Case Study- Zautomatyzowanie procesu sporządzania comiesięcznych raportów konsolidacyjnych
Klienci

Case Study- Zautomatyzowanie procesu sporządzania comiesięcznych raportów konsolidacyjnych oraz jednostkowych i skonsolidowanych raportów okresowych

Eksperci MDDP Outsourcing mieli przyjemność rozpocząć współpracę ze spółką, będącą jednostką dominującą grupy kapitałowej obejmującej kilkanaście spółek – zarówno polskich jak i zagranicznych. Zakres świadczonych przez naszą firmę usług obejmował doradztwo przy procesie raportowania finansowego, czyli doradztwo przy sporządzaniu comiesięcznych raportów konsolidacyjnych oraz jednostkowych i skonsolidowanych raportów okresowych, a także zautomatyzowanie tego procesu.

Przed rozpoczęciem współpracy, wszystkie raporty finansowe Klienta sporządzane były przy użyciu programu Microsoft Excel. Przygotowanie skonsolidowanych danych w plikach Excel, szczególnie w przypadku dużych, międzynarodowych grup kapitałowych, których struktura ulega zmianie, jest rozwiązaniem czasochłonnym, problematycznym oraz zwiększającym ryzyko popełnienia błędu.

Głównym zadaniem zespołu specjalistów MDDP Outsourcing, w pierwszym etapie współpracy, była pomoc przy wdrożeniu i dostosowaniu do potrzeb Klienta systemu do konsolidacji FlexiReporting. System ten ma na celu automatyzację, usprawnienie oraz przyspieszenie procesu konsolidacji danych finansowych.

System FlexiReporting jest autorskim rozwiązaniem firmy FlexiSolutions, który z powodzeniem wspiera konsolidację danych finansowych grup kapitałowych niezależnie od ich wielkości – liczących kilka, kilkanaście lub kilkadziesiąt spółek. Dzięki wbudowanemu mechanizmowi przeliczeń walutowych, system pozwala nam również na przygotowanie konsolidacji grup międzynarodowych.

Narzędzie umożliwia efektywne przygotowanie skonsolidowanych danych finansowych oraz pomaga w przygotowaniu sprawozdania finansowego zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości jak również z zastosowaniem przepisów Ustawy o Rachunkowości.

Co więcej- system FlexiReporting z powodzeniem obsługuje również zmiany w grupie kapitałowej zachodzące w trakcie roku. Możliwe jest np.: włączenie do konsolidacji spółek nabytych w trakcie roku oraz wyłączenie spółek likwidowanych bądź przeznaczonych do sprzedaży.

W trakcie współpracy, w strukturze grupy naszego Klienta zachodziły różne zmiany, m.in.: takie jak sprzedaż oraz likwidacja spółek z grupy czy też łączenie kilku spółek z grupy. Zadaniem naszego zespołu było merytoryczne wsparcie Klienta na każdym etapie oraz dostosowanie systemu oraz raportów finansowych do zachodzących zmian.

Jak wygląda proces przygotowania przez zespół MDDP skonsolidowanych danych finansowych w systemie FlexiReporting?

  1. Przygotowanie danych jednostkowych

W pierwszej kolejności przygotowujemy w systemie Flexi dane jednostkowe poszczególnych spółek grupy kapitałowej. Dzięki możliwości integracji i podłączenia się do systemów księgowych import zestawienia obrotów i sald do FlexiReporting odbywa się poprzez jedno kliknięcie. W przypadku braku możliwości podłączenia się do systemu księgowego możliwe jest również ręczne wprowadzenie danych do systemu Flexi oraz ich przetwarzanie. Ustawione z pomocą naszych specjalistów powiązania kont księgowych poszczególnych spółek grupy do grupowego planu kont, który został następnie zmapowany do odpowiednich pozycji bilansu oraz rachunku zysków i strat pozwala na szybkie zmapowanie obrotówek.

FlexiReporting umożliwia również wprowadzenie korekt lokalnych na poziomie wybranej spółki w razie konieczności dokonania przekształceń wymaganych do raportowania sprawozdań jednostkowych zgodnie z polityką rachunkowości Grupy.

2. Przygotowanie danych skonsolidowanych

Przy współpracy z naszym zespołem, w systemie Klienta ustawiamy mechanizmy, dzięki którym przygotowanie danych skonsolidowanych staje się szybsze i prostsze, obejmują one takie elementy jak:

  • uzgadnianie i automatyczne eliminacje salda rozrachunków i obrotów między spółkami w grupie kapitałowej oraz wygenerowanie raportów transakcji wewnątrzgrupowych, dzięki którym nasz zespół może je łatwo weryfikować i kontrolować,
  • mechanizmy przeliczeń walutowych, dzięki którym możemy przygotować dane skonsolidowane dla międzynarodowych grup kapitałowych, a także raportować dane jednostkowe w walutach lokalnych spółek z grupy. Mechanizmy te zapewniają również raportowanie kapitałów według kursów historycznych oraz wyliczenie różnic kursowych,
  • ustawienie reguł netujących, dzięki którym system automatycznie netuje salda wskazanych kont, np.: sald, które zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości powinny być prezentowane w sprawozdaniu finansowym w szyku zwartym (jako wartość per saldo). Netowanie sald odbywa się na poziomie danych jednostkowych jak i skonsolidowanych.

Narzędzie pozwala także na księgowanie ręcznych korekt konsolidacyjnych w specjalnych dziennikach zaprojektowanych i dopasowanych do potrzeb danej grupy, co zapewnia przejrzystość wprowadzanych danych.

3. Przekazywanie informacji dla audytora

FlexiReporting pozwala naszemu zespołowi na szybkie i proste przygotowanie kompletnych informacji dla audytora – system posiada zestaw raportów audytowych, przedstawiających szczegóły z mapowania kont i wszystkich wprowadzonych korekt, które składają się na poszczególne pozycje bilansu oraz rachunku zysków i strat.

4. Przygotowania sprawozdania finansowego

Narzędzie wspiera również proces przygotowania kompletnego (jednostkowego oraz skonsolidowanego) sprawozdania finansowego łącznie z wygenerowaniem dokumentu w formacie XML. Dzięki opracowaniu przez naszych specjalistów mechanizmu mapującego konta księgowe do szczegółowych pozycji w notach objaśniających, duża część informacji w notach wypełniania jest automatycznie. System umożliwia również stworzenie automatycznych reguł kalkulujących wyjściową wersję rachunku przepływów pieniężnych oraz zestawienia zmian w kapitale własnym, co pozwala ograniczyć czas sporządzania tych kalkulacji dla  wszystkich spółek z grupy.

Dzięki wdrożeniu systemu FlexiReporting, nad którym czuwał zespół naszych specjalistów, proces raportowania finansowego dla Klienta został zautomatyzowany oraz zoptymalizowany. Przygotowanie skonsolidowanych danych finansowych oraz kompletnego sprawozdania finansowego stało się znacznie szybsze i prostsze.  

Autor: Klaudia Lewandowska, Młodszy Specjalista ds. Sprawozdawczości w MDDP Outsourcing.