Korygowanie faktur w KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadzony przez Ministerstwo Finansów jest systemem komputerowym, który pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. Głównym celem KSeF jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym. 

KSeF będzie obowiązkowy: 

• od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych (którzy w poprzednim roku przekroczyli 200 mln złotych obrotów), 

• od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich podmiotów. 

Faktura korygująca w KSeF 

Zgodnie z aktualnie obowiązującym art. 106na ustawy VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Powyższe zasady należy odnieść również do przypadków, gdy wystawiana jest korekta faktury. 

Faktura korygująca „in plus” w KSeF

Faktury korygujące „in plus” wystawione w KSeF będą rozliczane tak samo jak dotychczas, z uwzględnieniem momentu powstania przyczyny korekty. Zasady określone w art. 29a ust. 17 ustawy VAT będą odnosić się także do korekty faktury wystawionej przez KSeF. System nie limituje liczby faktur korygujących do jednej faktury sprzedaży, a faktury odrzucone przez KSeF nie wymagają korekty, ponieważ nie posiadają numeru ID.  

Faktura korygująca „in minus” w KSeF 

Faktura korygująca „in minus” przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest rozliczana w miesiącu jej wystawienia, niezależnie od formy wystawienia faktury pierwotnej oraz sposobu dostarczenia jej klientowi. Sprzedawca nie musi posiadać dokumentacji potwierdzającej warunki korekty. 

Jak wyjaśnił Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 18 września 2024 roku (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.337.2024.1.AKS), podatnik może pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Nie musi posiadać dokumentacji, o której mowa w art. 29a ust. 13 ustawy (tj. dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług) w przypadku wystawienia faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej. 

• Nabywca wyraża akceptację otrzymania w systemie KSeF faktury wystawionej w systemie KSeF – dla warunków rozliczenia korekty in minus oznacza to tożsamy moment dokonania korekty podatku należnego u sprzedawcy i podatku naliczonego u nabywcy. 

• Brak akceptacji nabywcy na otrzymywanie faktur w systemie KSeF – nie wpływa na zasady korekty podatku należnego u wystawcy faktury korygującej. W takim przypadku wystawca nadal posiada prawo do korekty podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą in minus w systemie KSeF. 

Od tej zasady obowiązywać będą jednak pewne odstępstwa. Jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana, obniżenia podstawy opodatkowania dokona się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi. Potwierdzenie otrzymania ww. faktury korygującej może być także zastąpione potwierdzeniem daty przesłania tej faktury do Krajowego Systemu e-Faktur (numerem identyfikacyjnym KSeF). Sytuacja ta dotyczyć będzie: 

•  faktur korygujących wystawionych zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy VAT (awaria KSeF), art. 106nh ust. 1 ustawy VAT (niedostępność KSeF), 

• w przypadku określonym w dodawanym art. 106nda ust. 1 ustawy VAT (offline).  

• oraz w przypadkach gdy przepisy dopuszczają wystawianie faktur poza KSeF (art. 106gc ustawy VAT). 

Oznacza to, że jeżeli podatnik wprowadzi fakturę korygującą wystawioną poza KSeF do KSeF i zostanie jej przydzielony numer identyfikujący fakturę w tym systemie, to podatnik będzie mógł skorygować podatek należny „in minus” w okresie rozliczeniowym, w którym ten numer został przydzielony. Jeżeli natomiast wcześniej podatnik uzyska potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę poza KSeF korekta będzie mogła nastąpić w okresie rozliczeniowym otrzymania tego potwierdzenia. Natomiast w przypadku faktur, które nabywca powinien otrzymać obowiązkowo przez KSeF (offline i w czasie niedostępności – gdy dotyczy sprzedaży na rzecz podatników czynnych), moment korekty to zawsze przesłanie faktury do KSeF (nigdy potwierdzenie jej odbioru poza KSeF). 

Warunku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej nadal nie będzie stosować się dla: 

• eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;  

• dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,  

• dla sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego i innych świadczeń wskazanych w art. 29a ust. 15 pkt 3 VATU. 

Podsumowanie

W przypadku rozliczenia korekty in minus wyrażenie przez nabywcę akceptacji otrzymania w systemie KSeF faktury wystawionej w systemie KSeF, ma znaczenie dla określenia momentu dokonania korekty podatku naliczonego u nabywcy. Natomiast moment dokonania korekty podatku należnego u sprzedawcy będzie ten sam (okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą in minus w systemie KSeF), niezależnie od wyrażenia przez nabywcę akceptacji otrzymania w systemie KSeF faktury wystawionej w systemie KSeF bądź braku takiej akceptacji. 

Nota korygująca a KSeF 

Przepisy w zakresie obowiązkowego systemu KSeF usuwają z ustawy VAT regulacje dotyczące noty korygującej. Aktualnie zgodnie z art. 106k ustawy VAT nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, może wystawić notę korygującą. W nowym stanie prawnym nie będzie funkcjonowała nota korygująca. Jedyną możliwą opcją będzie wystawienie korekty faktury przez sprzedawcę. 

MDDP OUTSOURCING POLSKA – USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autor: Monika Olesińska, Młodszy Księgowy w MDDP Outsourcing Polska – Katowice