KPiR 2026 – cyfrowa rewolucja w uproszczonej księgowości. Co się zmieni i jak się przygotować?

Już od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorcy prowadzący uproszczoną księgowość na podstawie KPiR będą musieli zmierzyć się z rewolucyjnymi zmianami. Nowe rozporządzenie nie tylko wprowadza elektroniczną formę księgi jako standard, ale również znacząco modyfikuje sposób jej prowadzenia – od likwidacji niektórych uproszczeń, przez nowe obowiązki dokumentacyjne, aż po dodatkowe kolumny ewidencyjne. Co dokładnie się zmienia i dlaczego nie warto czekać z wdrożeniem nowych procedur?

25 marca 2025 r. w Rządowym Centrum Legislacji opublikowano projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) – zmiany mają wejść w życie z dniem 1 stycznia 2026 roku. Projekt zmian zawiera nie tylko nowy wzór KPiR (wprowadzono dwie dodatkowe kolumny: numer faktury wystawionej w KSeF oraz identyfikator podatkowy kontrahenta), ale także liczne różnice w prowadzeniu księgi w stosunku do dotychczasowych przepisów. Jak uzasadnia Ministerstwo Finansów, konieczność nowelizacji rozporządzenia wynika wprost z art. 24a ust. 7 ustawy o PIT oraz z obowiązku prowadzenia KPiR w formie elektronicznej (art. 24a ust. 1e  ustawy o PIT). Co dokładnie warto wiedzieć o tych zmianach i na co się przygotować?

Kto musi prowadzić KPiR w formie elektronicznej?

Przypominamy, że – zgodnie z art. 24a ust. 1 i 2 ustawy o PIT – obowiązek prowadzenia KPiR mają m.in. osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o ile oczywiście nie prowadzą ksiąg rachunkowych na podstawie ustawy o rachunkowości (tzw. pełna księgowość).

Zmienione brzmienie art. 24a ust. 7 wprowadza również obowiązek przesyłania KPiR do właściwego naczelnika urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania podatkowego, a podstawowym sposobem prowadzenia KPiR jest forma elektroniczna i tylko ściśle określone grupy podatników będą mogły kontynuować prowadzenie KPiR bez użycia programów komputerowych. Na dzień publikacji niniejszego artykułu, możliwość prowadzenia KPiR w 2026 r. w wersji papierowej dotyczyć ma już tylko osób działających na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia zawartych na podstawie odrębnych przepisów, a także duchownych, którzy zrezygnowali z opodatkowania ryczałtem, przy czym minister właściwy do spraw finansów publicznych w drodze rozporządzenia będzie mógł określać grupy podmiotów zwolnionych z obowiązku prowadzenia ksiąg podatkowych w postaci elektronicznej lub zwolnionych z obowiązku ich przesyłania.

Co się zmieni w samym prowadzeniu i uzupełnianiu KPiR?

Oprócz wspominanych wyżej zmian we wzorze KPiR, projekt przewiduje również szereg istotnych modyfikacji w samym prowadzeniu i uzupełnianiu KPiR.

• Brak preferencji dla rolników prowadzących gospodarstwa rolne

Rolnicy prowadzący gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujący działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, osiągający do 10.000 zł przychodu w roku podatkowym nie będą mogli korzystać z uproszczonej formy prowadzenia księgi.

• Aktualizacja lub usunięcie niektórych definicji pojęć

Z art. 2. rozporządzenia usunięto pojęcia, które są już zdefiniowane na gruncie ustawy o PIT. Chodzi m.in. o takie pojęcia, jak przychód, środki trwałe czy wartości niematerialne i prawne. Zmieni się również definicja biura rachunkowego.

• Zmiana zasad zwolnień z prowadzenia KPiR

W dotychczasowym brzemieniu przepisów, w przypadku szczególnych okoliczności i na wniosek podatnika, istniała możliwość uzyskania zwolnienia z obowiązku prowadzenia KPiR. Nowe przepisy likwidują taką możliwość, ale dotychczasowe zwolnienia zachowują moc przez okres, na jaki zostały przyznane.

• Ewidencja sprzedaży przez podatników zwolnionych z VAT

Nowe rozporządzenie nie przewiduje możliwości dotyczących wykorzystywania ewidencji sprzedaży dla potrzeb KPIR przez podatników zwolnionych z VAT, co w praktyce oznacza, że osoby te będą musiały prowadzić osobną ewidencję sprzedaży.

