Odliczanie VAT – jak to działa?

Podatek od towarów i usług (Podatek VAT) to podatek, z którym mamy najczęściej do czynienia jako przedsiębiorca. Dokonując transakcji zakupu podlegającej opodatkowaniu VAT, przysługuje nam prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego, czego bezpośrednim skutkiem jest obniżenie kwoty podatku należnego Urzędowi Skarbowemu.

SPIS TREŚCI 

1. Odliczanie VAT – Warunki
2. Odliczanie VAT – Wyjątki
3. Powstanie obowiązku podatkowego
4. Terminy w VAT
5. FAQ

Jak wygląda odliczanie VAT w praktyce? Załóżmy, że wystawiliśmy fakturę sprzedaży za usługę w kwocie:

• Netto: 5000 zł
• VAT (należny): 1150 zł
• Brutto: 6150 zł

Otrzymamy za tę fakturę 6150 zł, natomiast kwota VAT-u należnego 1150 zł to kwota, którą musimy zapłacić do urzędu skarbowego.

Otrzymaliśmy również fakturę zakupu za koszty związane z naszą działalnością w kwocie:

• Netto: 2000 zł
• VAT (naliczony): 460 zł
• Brutto: 2460 zł

Po spełnieniu pewnych warunków, o których mowa w dalszej części tego artykułu, możemy odliczyć VAT z tej faktury w kwocie 460 zł. Od kwoty należnej urzędowi 1150 zł możemy odjąć VAT naliczony z faktury zakupu 460 zł (1150 zł – 460 zł = 690 zł). W wyniku tego, kwota należna urzędowi skarbowemu z tytułu VAT wynosi 690 zł.

Odliczenie VAT – Warunki

Prawo do odliczania podatku VAT wynika z jednej z jego cech jaką jest jego neutralność – koszt podatku ponosi końcowy konsument oraz art. 86 ust.1 ustawy o VAT;

„W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.”

Podstawowe pytanie brzmi – kiedy i czy mogę odliczyć VAT? Warunki odliczenia VAT naliczonego określa art. 86 ust. 1 oraz ust. 10. ustawy o VAT. Aby móc odliczyć podatek od towarów i usług, należy spełnić poniższe warunki:

• Być czynnym podatnikiem VAT
• Zakup musi być powiązany z czynnościami opodatkowanymi
• Musi powstać obowiązek podatkowy u sprzedawcy
• Należy otrzymać fakturę lub dokument celny

Terminem pozwalającym nam skorzystać z prawa do odliczenia VAT jest moment powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, jednak nie wcześniej niż otrzymanie przez podatnika faktury lub dokumentu celnego. Jeśli podatek nie został odliczony w tym terminie, możemy skorzystać z prawa do odliczenia jeszcze:

• Dla miesięcznego rozliczania VAT – w kolejnych trzech okresach rozliczeniowych
• Dla kwartalnego rozliczania VAT – w kolejnych dwóch okresach rozliczeniowych

Odliczenie VAT – Wyjątki

Ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje wyjątki, w których nawet spełnienie warunków opisanych wcześniej, nie da nam prawa od odliczenia podatku VAT. Zgodnie z art. 88 oraz art. 86a ustawy o VAT do takich wyjątków zaliczamy:

• Usługi noclegowe – z wyjątkiem usług noclegowych nabywanych w celu ich odsprzedaży
• Usługi gastronomiczne – z wyjątkiem usług cateringowych oraz gotowych posiłków dla pasażerów korzystających z usług przewozu osób
• Wydatki powiązane z samochodami osobowymi używanymi do celów mieszanych – przysługuje prawo do odliczenia 50% VAT

Powstanie obowiązku podatkowego

Obowiązek podatkowy może powstawać według zasady ogólnej lub zasad szczególnych.

1) Według zasady ogólnej obowiązek podatkowy najczęściej powstaje w chwili:

• Dostarczenia towaru lub wykonania usługi
• Otrzymania zapłaty za część usługi (usługa rozliczana w etapach)
• Usługa z regularnymi płatnościami – z chwilą każdej płatności
• Usługi ciągłe (trwające ponad rok) – z końcem każdego roku podatkowego
• Przy otrzymaniu zaliczki

2) Zasada szczególna – wyjątki od zasady ogólnej:

• Po otrzymaniu zapłaty – sprzedaż w komisie, usługi świadczone na zlecenie sądu lub prokuratury, przeniesienie własności towaru w zamian za odszkodowanie na mocy prawa lub decyzji organu władzy publiczne
• W momencie wystawienia faktury lub upływie terminu jej wystawienia – usługi budowlane, dostawa i drukowanie książek
• W momencie wystawienia faktury lub upływie terminu płatności (zaliczka nie powoduje obowiązku podatkowego) – dostawa energii, gazu, usługi telekomunikacyjne, najem, leasing, ochrona, obsługa prawna, biurowa
• Import towarów – obowiązek podatkowy powstaje z chwilą powstania długu celnego
• Wewnątrz wspólnotowa dostawa (zaliczka nie powoduje obowiązku podatkowego) – w dacie wystawienia faktury, nie później niż 15 dzień następnego miesiąca

Terminy w VAT

Przedsiębiorca ma dwa terminy na rozliczenie VAT-u za dany okres i złożenie deklaracji, zależne od tego, czy rozlicza się miesięcznie czy kwartalnie:

• Rozliczenie miesięczne – 25. dzień następnego miesiąca, za miesiąc poprzedni
• Rozliczenie kwartalne – 25. dzień następnego miesiąca, po za kwartale, który jest rozliczany

W sytuacji, gdy mamy więcej podatku naliczonego niż należnego, a więc przysługuje nam prawo do ubiegania się o zwrot nadwyżki VAT z urzędu, możemy:’

1. W bieżącej deklaracji przenieść nadwyżkę podatku naliczonego do następnego okresu, co oznacza że będziemy mieli większą kwotę VAT do odliczenia,
2. Ubiegać się o zwrot od urzędu nadwyżki podatku naliczonego. Przepisy przewidują trzy możliwe terminy zwrotu:
   1. 60 dni – najczęściej używany termin, dla podatników którzy dokonali transakcji podlegających VAT
   2. 180 dni – dla podatników u których nie wystąpiła sprzedaż opodatkowana
   3. 25 dni – jest to termin przyśpieszony, możliwy do zastosowania jeśli podatnik spełni odpowiednie warunki np. wszystkie faktury w terminie

Występują jeszcze dwa możliwe terminy, ale obarczone są one spełnieniem dodatkowych wymagań:

• 40 dni – wśród warunków jest np. wystawienie wyłączenie faktur ustrukturyzowanych w KSeF
• 15 dni – wśród warunków jest wykazana np. wartość sprzedaży zaewidencjonowana za pomocą kas rejestrujących

FAQ

1. Kiedy przedsiębiorca ma prawo do odliczania VAT?

Prawo do odliczania VAT przysługuje wtedy, gdy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, zakup jest związany z czynnościami opodatkowanymi, powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy oraz podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Zasady te wynikają z art. 86 ustawy o VAT.

2. W jakim terminie można odliczyć VAT z faktury?

VAT można odliczyć w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy, nie wcześniej jednak niż w momencie otrzymania faktury. Jeżeli podatnik nie skorzysta z tego prawa w danym okresie, może odliczyć VAT w kolejnych okresach rozliczeniowych (3 przy rozliczeniu miesięcznym lub 2 przy kwartalnym).

3. Jakie wydatki nie dają prawa do odliczania VAT?

Ustawa o VAT przewiduje wyjątki, w których odliczanie VAT nie jest możliwe, mimo spełnienia podstawowych warunków. Dotyczy to m.in. usług noclegowych i gastronomicznych (z określonymi wyjątkami) oraz wydatków związanych z samochodami osobowymi wykorzystywanymi do celów mieszanych – w tym przypadku możliwe jest odliczenie tylko 50% VAT.

4. Jakie są terminy rozliczenia i zwrotu VAT?

Deklarację VAT należy złożyć do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale). Zwrot VAT może nastąpić w terminie 60, 180 lub 25 dni, a w szczególnych przypadkach także w 40 lub 15 dni – pod warunkiem spełnienia określonych wymogów.

Źródła:
1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.)

Autor:
Kacper Klęczar, Młodszy Księgowy w MDDP Outsourcing

Poszukują Państwo polecanego i profesjonalnego partnera, który wspiera firmy w zakresie księgowości, kadr i płac? Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy rozwiązania najlepiej dopasowane do Państwa potrzeb.