Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2023 r.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych powstaje z początkiem nowego roku obrotowego. Podmioty, których wartość przychodów za 2022 r. przekroczy kwotę 9.654.400 zł, będą zobowiązane do prowadzenia od 1 stycznia 2023 r. ksiąg rachunkowych. Księgi zgodnie z art. 12 ust 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości należy otworzyć do 15 stycznia 2023 r.

JEDNOSTKI ZOBOWIĄZANE DO PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

Podmioty, które prowadzą ewidencję księgową w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, i które zobowiązane są po przekroczeniu limitu przychodów przejść na księgi rachunkowe, będą musiały wprowadzić bilans otwarcia na podstawie sporządzonego na 31 grudnia 2022 r. inwentarza. Sporządzenie inwentarza powinna poprzedzić przeprowadzona na ten dzień inwentaryzacja wszystkich składników jednostki według art. 26 ustawy o rachunkowości oraz wycena składników aktywów i pasywów według art. 28 tej ustawy.

Poza ustawą o rachunkowości obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika również z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 24a ust. 4 UPDOF, obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody, w rozumieniu art. 14 tej ustawy, za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości. Należy podkreślić, że zakres przychodów wynikający z ustawy podatkowej jest znacznie szerszy niż ten określony w ustawie o rachunkowości.

Ustawa o rachunkowości dopuszcza, aby jednostki, które nie przekroczyły limitu przychodów, dobrowolnie przeszły na pełne księgi i stosowały zasady ustawy o rachunkowości. W tym celu należy zawiadomić właściwy urząd skarbowy. Osoby fizyczne lub wspólnicy spółek cywilnych osób fizycznych mogą złożyć zawiadomienie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy.

Ustawa rachunkowości w art. 2 zawiera listę podmiotów zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wykaz ten stosuje się do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium RP:

• spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, z zastrzeżeniem pkt 2, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
• osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz przedsiębiorstw w spadku, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro;
• przedsiębiorstw w spadku działających zgodnie z ustawą z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw, jeżeli na dzień poprzedzający dzień otwarcia spadku prowadzone były księgi rachunkowe;
• jednostek organizacyjnych działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;
• gmin, powiatów, województw i ich związków, a także: a) państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych, b) gminnych, powiatowych i wojewódzkich zakładów budżetowych;
• jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w pkt 1 i 2;
• oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• jednostek niewymienionych w pkt 1–6, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych – od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane.

Przepisy ustawy o rachunkowości stosuje się również, bez względu na wielkość przychodów, do alternatywnych spółek inwestycyjnych w rozumieniu przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, w tym uprawnionych do posługiwania się nazwą „EuVECA” albo „EuSEF”. Wynika to z art. 2 ust. 2b ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z wyżej wymienionym wykazem dla określonej kategorii podmiotów obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych nastąpi po przekroczeniu limitu przychodów (2 mln EURO). Podany limit przelicza się na walutę polską, po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski (NBP), na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy.

Średni kurs euro ogłoszony przez NBP na 3 października 2022 r. wynosił 4,8272 zł/euro (tabela  nr 191/A/NBP/2022). Zatem limit przychodów uzyskanych w 2022 r., decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2023 r., wynosi: 9.654.400 PLN. Próg ten jest o 466.200 zł wyższy niż obowiązujący w 2022 r.

Spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 2.000.000 euro i które nie stosują zasad rachunkowości określonych ustawą, składają we właściwym rejestrze sądowym oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego – w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy. Obowiązek ten wynika z art. 70. a ustawy o rachunkowości.

Należy pamiętać, że nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, mimo obowiązku, może być potraktowane jako wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe. Grozi wówczas kara grzywny albo kara pozbawienia  wolności (do dwóch lat) albo obie kary łącznie.

Autor: Agnieszka Bojar — Manager w MDDP Outsourcing