że proces wdrożenia w obu spółkach będzie przebiegał w podobny sposób oraz będzie standardowym wdrożeniem. Przemawiał za tym fakt, że SAP funkcjonował już od jakiegoś czasu w spółkach dominujących, a każda z grup współpracowała już z firmą wdrożeniową oraz miała własny zespół koordynujący postępy prac z Indii, Włoch czy Niemiec.
Problemy i wyzwania
Okazało się jednak, że napotkaliśmy na wiele wyzwań, a wdrożenia te miały różny i nieoczekiwany przebieg. W każdym przypadku przekazaliśmy Klientom pełną listę wymogów jakie powinien spełniać system księgowy dla efektywnego księgowania oraz sporządzania raportów, sprawozdań finansowych i kalkulacji podatkowych, jednak uwarunkowania grupowe nie zawsze pozwoliły wprowadzić wszystkie usprawnienia.
Jednym z wyzwań jakie napotkaliśmy był sam plan kont, z którego korzystają wszystkie spółki z grupy w różnych krajach. Co dla potrzeb konsolidacji na poziomie grupy jest bardzo wygodne, dla poszczególnych podmiotów wcale takie być nie musi. Na potrzeby kalkulacji podatku dochodowego według polskich przepisów korzystne jest zakładanie odrębnych kont dla ujęcia kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (bilansowych lub pozabilansowych) lub wprowadzenia znaczników (np.: MPK). Niemniej jednak z punktu widzenia spółek dominujących rozszerzanie planu kont tylko na potrzeby jednej spółki z grupy (zwykle niestety jednej z mniejszych) nie jest korzystne i raczej nieakceptowalne, trudno również wywalczyć wprowadzenie znaczników. Zespoły księgowe w Polsce nie mają swobody w zakładaniu kont, dopasowywaniu ich do polskiej ustawy o rachunkowości oraz ustaw podatkowych.
Wdrożenie plików JPK również okazało się kolejnym wyzwaniem. Jedni z Klientów byli mocno zdeterminowani, żeby spełnić wszystkie prawne i podatkowe wymagania, nastawili się na rozwiązania systemowe, które nie tylko ułatwiają pracę ale także minimalizują ryzyko popełnianych błędów. Inni z kolei uznali, że wdrożenie JPK VAT jest zbyt czasochłonne i kosztowne, poprosił nas o generowanie rejestrów VAT z SAP i importowanie ich do naszego wewnętrznego systemu księgowego na potrzeby prawidłowego przygotowania wymaganych raportów. Wygenerowane z SAP zestawienie zaksięgowanych faktur sprzedaży i zakupu, dzięki pracy naszego działu IT, możemy zaimportować do wewnętrznego systemu księgowego i stąd przygotować oraz wysłać prawidłowy plik JPK.
Kolejnym tematem okazał się import kursów walut ze strony NBP. W omawianych przypadkach spółki z grupy korzystają z kursów europejskiego banku centralnego i jedynie dla polskich spółek konieczne jest ustawienie innych kursów. W przypadkach, gdzie Klienci mają dużo transakcji walutowych każdego miesiąca, udało się wdrożyć automat aktualizujący bazę kursów. W innym natomiast przypadku uznano, że skala tego rodzaju dokumentów jest na tyle mała, że możemy kursy wprowadzać ręcznie w czasie księgowania poszczególnych dokumentów.
Każdy z opisywanych Klientów prowadzi również gospodarkę magazynową. Jeden z nich niestety został zmuszony do prowadzenia gospodarki magazynowej oraz wystawiania faktur w odrębnym systemie, który należało zintegrować z SAP w taki sposób aby wszelkie wystawione dokumenty przenosiły się automatycznie do modułu finansowego bez dodatkowej ingerencji zespołów księgowych. Pozostali Klienci prowadzą gospodarkę magazynową również w SAP co znacznie ułatwia i przyspiesza pracę, faktury zakupu już na etapie księgowania łączą się automatycznie z dokumentami magazynowymi. W każdym momencie możemy z jednego systemu wygenerować wszystkie niezbędne i kompletne dane. Prowadząc część procesów w innych systemach, zawsze istnieje ryzyko, że jakieś dokumenty nie przeniosą się z jednej bazy do drugiej, trzeba dokonywać porównania danych z obu systemów dla upewnienia się, że są one kompletne.
Każdy Klient ma inne wymagania dlatego też poza tym, że dbamy o dopasowanie systemu do obowiązujących przepisów, przywiązujemy ogromną wagę do wymagań i oczekiwań Klienta. Każde wdrożenie wymagało indywidualnego, nieszablonowego i elastycznego podejścia, a także szerokiego spojrzenia na całość procesów przebiegających w systemach SAP.
Autor: Joanna Kargulewicz, Junior Manager obszaru Księgowości w MDDP Outsourcing.
Źródła: