Kto odpowiada za księgowość firmy?

Każdy podmiot gospodarczy ma swojego kierownika, który pełni funkcję zarządczą – właściciela, prezesa czy jakkolwiek inaczej nazywanego szefa. Do jego obowiązków należy między innymi organizacja funkcji rachunkowej danej firmy (jednostki). Wykonanie niektórych zadań w tym zakresie, ów kierownik jednostki, może scedować na inną osobę lub na biuro rachunkowe. Ale nawet wówczas, to kierownik ponosi odpowiedzialność za nadzór i  wykonanie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości – ta reguła wynika wprost z obowiązujących przepisów. Przyjrzyjmy się im dokładniej.

W celu wprowadzenia w zagadnienie odpowiedzialności kierownika za rachunkowość jednostki, warto przyjrzeć się definicjom samej rachunkowości oraz kierownika jednostki. Jak te terminy należy rozumieć na gruncie obowiązujących przepisów?

Co to jest rachunkowość i czym się zajmuje?

Najprościej mówiąc, rachunkowość to system ewidencji gospodarczej wyrażony w wartości pieniężnej, obrazujący sytuację majątkową podmiotu. Definicyjnie kwestia czym jest rachunkowość i czym się zajmuje została uregulowana w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z art.4 pkt 3 UoR rachunkowość jednostki obejmuje:

• przyjęte zasady (politykę) rachunkowości;
• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
• sporządzanie sprawozdań finansowych;
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
• poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Z podanej definicji wynika, że zakres rachunkowości obejmuje wiele czynności. Co do zasady odpowiedzialność za rachunkowość jednostki, ponosi kierownik.

Kim jest kierownik jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości?

Ustawa o rachunkowości wskazuje, że za kierownika jednostki rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Ze względu na formę prawną danego podmiotu, kierownikiem jednostki jest:

• w przedsiębiorstwie osoby fizycznej – właściciel,
• w spółce jawnej i cywilnej – wspólnicy prowadzący sprawy spółki,
• w spółce partnerskiej – wspólnicy prowadzący sprawy spółki lub zarząd,
• w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej – komplementariusze prowadzący sprawy spółki,
• w spółce z o.o. i akcyjnej – zarząd,
• w przedsiębiorstwie w likwidacji lub upadłości – likwidator lub syndyk albo zarządca ustanowiony w postępowaniu upadłościowym.

Kto odpowiada za księgowość w firmie?

Kierownicy jednostek często przekazują część lub całość obowiązków związanych z prowadzeniem rachunkowości innej osobie lub przedsiębiorcy (np. biuru rachunkowemu). Jak wynika z ustawy, kierownik mimo to nadal nadzoruje i organizuje prowadzenie rachunkowości w jednostce. W związku z tym – mimo powierzenia określonych obowiązków innej osobie – pozostaje on odpowiedzialny za rachunkowość jednostki.

Zgodnie z art. 4 pkt.5 UoR, przejęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być sporządzone w formie pisemnej, a dokument powinien zawierać bardzo precyzyjnie określony zakres odpowiedzialności. Powyższa forma przekazania odpowiedzialności ma zastosowanie do osób zatrudnionych na umowę o pracę.

Jednostka może także powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych innemu przedsiębiorcy, wykonującemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednak, zgodnie z komunikatem z 18 maja 2010 r. Komitetu Standardów Rachunkowości, powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za rachunkowość jednostki. Zobowiązuje ona kierownika jednostki do starannego wyboru przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, dokonanie odpowiednich zapisów w umowie oraz kontrolę dotrzymania warunków tej umowy.

WAŻNE! Szczególną uwagę należy zwrócić na postanowienia dotyczące odpowiedzialności innych osób – obok kierownika jednostki – za określone obszary rachunkowości. Kierownik jednostki w celu efektywnego sprawowania nadzoru powinien wdrożyć rozwiązania pozwalające mu na bieżącą kontrolę i analizę dokonywanych w księgach zapisów. Powinien również zweryfikować kwalifikacje, w tym uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, osób wykonujących te czynności w imieniu przedsiębiorcy, a także informację dotyczącą posiadania ważnych polis ubezpieczenia OC.

Jeśli chcesz mieć pewność, co do profesjonalizmu zespołu prowadzącego księgowość Twojej firmy, skorzystaj z obsługi księgowej marki MDDP Outsourcing i śpij spokojnie! >> Skontaktuj się z nami <<

Outsourcing księgowy i kadrowo-płacowy dla wymagających firm
Napędzany nowoczesną technologią

👉 Usługi księgowe 👉 Usługi kadrowo-płacowe 👉 Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autor: Sylwia Zatorska, Księgowa, MDDP Outsourcing, Warszawa