Nowe zasady podpisywania sprawozdań finansowych

Od 1 stycznia 2022 roku możliwa jest nowa opcja podpisywania sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności spółki. Wystarczy podpis tylko jednego członka zarządu.

Zgodnie z nowymi zasadami, pozostali członkowie zarządu składają jedynie oświadczenie, iż sprawozdanie finansowe spełnia wymogi Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r., poz. 217 z późn. zmianami, dalej „Ustawa”). Rozwiązanie to mogą zastosować jedynie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, których zarząd reprezentują minimum dwie osoby.

Kolejność podpisywania sprawozdań finansowych- nowe zasady

Zgodnie z nowymi zasadami podpisywania sprawozdań finansowych, istotna jest kolejność składanych podpisów. Sprawozdanie finansowe, jako pierwsza, powinna podpisać osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych (główny księgowy), następnie podpisywane jest oświadczenie przez członków zarządu. Na końcu na sprawozdaniu finansowym podpis składa wybrany jeden członek zarządu (data tego podpisu musi być późniejsza od daty podpisu oświadczenia).

Oświadczenie członków zarządu

Składane przez członków zarządu oświadczenie, powinno spełniać określone wymogi:

• być sporządzone w języku polskim,
• zawierać sprawozdanie finansowe wraz z datą i godziną podpisu przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe,
• obejmować sprawozdanie zarządu z działalności spółki,
• zawierać potwierdzenie, iż sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności spółki spełniają zasady określone w Ustawie.

Niezbędna jest także elektroniczna kopia oświadczenia sporządzonego w wersji papierowej z własnoręcznymi podpisami. Elektroniczna wersja powinna zostać podpisana przez minimum jednego innego członka zarządu, którego numer PESEL widnieje w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Podpis na oświadczeniu można złożyć za pomocą:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• podpisu zaufanego,
• podpisu własnoręcznego.

W ostatnim przypadku oświadczenie dodatkowo powinno być podpisane przez radcę prawnego, który to oświadczenie wraz z innymi dokumentami składa w imieniu spółki do Krajowego Rejestru Sądowego.

Nowe przepisy odnoszą się także do podpisywania sprawozdania zarządu z działalności spółki, jednak tutaj nie zostało uregulowane w jakim porządku należy składać podpisy.

Nowe zasady podpisywania sprawozdań finansowych zdają się być pomocne w przypadku spółek, w których część zarządu stanowią cudzoziemcy. Często zdarza się, że nie posiadają oni kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Obecne możliwości pozwalają na dopełnienie obowiązku podpisania sprawozdania finansowego, nawet gdy nie dla wszystkich członków zarządu jest to możliwe.

Autor: Katarzyna Kulik, Specjalista w Dziale Sprawozdawczości w MDDP Outsourcing.

Masz podpis zaufany? Możesz podpisać dokument elektronicznie. Sprawdź szczegóły związane z podpisem zaufanym.