Najważniejsze terminy i obowiązki pracodawcy na przełomie roku

Początek roku to najbardziej wymagający czas dla działów kadr i płac w firmach. Poza stałym miesięcznym cyklem rozliczeniowym pojawiają się dodatkowe obowiązki związane z rocznym raportowaniem i sprawozdawczością dotyczącą spraw pracowniczych.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze obowiązki pracodawcy wraz z terminami ich realizacji w zakresie zamknięcia roku w dziale kadr i płac.

SPIS TREŚCI

1. Obowiązki w zakresie Urzędu Skarbowego (rozliczeniowe i informacyjne)
2. Obowiązki w zakresie ZUS
3. Obowiązki w zakresie PFRON
4. Obowiązki w zakresie GUS
5. FAQ

Obowiązki w zakresie Urzędu Skarbowego (rozliczeniowe i informacyjne)

Pracodawca jako płatnik podatku ma obowiązek sporządzenia i przekazania do Urzędu Skarbowego następujących deklaracji:

• deklaracja PIT-4R za poprzedni rok podatkowy, zawierająca zbiorcze zestawienie podstaw oraz kwot podatku i zaliczek na podatek pobieranych i wpłacanych przez płatnika – termin przekazania do US za rok 2025: 2 lutego 2026 r.,
• deklaracja PIT-8AR o zryczałtowanym podatku dochodowym od osób fizycznych – termin przekazania do US za rok 2025: 2 lutego 2026 r.,
• deklaracja PIT-11, stanowiąca podstawową informację o przychodach, dochodach, kosztach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych – termin przekazania do US za rok 2025: 2 lutego 2026 r.,
• deklaracja PIT-8C, stanowiąca informację o wypłacie świadczeń z innych źródeł, od których nie była odprowadzona zaliczka na podatek dochodowy ani zryczałtowany podatek – termin przekazania do US za rok 2025: 2 lutego 2026 r.,
• deklaracja IFT-1R, stanowiąca informację o wysokości przychodu uzyskanego przez osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania poza terytorium Polski – termin przekazania do US za rok 2025: 2 lutego 2026 r.

WAŻNE!!!
Termin przekazania pracownikom deklaracji PIT-11, PIT-8C oraz IFT-1R upływa 28 lutego 2026 r.

Obowiązki w zakresie ZUS

Do 31 stycznia pracodawca ma obowiązek przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych informacji ZUS IWA za rok poprzedni. Dokument ten zawiera informacje o wypadkach przy pracy oraz osobach zatrudnionych w warunkach zagrożenia.

Obowiązek złożenia formularza dotyczy pracodawców, którzy:

• przez wszystkie miesiące 2025 r. opłacali składki na ubezpieczenie wypadkowe za co najmniej jedną osobę oraz co najmniej jeden dzień w styczniu 2026 r.,
• w roku 2025 zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób miesięcznie (w tym siebie),
• na dzień 31 grudnia 2024 r. pozostawali wpisani do rejestru REGON.

Do 28 lutego powstaje również obowiązek przekazania pracownikom dokumentu ZUS IMIR, tj.:

• Informacji Miesięcznej i Rocznej, wystawianej przez płatnika składek (pracodawcę), zawierającej dane o podstawach wymiaru składek oraz wysokości składek odprowadzonych na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
• dokument ten pełni funkcję dowodową,
• każdy pracodawca jest zobowiązany do przekazywania pracownikom informacji zawartych w raportach imiennych przekazanych za nich do ZUS,
• ZUS IMIR służy potwierdzeniu prawidłowości rozliczeń składkowych oraz umożliwia ubezpieczonemu bieżącą kontrolę swojej sytuacji ubezpieczeniowej.

Obowiązki w zakresie PFRON

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników, w tym pracowników z niepełnosprawnościami, jak również pracodawcy, którzy nie osiągają wymaganego wskaźnika zatrudnienia tych osób, mają obowiązek do 20 stycznia 2026 r. złożyć informację roczną w formie elektronicznej DEK-R za pośrednictwem systemu e-PFRON.

Obowiązki w zakresie GUS

Pracodawca powinien również zrealizować obowiązki sprawozdawcze wobec Głównego Urzędu Statystycznego (GUS).

Roczne deklaracje do GUS mają zróżnicowane terminy. Najczęściej sprawozdania roczne (np. SP – Ankieta Przedsiębiorstwa za dane za poprzedni rok) składa się do końca marca lub na początku kwietnia (w niektórych przypadkach np. do 4 maja).

Termin złożenia zależy od konkretnego formularza, rodzaju działalności firmy oraz tego, czy przedsiębiorstwo zostało objęte danym badaniem statystycznym. Kluczowe jest więc bieżące sprawdzanie harmonogramów publikowanych na stronie stat.gov.pl, w zakładce formularze (rok 2025), gdzie najczęściej jako terminy sprawozdań rocznych wskazywane są 31 marca lub 30 kwietnia.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Do kiedy pracodawca musi przekazać deklaracje PIT do Urzędu Skarbowego?
Deklaracje PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11, PIT-8C oraz IFT-1R za rok 2025 należy przekazać do Urzędu Skarbowego najpóźniej do 2 lutego 2026 r.

Jaki jest termin przekazania PIT-11 pracownikom?
Pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikom deklaracje PIT-11, PIT-8C oraz IFT-1R do 28 lutego 2026 r.

Kto musi złożyć informację ZUS IWA?
ZUS IWA składają pracodawcy, którzy m.in. opłacali składki wypadkowe przez cały rok, zgłaszali średnio co najmniej 10 osób do ubezpieczenia wypadkowego oraz byli wpisani do rejestru REGON na dzień 31 grudnia poprzedniego roku.

Czym jest ZUS IMIR i do kiedy należy go przekazać pracownikom?
ZUS IMIR to informacja miesięczna i roczna o podstawach oraz wysokości składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Dokument ten należy przekazać pracownikom do 28 lutego.

Kiedy należy złożyć roczną deklarację do PFRON?
Deklarację roczną DEK-R do PFRON należy złożyć w formie elektronicznej do 20 stycznia 2026 r.

Czy wszystkie firmy muszą składać sprawozdania do GUS?
Nie. Obowiązek sprawozdawczy do GUS dotyczy wyłącznie podmiotów objętych danym badaniem statystycznym. Terminy i zakres raportowania należy każdorazowo sprawdzać w harmonogramach GUS.

Autor: Kinga Miszyn, Senior Manager, MDDP Outsourcing

Poszukują Państwo polecanego i profesjonalnego partnera, który wspiera firmy w zakresie księgowości, kadr i płac? Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy rozwiązania najlepiej dopasowane do Państwa potrzeb.