Potwierdzenia sald należności w pigułce
W erze cyfrowej, gdzie coraz więcej transakcji odbywa się elektronicznie, potwierdzanie sald stało się kluczowym elementem w zarządzaniu finansami, zarówno dla firm, jak i indywidualnych konsumentów. W artykule zagłębimy temat potwierdzania sald, wyjaśniając jego znaczenie i odpowiadając na najczęściej pojawiające się wątpliwości.
Nieuregulowane na dzień bilansowy rozrachunki między jednostką a jej kontrahentami są przedmiotem inwentaryzacji na koniec każdego roku obrotowego. Potwierdzenie sald jest właśnie jedną z podstawowych form inwentaryzacji. Polega ono na wysłaniu do dłużników wypełnionego druku „Potwierdzenie salda” i oczekiwaniu na informację zwrotną, czy saldo jest zgodne, czy też nie. Jeżeli wystąpią różnice, oczywiście należy je wyjaśnić i rozliczyć.
Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości inwentaryzacja powinna zostać wykonana na ostatni dzień roku obrotowego. Niemniej jednak jej termin i częstotliwość uważa się za dotrzymane, gdy inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku (tzn. od 1 października do 15 stycznia roku następnego).
Oto kilka najczęściej nurtujących pytań dotyczących potwierdzeń sald:
- Posiadając dużą liczbę kontrahentów, czy powinniśmy wysyłać potwierdzenia sald do wszystkich?
Tak. Zgodnie z ustawą art. 26 ust. 1 pkt. 2 potwierdzenia sald powinny być wysłane do wszystkich odbiorców bez względu na ich ilość.
Inwentaryzacja w drodze uzyskania potwierdzenia sald nie dotyczy jednak m.in. należności:
- spornych i wątpliwych,
- od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
- z tytułów publicznoprawnych.
- Czy potwierdzać salda zerowe?
Tak. Należy wysyłać potwierdzenia zerowych sald należności, jest to bowiem wywiązanie się z ustawowego obowiązku i jednocześnie pozwala to na uzgodnienie i sprawdzenie, czy wszystkie należności zostały uregulowane przez dłużnika. Jest to niezwykle ważne gdy pomiędzy jednostkami występuje bardzo duża ilość transakcji, a także gdy w ciągu roku powtarzają się te same kwoty.
- Czy podatnik prowadzący PKPiR jest zobowiązany do potwierdzenia salda?
Nie. Jednostka nieprowadząca ksiąg rachunkowych nie ma obowiązku odpowiadania na pismo kontrahenta z prośbą o potwierdzenie salda, ponieważ nie prowadzi ona ewidencji umożliwiającej sprawdzenie tego. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości inwentaryzowanie takich należności wykonuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Niemniej jednak wysłanie takiego potwierdzenia przypomina i sygnalizuje dłużnikowi o wysokości zobowiązania.
- Czy trzeba wysyłać potwierdzenia sald zobowiązań?
Nie. Ustawa o rachunkowości w art. 26 ust. 1 pkt 2 mówi wyłącznie o potwierdzeniach sald należności, zatem nie ma potrzeby wysyłania potwierdzeń sald zobowiązań. Jeżeli jednak dłużnik uzna to za stosowne, może wystąpić o potwierdzenie wysokości zadłużenia.
- Czy można wysyłać i potwierdzać saldo należności drogą e-mailową.
Tak. Ustawa nie zabrania potwierdzania sald drogą e-mailową. Dodatkowo, gdy potwierdzenie takie zawiera podpis elektroniczny odpowiedniej osoby, jego wiarygodność wzrasta.
Podsumowując, potwierdzanie sald jest niezbędnym narzędziem w świecie finansów, które zapewnia przejrzystość i dokładność w zarządzaniu środkami finansowymi. W dobie rosnącej cyfryzacji i złożoności finansowej umiejętność efektywnego potwierdzania sald jest bardziej istotna niż kiedykolwiek.
Autor: Elżbieta Pazdrowska – Team Leader w katowickim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing
