Blog

Lean Management

10.04.2014
Szymon Churski
Partner w MDDP Outsourcing

Lean management to podejście, które w wielu publikacjach przedstawiane jest w sposób niezwykle skomplikowany. Faktycznie wdrożenie tej metodologii w przedsiębiorstwie nie jest łatwe. Jednak odrobinę upraszczając i sprowadzając to pojęcie do jednego stwierdzenia – tj. że Lean po wdrożeniu umożliwia osiąganie celów poprzez efektywne wykorzystanie dostępnych zasobów, wiele procesów można zoptymalizować bez niepotrzebnych komplikacji. W niniejszym artykule, korzystając z metodologii Lean, przedstawiono jak optymalnie realizować proces obiegu faktur zakupowych w przedsiębiorstwie usługowym.

W praktyce działalności biznesowej w Polsce, średniej wielkości przedsiębiorstwa otrzymują większość faktur w formie papierowej. Taka faktura, od dnia otrzymania do odpowiedniego zaksięgowania „krąży” po firmie, zużywając aktywa firmy (głównie czas zaangażowanych pracowników, papier, kserokopiarki). Poszczególne etapy tradycyjnego obiegu faktury to najczęściej jej odpowiednie zarejestrowanie, zaakceptowanie, zaksięgowanie, zapłacenie i zarchiwizowanie. W duchu uproszczonej definicji Lean, należałoby osiągnąć założone cele etapów zużywając jak najmniej zasobów firmy – czyli czasu pracowników. Można to osiągnąć stosując efektywne zasady obiegu dokumentów, a w praktyce najlepsze rezultaty osiąga się wdrażając elektroniczny obieg. Poniższa tabela przedstawia analizę poszczególnych etapów i zalety wdrożenia podejścia Lean:

Optymalizacja całego procesu przynosi wymierne efekty. Aby to sprawdzić, wystarczy dokonać następującej kalkulacji: jeśli przyjmie się oszczędność czasu na wszystkich etapach łącznie na 3 min pracy dla każdej faktury, to dla spółki która posiada 40.000 faktur zakupowych, oszczędność czasowa wyniesie 120.000 minut, czyli jeden etat. W rzeczywistości osiągane efektywności są często znacząco większe, a dodatkowo dzięki zdekomponowaniu procesu na pojedyncze zadnia większość z nich mogą wykonywać pracownicy o niższych kwalifikacjach, a tym samym kosztach. (np. dane wprowadzają osoby z kancelarii, a nie wyżej opłacani pracownicy księgowości). Dodatkowe oszczędności osiąga się w trakcie wszelkich kontroli i audytów w wypadku wystąpienia potrzeby odwołania się do dokumentów bądź sposobu ich akceptacji. Całkowicie wyeliminowane jest czasochłonne wyszukiwanie dokumentów z archiwów.
Warto ponadto zauważyć, że w tym wypadku ograniczając zużycie aktywów firmy (minimalizacja czasu pracowników), można jednocześnie wpływać na poprawę płynności (skrócenie czasu obiegu – brak odsetek, szybsze zwroty VAT), czy większą kontrolę (centralny rejestr faktur pozwalający namierzyć każdą z nich i wykonać wielowymiarowe analizy).
I ostatni aspekt. Do tej pory zakup systemu EOD wiązał się z wydatkiem typu CAPEX. Rozwój technologii umożliwia korzystanie z takich systemów po opłaceniu abonamentu. Środki pieniężne to bardzo ważne zasoby firmy. Ich efektywne wykorzystanie jest również spójne z filozofią Lean.