• Miejsce przechowywania ksiąg i dowodów

Dotychczasowe przepisy w sposób jednoznaczny wskazywały miejsce przechowywania ksiąg i dokumentów księgowych. W nowych – brak jest takiej regulacji, ale oczywiście w razie kontroli przedsiębiorcy będą zobligowani do przekazania dostępów do dokumentacji online.

• Uproszenie dla przedsiębiorstw wielozakładowych

Przedsiębiorstwa wielozakładowe nie będą miały już obowiązku prowadzenia ksiąg oddzielnie dla każdego zakładu. Nastąpi również likwidacja obowiązku sporządzania dowodów przesunięć pomiędzy poszczególnymi zakładami, co powinno w znaczący sposób ułatwić prowadzenie księgi.

• Zmiany w dokumentowaniu sprzedaży

Brak możliwości stosowania zbiorczych zapisów na podstawie dziennych zestawień dowodów (faktur dotyczących sprzedaży). Wszystkie faktury mają być wpisywane bezpośrednio do księgi, co – zdaniem ministerstwa – umożliwi lepsze wykorzystanie struktur JPK_PKPiR.

• Ograniczenia w dokumentowaniu zakupów w handlu detalicznym

Wg nowych przepisów, niektóre zakupy – np. materiałów biurowych, będą musiały być dokumentowane fakturą uproszczoną. Nowe przepisy wyłączają możliwość dokumentowania takich zakupów za pomocą paragonów bez NIP-u.

• Ujednolicenie terminów wpisów do KPiR

Wszystkie wpisy kosztowe i przychodowe będą dokonywane, co do zasady, najpóźniej do dnia 20. każdego miesiąca, następującego po miesiącu dokonania wydatków bądź uzyskania przychodu.

• Zmiany w spisie z natury

Obowiązek podpisywania spisu będzie ciążył tylko na właścicielu danego zakładu lub wspólnikach. Osoby sporządzające spis z natury nie będą miały już więc obowiązku jego podpisywania. Dodatkowo, w księdze ujmowana będzie wyłącznie wartość spisu.

• Elektroniczna księga – brak szczegółowych kryteriów

Nowe rozporządzenie nie określa warunków, jakim odpowiadać powinna księga prowadzona w postaci elektronicznej, aby mogła być uznana za prawidłową.

• Zmiana w zakresie ujmowania faktur wystawionych do sprzedaży ewidencjonowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących

Zachowana została zasada polegająca na niewpisywaniu do księgi kwot wynikających z ww. faktur, przy jednoczesnym wykreśleniu regulacji dot. obowiązku przechowywania paragonu i faktury – gdyż przepisy o VAT regulują już te zasady.

• Zmiana sposobu korygowania danych z raportów fiskalnych

Korekty będą dokonywane na podstawie dowodu wewnętrznego, a nie – jak dotychczas – poprzez opisywanie korekt na odwrocie raportu.

Nie tylko KSeF. KPiR w nowej odsłonie cyfryzacji

Choć większość uwagi skupia się obecnie na obowiązkowym KSeF, zmiany w prowadzeniu KPiR są równie rewolucyjne. Od 2026 roku podatnicy będą musieli nie tylko przesyłać elektroniczne księgi do urzędu, ale też dostosować sposób dokumentowania transakcji, gromadzenia danych o kontrahentach i wprowadzania zapisów do księgi.

Nowe rozporządzenie dotyczące KPIR to ewidentnie kolejny krok w kierunku cyfryzacji i uszczelniania systemu podatkowego. Największa zmiana będzie niewątpliwie dotyczyła konieczności przejścia na księgowość cyfrową, a celem tych zmian jest oczywiście zwiększenie przejrzystości i efektywności rozliczeń podatkowych, natomiast w praktyce – ułatwienie kontroli administracji publicznej. Z punktu widzenia przedsiębiorców oznacza to jednak konieczność dostosowania systemów księgowych do nowych procedur, a w wielu przypadkach nawet wdrożenie ich od podstaw, dlatego nie warto czekać z tym do ostatniej chwili. Brak przygotowania może skutkować nie tylko karami, ale i poważnymi opóźnieniami w obsłudze księgowej.

MDDP OUTSOURCING – USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <