KSeF - Rola Głównego Księgowego

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to niewątpliwie jedno z najpoważniejszych wyzwań dla działów finansowo-księgowych w ostatnich latach. Obowiązek wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych nie tylko zmienia codzienną praktykę księgową w zakresie ewidencji i przetwarzania dokumentów księgowych, ale przede wszystkim wymusza dostosowanie procesów, procedur obowiązujących w jednostce oraz systemów informatycznych przez nią stosowanych (zarówno operacyjnych, jak i finansowo-księgowych oraz służących do ewidencjonowania i obiegu dokumentów) do nowych przepisów.

Należy podkreślić, że wdrożenie KSeF to nie tylko istotna zmiana technologiczna. To przede wszystkim transformacja organizacyjna i proceduralna.

SPIS TREŚCI

1. Rola głównego księgowego w procesie wdrożenia
2. Analiza obecnych procesów i obiegów dokumentów
3. Dostosowanie systemów finansowo-księgowych i ERP do wymogów KSeF
4. Kluczowe zadania głównego księgowego w obszarze technologicznym:
5. Bezpieczeństwo danych i kontrola dostępu do KSeF
6. Testy funkcjonalne systemu
7. Edukacja pracowników
8. Monitoring zgodności po wdrożeniu
9. Podsumowanie: główny księgowy jako lider zmiany
10. FAQ

Rola głównego księgowego w procesie wdrożenia

Kluczową rolę stanowi w tym procesie główny księgowy organizacji. Jego zadaniem jest zarówno zapewnienie zgodności w obszarze finansowo-księgowym z przepisami dotyczącymi KSeF, jak i bezpieczeństwa oraz ciągłości funkcjonowania organizacji po wprowadzeniu systemu faktur ustrukturyzowanych. Aby zadania te zostały zrealizowane, główny księgowy musi sprostać kilku istotnym wyzwaniom.

Analiza obecnych procesów i obiegów dokumentów

Pierwszym z wyzwań, który stanowi punkt wyjścia do implementacji KSeF, jest konieczność przeanalizowania obecnych procesów rejestracji, obiegu i akceptacji dokumentów. Wiele firm funkcjonuje nadal w oparciu o tradycyjne, papierowe obiegi lub systemy częściowo oparte o dokumenty papierowe, a częściowo elektroniczne.

Nawet w przypadku faktur otrzymywanych w formie elektronicznej w wielu organizacjach nadal funkcjonuje system drukowania tych dokumentów, opisywania ich ręcznie i opatrywania pieczątkami i podpisami jako dowód akceptacji. Takie rozwiązania w świetle wejścia w życie faktur ustrukturyzowanych tracą rację bytu z uwagi na ich nieefektywność, dublowanie pracy oraz ryzyko błędów.

Główny księgowy powinien zadbać, aby zostały zidentyfikowane i opisane punkty styku działu księgowości z innymi jednostkami organizacji — od działu sprzedaży, przez zakupy i logistykę, po controlling — oraz szczegółowo opisane zasady obiegu dokumentów w organizacji.

Kolejny krok to identyfikacja obszarów ryzyka związanych z wprowadzeniem KSeF oraz zaplanowanie nowych procesów, procedur i zasad z uwzględnieniem ich optymalizacji oraz automatyzacji.

Dostosowanie systemów finansowo-księgowych i ERP do wymogów KSeF

Kolejnym wyzwaniem jest dostosowanie systemów finansowo-księgowych i ERP do wymogów KSeF. W praktyce oznacza to konieczność współpracy z działem IT oraz dostawcami oprogramowania, aby zapewnić poprawną komunikację z platformą Ministerstwa Finansów.

Kluczowe zadania głównego księgowego w obszarze technologicznym:

• zdefiniowanie wymagań biznesowych,
• zatwierdzenie sposobu integracji,
• przygotowanie procedur walidacji danych,
• określenie ścieżek akceptacji wewnętrznej,
• zaplanowanie procesów korekty błędów i obsługi przerw w działaniu KSeF.

W części organizacji stosowane systemy informatyczne — zwłaszcza zagraniczne, niedostosowane do polskich wymogów — uniemożliwiają bezpośrednią integrację z KSeF. Wówczas konieczne jest wdrożenie dodatkowych narzędzi integracyjnych oraz odpowiednie mapowanie danych KSeF do danych w systemach finansowo-księgowych.

Ważnym aspektem jest również bieżące monitorowanie zmian w przepisach dotyczących VAT, wywołanych wprowadzeniem KSeF, aby zapewnić, że stosowane przez jednostkę systemy nadal spełniają nowe wymogi.

Bezpieczeństwo danych i kontrola dostępu do KSeF

Należy także zadbać o bezpieczeństwo i kontrolę dostępu do KSeF. Jako osoba odpowiedzialna za prawidłowe prowadzenie ksiąg, główny księgowy musi określić, jakie role i uprawnienia otrzymają pracownicy oraz osoby współpracujące.

Obejmuje to m.in.:

• nadawanie tokenów i certyfikatów,
• konfigurację uprawnień dostępu,
• zabezpieczenie przed nieautoryzowanym wystawianiem dokumentów.

W organizacji powinna powstać procedura potwierdzająca dochowanie należytej staranności. Błędy w obszarze dostępu mogą narazić firmę na ryzyko operacyjne, wizerunkowe oraz karno-skarbowe. System KSeF będzie bowiem dostępny dla organów skarbowych, egzekucyjnych i innych instytucji, co umożliwi ich szczegółową kontrolę. Od 2027 roku zaczną obowiązywać kary pieniężne za nieprawidłowości.

Testy funkcjonalne systemu

Kolejna faza wdrożenia, wymagająca nadzoru głównego księgowego, to przeprowadzenie testów funkcjonalnych, czyli weryfikacja, czy system:

• poprawnie generuje faktury sprzedaży zgodne z wymogami KSEF,
• prawidłowo odbiera faktury przychodzące.

Edukacja pracowników

Bardzo istotnym aspektem jest edukacja pracowników — zarówno w obszarze technicznym, jak i merytorycznym. Wdrożenie KSeF zmieni proces fakturowania oraz proces otrzymywania i zatwierdzania dokumentów zakupowych.

Główny księgowy odpowiada za organizację szkoleń oraz przygotowanie jasnych instrukcji postępowania. Wszystkie osoby w organizacji powinny rozumieć nowe zasady i potrafić z nich korzystać.

Monitoring zgodności po wdrożeniu

Należy pamiętać, że wdrożenie KSeF to dopiero pierwszy krok. Po uruchomieniu systemu główny księgowy powinien monitorować zgodność procesów z przepisami oraz reagować na błędy pojawiające się w przesyłanych lub odbieranych fakturach.

Podsumowanie: główny księgowy jako lider zmiany

Wdrożenie KSeF jest przedsięwzięciem wymagającym szerokiej wiedzy księgowej, organizacyjnej i technologicznej. Główny księgowy pełni tu rolę lidera zmian. Od jego kompetencji i zaangażowania zależy, czy organizacja wykorzysta szansę na automatyzację księgowości i minimalizację ryzyka błędów oraz oszustw podatkowych, jakie niesie ze sobą nowy model zarządzania fakturami w KSeF.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania dotyczące roli głównego księgowego przy KSeF

Czy główny księgowy odpowiada za prawidłowość wystawiania faktur w KSeF?Tak. Odpowiada za zgodność procesów z przepisami, prawidłową konfigurację systemu oraz procedury obiegu dokumentów.

Czy główny księgowy musi brać udział w integracji systemów z KSeF?Tak. To on określa wymagania biznesowe, akceptuje sposób integracji i nadzoruje poprawność danych.

Kto w firmie nadaje uprawnienia do KSeF?Najczęściej dział księgowości lub osoba odpowiedzialna za księgi rachunkowe — czyli główny księgowy — decyduje o zasadach nadawania ról i dostępu.

Czy organizacja musi szkolić pracowników przed wdrożeniem KSeF?Tak. Szkolenia są kluczowe, ponieważ zmienia się proces wystawiania, odbierania i akceptacji faktur.

Kiedy pojawią się kary za błędy w korzystaniu z KSeF?Pierwsze kary za nieprawidłowości przewidziane są od 2027 roku.

Poszukują Państwo polecanego i profesjonalnego partnera, który wspiera firmy w zakresie księgowości, kadr i płac? Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy rozwiązania najlepiej dopasowane do Państwa potrzeb.