Obsługa biura rachunkowego w dobie pracy zdalnej
Podobnie jak większość firm w kraju, w ostatnich miesiącach również i nasza organizacja stanęła przed koniecznością szybkiego przejścia w tryb pracy zdalnej. Co sprawiło, że zmiana ta nie była odczuwalna dla naszych klientów?
Jako jedno z największych polskich biur rachunkowych musieliśmy zapewnić możliwość pracy z domu każdemu z naszych ekspertów, niezależnie od sprawowanej w MDDP Outsourcing roli. Jednak dzięki wdrożonym od dawna procedurom i stosowanym rozwiązaniom chmurowym, fakt ten oznaczał dla naszych zespołów jedynie zmianę miejsca pracy, z którą nie wiązały się znaczące komplikacje.
Biuro rachunkowe – online czyli zdalnie i bezpiecznie
Obserwując wydarzenia i komentarze napływające z rynku, dało się zauważyć, że większość polskich przedsiębiorców była zupełnie nieprzygotowana na takie okoliczności. Wymagania związane z infrastrukturą czy trudności w tworzeniu i wdrażaniu nowych regulacji wewnątrzfirmowych sprawiły, że dla licznego grona firm w kraju przejście w tryb pracy na odległość wiązało się z ogromem problemów.
Zespoły MDDP Outsourcing, pomimo fizycznej obecności w biurach, tak naprawdę każdego dnia pracują w pewnym sensie zdalnie. To efekt wykorzystywanych na co dzień rozwiązań chmurowych, pozwalających na bezpieczne realizowanie bieżących zadań księgowych bez ryzyka utraty ważnych danych i informacji finansowych. Dzięki opiekującej się naszą infrastrukturą firmie Support Online, eksperci z biur w Katowicach i Warszawie mogą nie tylko w każdej chwili zamienić się stanowiskami (co zajmuje dosłownie kilkanaście sekund), ale także połączyć się ze swoim pulpitem z dowolnego urządzenia posiadającego podłączenie do sieci internet.
W naszym podejściu od lat to właśnie ten element stanowił podstawę rozwoju jakościowych usług księgowych i kadrowo-płacowych, w których nieprzerwany dostęp do dokumentów księgowych czy akt pracowniczych jest kluczowym czynnikiem.
Elektroniczny obieg dokumentów, E-teczki pracownicze czy cyfrowa dystrybucja pasków płacowych to tylko część udogodnień, z których na co dzień korzystają klienci MDDP Outsourcing, reprezentujący najróżniejsze branże. Inne, rozwijane przez nasz wewnętrzny zespół systemów informatycznych, służą podnoszeniu komfortu pracy naszych ekspertów i automatyzują najczęściej wykonywane zadania w ramach codziennej pracy w księgowości dla firm.
Stawiamy na jakość w każdym aspekcie
Współpraca z największymi przedstawicielami różnych branż wymaga zadbania z naszej strony o jakość nawet w najmniejszych detalach, dlatego jako szczególny cel w tej sytuacji wyznaczyliśmy sobie przejście całego personelu na tryb pracy zdalnej, z dnia na dzień.
Konieczność pracy na odległość zrodziła w naszym przypadku zapotrzebowanie na komputery przenośne, które członkowie zespołów MDDP Outsourcing mogliby zabrać ze sobą do domu. Takie rozwiązania gwarantowało naszym pracownikom możliwość połączenia się z domu ze swoim codziennym stanowiskiem poprzez zaledwie kilka kliknięć. Osiągnięcie tego celu wymagało od nas jednak znalezienia właściwego partnera do takiego przedsięwzięcia.
Zdecydowaliśmy się skorzystać z usług firmy AMSO Rent, która może pochwalić się dużym doświadczeniem w obszarze wynajmu komputerów dla firm. Kluczowa dla wyboru tego dostawcy okazała się gwarancja dostarczenia wysokiej jakości sprzętu (zarówno do biura rachunkowego w Katowicach, jak i biura rachunkowego w Warszawie) w relatywnie bardzo krótkim czasie. Pomimo dużego popytu na takie usługi, mogliśmy liczyć na bardzo sprawną komunikację, a także obsługę spełniającą nasze wygórowane oczekiwania.
Dodatkowo dostawca sprzętu zaoferował nam możliwość niedeklarowania jednoznacznego terminu zwrotu sprzętu, co dało nam swobodę elastycznego dopasowania się do dynamicznego rozwoju sytuacji w kraju. Samo podpisanie niezbędnych dokumentów również odbyło się w pełni „na odległość”, więc nie wiązało się to dla naszego biura z żadnymi komplikacjami.
Właściwe przygotowanie gwarantuje kontrolę
Połączenie sprawdzonych przez lata procedur i rozwiązań IT z właściwie wybranymi partnerami technologicznymi pozwala nam zagwarantować nieprzerwaną obsługę, także w przypadku wielu nieprzewidzianych komplikacji. Dzięki temu, w przypadku kryzysu uwaga biura rachunkowego skupiona jest na kluczowych zadaniach i na wspieraniu klientów wtedy, gdy najbardziej tego potrzebują.
ZOBACZ TAKŻE:
- Jak wybrać dobre biuro rachunkowe? – kluczowe wskazówki
- Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego
- Outsourcing usług w czasach koronawirusa – perspektywy
Michał Bartosiński
Kierownik ds. rozwoju systemów IT w MDDP Outsourcing w Warszawie
