Blog

Outsourcing kadr i płac a obowiązki wobec ZUS – jakie są zobowiązania pracowników biura rachunkowego?

18.06.2019
outsourcing_kadr_i_plac_a_obowiazki_wobec_zus__jakie_sa_zobowiazania_pracownikow_biura_rachunkowego

Biuro rachunkowe świadczące outsourcing kadr i płac stanowi bardzo wygodne rozwiązanie dla firm. Oddelegowanie obowiązków w tym zakresie zewnętrznemu podmiotowi zdejmuje z pracodawcy ciężar odpowiedzialności m.in. wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pełnomocnictwa

Nowoczesne biuro rachunkowe wyznacza pracownika do obsługi podmiotu w kontaktach z urzędami. W przypadku ZUS pełnomocnictwo ustanawia się na druku ZUS-PEL. Dokument ten upoważnia wyznaczoną osobę do podpisywania i przekazywania deklaracji (również w formie elektronicznej), do załatwiania wszelkich spraw związanych z zatrudnianiem i opłacaniem składek za pracowników obsługiwanego podmiotu.

Obowiązki względem ZUS

Biuro rachunkowe obsługujące przedsiębiorstwo w zakresie kadr i płac ma do spełnienia wiele obowiązków wobec ZUS. Wśród nich są:

  • zgłaszanie, aktualizacja danych i wyrejestrowanie obsługiwanej firmy jako płatnika składek,
  • zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników płatnika, aktualizacja danych oraz wyrejestrowywanie z ubezpieczeń,
  • zgłaszanie, aktualizacja danych i wyrejestrowywanie z ubezpieczeń zdrowotnych członków rodzin pracowników płatnika,
  • sporządzanie deklaracji miesięcznych (ZUS DRA) oraz raportów miesięcznych o składkach (ZUS RCA, ZUS RPA), a także raportów miesięcznych o przerwach w opłacaniu składek (ZUS RSA),
  • przekazywanie na rachunek ZUS należności z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz w przypadkach niektórych płatników – na Fundusz Emerytur Pomostowych,
  • uzgadnianie sald płatników w ZUS oraz ewentualne sporządzanie deklaracji korygujących,
  • uzgadnianie prawidłowości dokumentów zgłoszeniowych pracowników i członków ich rodzin oraz ewentualne korekty,
  • sporządzanie dokumentacji w sprawach emerytalno-rentowych (wniosek o emeryturę lub rentę, Rp-7, wywiad zawodowy),
  • sporządzanie wniosku o wypłatę zasiłków na druku Z-3 (dla płatników zatrudniających do 20 osób),
  • przekazywanie dokumentów do kontroli ZUS oraz udzielanie wyjaśnień.

Decydując się na outsourcing kadr i płac, przedsiębiorca nie musi zatrudniać etatowego pracownika, który dopełni wszystkich formalności. Nie ma też potrzeby opłacania ciągłych kursów doszkalających – pracownicy biura rachunkowego spełniają wszelkie obowiązki zgodnie z aktualnymi regulacjami prawnymi.