Mija termin rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych za 2024 rok!

Co tak naprawdę kończy inwentaryzację? Nie spis, nie protokół. Sprawdź czego wymaga ustawa i dlaczego 26 marca to data graniczna w kontekście inwentaryzacji dla jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym.

Zgodnie z UoR 26 marca 2025 r. mija termin rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych za rok 2024. Tym samym kończy się proces inwentaryzacji, który stanowi jedno z kluczowych działań związanych z zamknięciem roku obrotowego.

Inwentaryzacja ma na celu potwierdzenie realnego stanu majątku jednostki oraz jego zgodności z zapisami ewidencyjnymi. Proces ten może odbywać się m.in. poprzez spis z natury, potwierdzenie sald z kontrahentami czy weryfikację dokumentów źródłowych.

Kiedy należy zakończyć inwentaryzację?

Dla jednostek z rokiem obrotowym równym kalendarzowemu spis z natury zapasów powinien zostać zakończony najpóźniej do 15 stycznia 2025 r. Następnie należy dokonać wyceny, ustalić ewentualne różnice (niedobory, nadwyżki), a następnie ująć je w księgach rachunkowych – nie później niż do 26 marca br.

Jakie są etapy inwentaryzacji?

1. Wycena składników majątku

Wyceny dokonuje się na podstawie arkuszy spisowych lub zestawień pomocniczych. Może ona obejmować całość zinwentaryzowanego majątku lub – w jednostkach prowadzących ewidencję ilościowo-wartościową – jedynie różnice stwierdzone między stanem faktycznym a księgowym.

2. Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych

Porównując dane ze spisu z natury z ewidencją księgową, można zidentyfikować różnice:

• ilościowe – dotyczące liczby jednostek danego składnika,
• jakościowe – związane z utratą wartości użytkowej lub handlowej (np. uszkodzenia, przeterminowanie).

Do czasu wyjaśnienia przyczyn różnic, zapisy ujmuje się tymczasowo na kontach rozrachunkowych – najczęściej kontach analitycznych do konta 24 „Pozostałe rozrachunki”. Po stronie Wn ujmuje się niedobory, a po stronie Ma – nadwyżki. Kontami przeciwstawnymi są odpowiednie konta zapasów, np. 31 „Materiały”, 33 „Towary”, 60 „Produkty gotowe”.

3. Wyjaśnienie przyczyn różnic

Rozliczenie różnic zależy od ich charakteru i przyczyn powstania – wyróżnia się: niedobory, szkody oraz nadwyżki.

• Niedobory mogą być:
  • usprawiedliwione – wynikające z ubytków naturalnych, pomyłek, zdarzeń losowych (np. kradzieży, pożaru);
  • nieusprawiedliwione – powstałe na skutek zaniedbań, braku nadzoru:
    • bezsporne – pokrywane przez osobę odpowiedzialną,
    • sporne – gdy osoba odpowiedzialna nie uznaje niedoboru – kierownik jednostki podejmuje decyzję o rozliczeniu (jako roszczenie lub koszt operacyjny).
• Szkody – są rozumiane jako utrata wartości zapasów, np. wskutek uszkodzeń, przeterminowania, zmian rynkowych (np. postęp technologiczny, zmiana trendów).
• Nadwyżki – dzieli się na powstałe wskutek błędów pomiarowych, pomyłki w zamianie podobnych zapasów, nieudokumentowania zwrotów z produkcji, likwidacji środków trwałych oraz nadwyżki dostaw przekraczające wartość faktury i nadwyżki z nieustalonych przyczyn.

Możliwość kompensaty różnic inwentaryzacyjnych

W uzasadnionych przypadkach możliwe jest rozliczenie różnic drogą kompensaty – np. gdy niedobory i nadwyżki:

• dotyczą podobnych zapasów lub opakowań, co sugeruje pomyłkę,
• są przypisane tej samej osobie odpowiedzialnej
• zostały wykryte w tym samym spisie inwentaryzacyjnym.

Zakończenie i dokumentacja inwentaryzacji

Efekty inwentaryzacji dokumentuje się w protokole z rozliczenia różnic, który jest przekazywany kierownikowi jednostki do zatwierdzenia. Protokół powinien zawierać:

• ustalenia komisji inwentaryzacyjnej,
• uwagi dotyczące organizacji magazynu i przechowywania zapasów,
• ewentualne rekomendacje usprawnień w zakresie procedur.

Ostatnim etapem działań inwentaryzacyjnych jest rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych. Zakończenie wymienionych etapów powinno nastąpić do 26 marca 2025 roku.

Outsourcing księgowy i kadrowo-płacowy dla wymagających firm
Napędzany nowoczesną technologią

Chcesz mieć pewność co do prawidłowości rozliczeń podatkowo-księgowych PIT, CIT czy VAT?
Eksperci MDDP Outsourcing są do dyspozycji, by zapewnić Twojej firmie kompleksowe wsparcie! Świadczymy nie tylko usługi księgowe, ale także kadrowo-płacowe.
Zapraszamy do kontaktu!

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości

 Autor: Klaudia Kowalczyk, młodsza księgowa, MDDP Outsourcing Warszawa