Nowe przepisy o kasach fiskalnych obowiązują od 1 lipca 2025 roku – co warto wiedzieć?

Już niemal miesiąc – bo od 1 lipca br. – obowiązują nowe przepisy dotyczące kas fiskalnych i wystawiania dokumentów sprzedaży – zwłaszcza w zakresie e-paragonów i e-faktur. Co koniecznie trzeba na ten temat wiedzieć, będąc zarówno sprzedawcą, jak i kupującym?

Z dniem 1 lipca 2025 r. weszły w życie dwa nowe rozporządzenia Ministra Finansów dotyczące kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845) oraz kas wirtualnych (Dz.U. 2025 poz. 861). Choć mają one charakter porządkujący, stanowią istotny element wdrażania wcześniejszej nowelizacji ustawy o VAT z 2023 roku. Wprowadzają również ważne zmiany technologiczne i formalne, wpływające na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorców. Stanowią też kolejny krok w stronę pełnej cyfryzacji, standaryzacji i automatyzacji procesów podatkowych.

Faktura? Już nie z kasy fiskalnej!

Jedną z najważniejszych zmian jest odejście od możliwości wystawiania faktur bezpośrednio z kas rejestrujących. Od lipca 2025 r. faktury generowane przez kasy fiskalne nie są już uznawane za pełnoprawne dokumenty sprzedaży, ponieważ nie spełniają standardów e-faktury. Sprzedawcy mogą przekazać klientowi paragon w formie papierowej lub elektronicznej, ale nie powinni już wystawiać faktur z kasy.

E‑paragon z prawami papierowego dokumentu

Nowe przepisy formalnie uznają e‑paragon za równoważny z paragonem papierowym – pod warunkiem uzyskania zgody nabywcy oraz uzgodnienia formy przesyłu (e‑mail, SMS, aplikacja). Paragony elektroniczne mogą być wystawiane przez kasy rejestrujące najnowszego typu – tzw. kasy online oraz kasy wirtualne (w postaci oprogramowania).

To zmiana, która w praktyce oznacza oszczędności (m.in. na papierze i w eksploatacji urządzeń), sprawniejszą obsługę oraz bardziej ekologiczne podejście do dokumentowania sprzedaży.

HUB paragonowy – anonimowy i bezpieczny

Nowością jest tzw. HUB paragonowy – platforma Szefa Krajowej Administracji Skarbowej umożliwiającej przekazanie e‑paragonu w sposób anonimowy, bez konieczności udostępniania danych klienta. Nabywca może odebrać swój paragon np. za pomocą kodu QR w aplikacji. Takie rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo danych osobowych i eliminuje problem zagubionych paragonów papierowych.

MDDP OUTSOURCING POLSKA – USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autor: Adrianna Chmura, MDDP Outsourcing Polska – Warszawa