Nadawanie uprawnień do KseF

Już niebawem wszyscy przedsiębiorcy będą zobligowani do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Aby zacząć z niego korzystać trzeba uzyskać odpowiednie dostępy oraz nadać uprawnienia odpowiednim osobom. Jak to zrobić?

Osoby fizyczne prowadzące działalność posiadają dostęp do systemu na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, co oznacza, że mogą się do niego zalogować bez składania dodatkowych wniosków. W ich przypadku wystarczy podpis kwalifikowany lub profil zaufany. Pozostałe podmioty gospodarcze mają uprawnienia właścicielskie tylko wówczas, jeśli posiadają elektroniczną pieczęć z numerem NIP. Należy mieć jednak na uwadze, że pieczęć elektroniczna nie jest podpisem i może być wykorzystywana przez firmę, w odróżnieniu od podpisu elektronicznego, który używany jest przez osobę, dla której został wydany.

W przypadku braku uprawnień właścicielskich dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur można nadać za pomocą formularza ZAW-FA. Formularz składa się do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego. Służy on jedynie wskazaniu osoby uprawnionej do korzystania z systemu. Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do systemu KSeF jest też możliwe przez sam system. Wraz z  wejściem w życie obowiązkowego korzystania z KSeF, przedsiębiorca nie będzie zmuszony do samodzielnego wystawiania faktur sprzedaży lub odbierania faktur zakupu wystawionych na jego firmę. Może nadać odpowiednie uprawnienia wyznaczonym do tego osobom.

Kto może posiadać dostęp do KSeF?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2021 roku w sprawie korzystania Krajowego Systemu e-Faktur, dostęp do systemu może posiadać:

• Podatnik;
• Osoba fizyczna lub podmiot wskazany przez podatnika;
• Podmioty, o których mowa w art. 106 c ustawy o VAT (organy egzekucyjne, komornicy sądowi);
• Osoba fizyczna wskazana przez podmioty wskazane w art. 106 c ustawy o VAT.

Uprawnienia do korzystania z KSeF mogą dotyczyć:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z systemu;
• wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• wystawiania faktur, o których mowa w art. 106. d ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (samofakturowanie).

Jakie uprawnienia do KSeF są przewidziane?

Uprawnione osoby mogą natomiast dostać się do systemu na kilka sposobów:

1. Za pomocą wspomnianej wcześniej e-pieczęci kwalifikowanej. Z tego rozwiązania skorzystać mogą wszystkie osoby, którym przedsiębiorstwo udostępniło taką pieczęć, niekoniecznie posiadające pełnomocnictwo. Pieczęć wykorzystuje uprawnienia właścicielskie, czyli korzystający z niej mają pełen pakiet możliwości.
2. Za pomocą podpisu kwalifikowanego lub profilu ePUAP (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej). W ten sposób uwierzytelniają się osoby posiadające pełnomocnictwo. W systemie mogą wykonać tylko te czynności, do których zostały umocowane.
3. Ostatnim ze sposobów uwierzytelnienia jest token (ciąg znaków alfanumerycznych), który możne wygenerować w systemie KSeF osoba nadająca uprawnienia. Wygenerowany kod można wprowadzić do systemu księgowego, systemu obiegu dokumentów, systemu sprzedażowego czy innego. Odpowiednia konfiguracja programów może znacznie ułatwić pobieranie faktur zakupu oraz wysyłkę faktur sprzedaży.

Taki model funkcjonuje dziś. Ministerstwo jednak przygotowało nowy projekt rozporządzenia z dnia 27.11.2023, w którym token zostaje zastąpiony certyfikatem autoryzującym. Ma to być wytworzony przez system KSeF certyfikat powiązany z parą kluczy szyfrujących – prywatnym i publicznym.

Autor: Joanna Kargulewicz, Manager w warszawskim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing