Najczęstsze błędy w procesie fakturowania

Fakturowanie to niezwykle istotny proces w każdym przedsiębiorstwie, a jednak często poświęca mu się mało uwagi. Jednym z powodów mniejszego zainteresowania tym procesem jest przekonanie, że to sprzedaż jest etapem trudniejszym, po którym następuje fakturowanie, kiedy „wystarczy” , że księgowość firmy wystawi fakturę.

Nie negując istotności procesu sprzedaży, należy zauważyć prostą zależność – brak wystawienia faktur na kwotę 100 tysięcy złotych w firmie osiągającej zysk na poziomie 1 mln złotych – oznacza obniżenie tegoż zysku o 10%. Braki w fakturowaniu na tym poziomie występują w wielu firmach – dlaczego więc proces ten nie jest odpowiednio uszczelniany? Naszym zdaniem są trzy odpowiedzi:

• często w organizacjach występuje powszechne przekonanie, że procesy, które można w ten sposób usprawniać, „muszą” już dobrze działać,
• rezultaty tego typu usprawnień nie brzmią spektakularnie, jeśli nie są właściwie zaprezentowane,
• tego typu usprawnienia nie mają lotnie brzmiących nazw.

Nie skupiając się na błędach formalnych pojawiających się na fakturach, poniżej prezentujemy najczęściej identyfikowane błędy mające wpływ na wielkość sprzedaży.

Brak faktury

Błąd, który wydawałoby się, nie ma prawa powstać, a jednak jeśli powstanie – jest trudny do zidentyfikowania. Przykład: w wypadku kontraktu, którego dotyczy kilka faktur, niewystawienie ostatniej faktury, przy braku odpowiedniego modułu rejestrującego wartość kontraktu w systemie, powoduje najczęściej, że faktura ta jest pomijana.

Sposobami zmniejszania tego ryzyka są: analiza rentowności per kontrakt (kontrakt, gdzie nie wystawiono faktury, powinien odznaczać się zdecydowanie niższą rentownością) lub ewidencjonowanie na kontach technicznych pełnej wartości kontraktu (z którą rozliczane są kolejne faktury).

Wysyłka faktury na zły adres

Ten błąd sam w sobie po prostu opóźnia czas otrzymania płatności do czasu jego wykrycia. W wypadku jednak, kiedy błędna wysyłka pokryje się z brakiem monitorowania należności lub pomyłkami w ewidencji rozrachunków – jego wykrycie może się znacząco opóźnić lub w ogóle nie nastąpić.

Sposobami zmniejszenia tego ryzyka są: ograniczenie uprawnień do edycji wysyłki faktur, bieżące kontrolowanie stanu rozrachunków, rozliczanie rentowności kontraktów na podstawie przychodów zrealizowanych.

Błędna kwota faktury

Faktura wystawiona na kwotę inną niż w umowie to błąd, który statystycznie najczęściej nie ulega wykryciu, jako że w trakcie kontroli księgowych faktury sprzedażowe często nie są uzgadniane do umów sprzedaży lub jeśli są uzgadniane – zwykle dane dotyczące najnowszych aneksów nie są dostępne/brane pod uwagę.

Sposobami zmniejszenia ryzyka są: ewidencja umów oraz aneksów, do której cyklicznie uzgadniane będą faktury sprzedaży, analiza rentowności per kontrakt, cykliczne weryfikacje zgodności umowy z fakturami.

Faktura wystawiona później niż to możliwe

Błąd ten w mniejszym stopniu wpływa na wysokość sprzedaży, w większym na pozytywny cash flow.

Możliwościami zmniejszenia tego zjawiska są: analiza rentowności per kontrakt na koniec każdego miesiąca, analiza wiekowania kosztów nierentownych kontraktów.

Brak refakturowania kosztów

W wypadku firm, które refakturują koszty na kontrahenta, jest to statystycznie jeden z częstszych błędów.

Możliwościami zminimalizowania ryzyka są: ewidencja kosztów refakturowanych w osobnym zestawie kont oznaczonych per kontrakt lub per kontrahent, analiza kosztów nierefakturowanych po klasie kosztu (np. w ramach kosztów nierefakturowanych wszelkie koszty przejazdów taksówkami czy przesyłek kurierskich mogą budzić podejrzenia co do tego, czy nie powinny podlegać refakturowaniu).

Oczywiście powyższe ryzyka można minimalizować, posiadając rozbudowane systemy ERP, choć doświadczenie pokazuje że nie w 100%. Warto zatem zweryfikować, czy poszczególne ryzyka są adresowane przez posiadane systemy, a jeśli nie – zastanowić się nad wdrożeniem dodatkowych kontroli czy procesów. Małe usprawnienia w procesach księgowych, które powtarzają się nieskończoną ilość razy, po jakimś czasie mogą przynosić znaczące zyski.

Rafał Michniewicz
Partner w MDDP Outsourcing w Warszawie