MDDP Outsourcing robi kolejny krok w stronę digitalizacji i automatyzacji

Jako MDDP Outsourcing- jedna z największych polskich firm świadczących usługi outsourcingu księgowości, kadr i płac, wykonaliśmy kolejny krok na drodze cyfrowej transformacji. We współpracy z ArchiDoc, dostawcą rozwiązań z zakresu zarządzania dokumentami i cyfryzacji procesów biznesowych oraz przy wykorzystaniu platformy low-code WEBCON BPS, zdecydowaliśmy się na zmianę dotychczas używanego systemu typu workflow. Dzięki temu pracownicy organizacji oraz  nasi klienci poddali jeszcze większej automatyzacji obieg dokumentów kosztowych i zyskają dużo więcej kluczowych funkcjonalności, a także docelowo nowe oprogramowanie zostanie zintegrowane z już istniejącą architekturą informatyczną firmy.

 Jak to zrobiliśmy?

Faktury i dokumenty kosztowe to jeden z obszarów, które firmy najczęściej wybierają na pierwszy ogień do automatyzacji. Dzieje się tak dlatego, że zazwyczaj jest to proces wewnętrzny, a więc nie wpływa bezpośrednio na obsługę i budowanie relacji z klientem, a jednocześnie korzyści z jego usprawnienia są bardzo szybko odczuwalne przez wszystkich pracowników i stanowią dogodną trampolinę do wdrażania kolejnych optymalizacji. W naszym przypadku projekt automatyzacji dokumentów kosztowych okazał się jednak znacznie bardziej złożony.

Wdrażając poprzednie rozwiązanie do elektronicznego obiegu dokumentów w 2011 roku, byliśmy pionierami polskiego rynku usług księgowych w zakresie zastosowania EOD. Przez 9 lat rynek znacząco się zmienił, poczynając od świadomości klientów, regulacji, kończąc na rozwoju przepustowości sieci czy możliwości automatyzacji. Zmieniliśmy się też my – rozwinęliśmy nasze autorskie algorytmy do procesowania dokumentów, a jako organizacja – odnotowaliśmy organiczny wzrost o ponad 500%. Wzrost ten oznacza większą ilość obsługiwanych klientów, procesowanych dokumentów, użytkowników systemów, ścieżek akceptacji itd. Z poprzednim rozwiązaniem typu workflow, choć jest naszym „ukochanym dzieckiem”, wiemy, że doszliśmy do niemal maksimum możliwości. Obsługując każdego roku coraz więcej klientów, często dużych organizacji z całego kraju, musimy dostarczać rozwiązanie, które wyprzedza swoją epokę. Inwestycja w nowy system zapewni nam kolejny raz przewagę konkurencyjną na najbliższe lata. – mówi Rafał Michniewicz, Partner Zarządzający MDDP Outsourcing

Zainteresowanie outsourcingiem usług księgowych przez ostatnie lata stale rosło. Wzrost ten znacząco przyspieszył szczególnie w ostatnich miesiącach, gdy przedsiębiorcy z niemal każdej branży zaczęli dostrzegać korzyści z cyfryzacji obiegu dokumentów, w kontekście ograniczeń i zawirowań związanych z pandemią koronawirusa.

Ze względu na specyfikę prowadzonej przez nas działalności, z obiegu faktur korzystają nie tylko nasi pracownicy, ale przede wszystkim klienci. To niemal 400 podmiotów działających w bardzo różnych sektorach rynku, co przekłada się na dużą skalę i szerokie zróżnicowanie prowadzonej dla nich dokumentacji księgowej. Nasz system musi być bardzo elastyczny, a jednocześnie musi bezbłędnie procesować dokumenty zgodnie z naszą autorską metodyką. – mówi Joanna Strykier, odpowiedzialna za optymalizację procesów w MDDP Outsourcing

Kluczowym elementem decydującym o wyborze odpowiedniego sytemu była możliwość jego elastycznego dopasowania do potrzeb wielu różnych branż.

Jako organizacja świadoma potrzeb naszych Klientów, nie mogliśmy zamykać się tylko i wyłącznie na narzędzia dedykowane do obiegu faktur, dlatego szukaliśmy systemu, który da nam docelowo dużo więcej możliwości. Świadomie nie wybraliśmy również systemu księgowego z dedykowanym modułem workflow, gdyż takie wbudowane narzędzia nie dają pełnej elastyczności, na jakiej zależy naszym klientom. Odmienne modele akceptacji, odmienne modele księgowania, a także różnorodna klasyfikacja i alokacja kosztów w firmach to tylko niektóre wyzwania w tym projekcie, z którymi przyszło nam się zmierzyć. Z jednej strony chcieliśmy stworzyć narzędzie dostosowane do potrzeb naszych klientów, a z drugiej uniwersalne i intuicyjne dla użytkowników, aby jeszcze lepiej spełniać ich oczekiwania.– tłumaczyMichał Bartosiński, kierownik ds. rozwoju systemów IT w MDDP Outsourcing

Zdecydowaliśmy się  więc na wybór platformy low-code umożliwiającą szybkie, a przy tym elastyczne modelowanie i automatyzowanie workflow procesów biznesowych bez kodowania:  WEBCON BPS – technologię polskiego producenta, należącą do światowej czołówki rozwiązań do automatyzacji obiegów zadań i dokumentów. Wdrożenie platformy poprawiło znacząco efektywność i jakość pracy organizacji, a także zwiększyło stopień ochrony przechowywanych danych. Funkcja tworzenia raportów i wykresów umożliwia klientom bieżący wgląd w usprawniane procesy, a kadrze zarządzającej śledzenie postępów oraz szybkie diagnozowanie ewentualnych wąskich gardeł. Przyjazny i intuicyjny interfejs znacząco skróci czas potrzebny na przeszkolenie kolejnych osób zaangażowanych w obsługę systemu, co pozwoli zacieśnić współpracę między MDDP a klientami w omawianiu i realizacji pomysłów na kolejne usprawnienia.

Dzięki integracji nowego oprogramowania z kluczowymi dla firmy systemami, pracownicy za pomocą jednego narzędzia będą mieli dostęp do wszystkich aplikacji biznesowych, które są im potrzebne do codziennej pracy, jak również kontaktu z klientami. Zaimplementowana integracja objęła przede wszystkim system finansowo-księgowy firmy na poziomie słowników, a także dodawania i następnie całościowego księgowania dokumentów – tłumaczy Adam Kubat, Head of IT Systems w ArchiDoc. W ramach projektu połączony zostanie również ekosystem IT organizacji z serwisami instytucji państwowych, takimi jak portal sprawozdawczy GUS, europejski system wymiany informacji o VAT czy portal podatkowy Ministerstwa Finansów. Integracje te wspierają m.in. podproces zakładania kontrahenta w obiegu dokumentów kosztowych umożliwiając pobieranie i aktualizację danych identyfikacyjnych oraz informacji o statusie podatnika – dodaje Kubat.

Współpraca z Webcon

Obecnie nasza organizacja zachęcona dotychczasowymi rezultatami z wdrożenia nowego systemu rozważa zoptymalizowanie w oparciu o WEBCON BPS kolejnych procesów, zwłaszcza w obszarze rozliczeń z pracownikami i delegacji.

Organizacje, które rozpoczynają przygodę z cyfryzacją bardzo rzadko kończą na usprawnieniu jednego tylko obiegu. Najwięcej korzyści, z perspektywy długofalowej strategii rozwoju przedsiębiorstwa, przynosi digitalizacja rozumiana nie jako pojedyncze działania ad hoc, ale proces pozwalający firmie zwiększać przewagę konkurencyjną i elastycznie reagować na zmiany i sytuacje kryzysowe w otoczeniu biznesowym.– wyjaśnia Łukasz Semeniuk, dyrektor handlowy w WEBCON.

– – – – –

WEBCON jest producentem zaawansowanej platformy low-code do digitalizacji i automatyzacji obiegów zadań i dokumentów – WEBCON BPS. System umożliwia szybkie i zwinne dostarczanie łatwych do modyfikacji aplikacji biznesowych – bez kodowania, a tym samym zapewnia efektywną optymalizację procesów w organizacji – od wspierających po krytyczne dla biznesu. Dzięki temu firmy mogą skutecznie zarządzać zmianą i budować w oparciu o nią przewagę konkurencyjną. Więcej na: https://www.webcon.com/pl.